如何在億方云上快速跟進(jìn)和處理重要工作

在全新的億方云“工作臺”中，用戶只需對重要文件進(jìn)行添加常用、常用置頂、文件訂閱簡單三步操作，便能輕松實現(xiàn)重要工作的快速處理和項目信息實時跟進(jìn)。在幫助企業(yè)更高效、聚焦的完成文件協(xié)作的同時，億方云也憑借優(yōu)越的產(chǎn)品體驗獲得用戶好評。

在企業(yè)日常辦公過程中，經(jīng)常有大型項目需要多人配合協(xié)作，而文件作為協(xié)作過程中最重要的媒介，它的獲取和同步效率就顯得尤為重要，如果項目進(jìn)度無法及時跟進(jìn)，最新工作產(chǎn)出無法實時同步時，往往會對協(xié)作效率及工作安排造成重大影響。

很多用戶反映，在重大項目協(xié)作及跟進(jìn)過程中，經(jīng)常存在以下問題：

（1）大型項目涉及的文件夾及協(xié)作文件夾數(shù)量眾多，不同類型的文檔大多被分散放置在不同目錄之下。項目進(jìn)展過程中經(jīng)常用的重要文檔雖少但卻在文件夾層級下隱藏過深，每次找起來都很繁瑣；

（2）在項目進(jìn)行過程中，跨部門間的信息同步與及時溝通困難重重。若是想要了解其他項目成員的工作進(jìn)展，往往需要借助微信、QQ聊天等渠道多次詢問，溝通起來很是費時。

針對上述協(xié)作辦公時出現(xiàn)的問題，億方云有專業(yè)的解決之道。

億方云的用戶應(yīng)該都了解，當(dāng)一個項目需要跨部門配合時，項目負(fù)責(zé)人可以在億方云上建立起協(xié)作文件夾，并邀請相應(yīng)成員加入。此時，新建立的協(xié)作文件夾則成為了此項目參與人員的共同“虛擬協(xié)作空間”，所有成員均可將涉及到的項目文件放入其中，并能隨時隨地針對項目文件展開更深層次的討論，進(jìn)行文檔修改、更新、編輯等操作，實現(xiàn)跨部門間的高效協(xié)同辦公。

案例分享  

小冰是一家互聯(lián)網(wǎng)公司市場推廣部主管，同時也是億方云的企業(yè)級用戶，目前在主持今年的產(chǎn)品發(fā)布會準(zhǔn)備工作。小冰作為此發(fā)布會項目負(fù)責(zé)人，需要及時了解策劃、文案、公關(guān)、實施、推廣等各個小組的實時工作進(jìn)展及項目完成情況。

項目啟動時，小冰就在億方云上建立 “產(chǎn)品發(fā)布會準(zhǔn)備”協(xié)作文件夾，并為項目成員賦予不同權(quán)限。但在項目進(jìn)展過程中發(fā)現(xiàn)，由于涉及事項及人員過多，并且跨部門會議時間難以統(tǒng)一，因此無法有感知的獲取項目推進(jìn)整體情況。同時她個人使用也存在某些不便，由于協(xié)作文件夾眾多，每次到“文件”里面查找和訪問協(xié)作文件夾十分不方便。

在億方云的定期電話回訪中，小冰向其企業(yè)的專屬服務(wù)顧問反饋了此問題，通過服務(wù)顧問針對場景的專業(yè)解答和在線輔助，困擾小冰的難題被快速解決，通過三步操作，在億方云實現(xiàn)產(chǎn)品發(fā)布會信息的實時跟進(jìn)。

具體如何操作呢？下面就為大家詳細(xì)解析該使用技巧：

使用技巧之“簡單三步法”解析，如何在億方云上快速跟進(jìn)和處理重要工作

1.添加常用，“快速訪問”入口讓項目文件一鍵直達(dá)

在億方云上，所有常用的文件夾支持添加為“常用”，凡是被用戶添加為常用的文件（夾），均會被清晰呈現(xiàn)在“快速入口”模塊之下。

只需通過選中“產(chǎn)品發(fā)布會準(zhǔn)備“文件夾—點擊“添加常用”的簡單操作，便將項目文件展示在”快速訪問“入口之下，輕松實現(xiàn)項目文件一鍵直達(dá)。

2.點擊置頂，項目文件觸手可及

在將常用文件添加為常用之后，用戶若是覺得重要文件展現(xiàn)入口還不夠清晰，還可啟用億方云文件置頂功能。

選中“產(chǎn)品發(fā)布會準(zhǔn)備“文件夾—點擊右鍵—置頂后，此文件便被更直觀展示在“快速入口”頂部，文件更顯眼，獲取更快捷。

3.消息訂閱，文件動態(tài)實時推送

針對員工需要實時關(guān)注的文件，億方云上線內(nèi)容訂閱功能，可實時推送用戶特別關(guān)心的文件及文件夾消息。

選擇“產(chǎn)品發(fā)布會準(zhǔn)備“文件夾—點擊右鍵—訂閱后，便能收到此文件夾下的信息修改、上傳、更新等所有操作提醒消息，同時訂閱消息會有小紅點進(jìn)行提示，確保所有最新動態(tài)無遺漏。

億方云寄語

不僅僅是企業(yè)網(wǎng)盤，目前很多用戶將億方云作為文件存儲和共享工具，而億方云的一些便捷功能和團隊協(xié)作價值并沒有被關(guān)注到。

“一起簡單工作”，億方云致力于幫助企業(yè)實現(xiàn)更高效辦公，同時億方云完善的客戶成功服務(wù)也將為企業(yè)提供強大的使用支撐。未來，隨著產(chǎn)品功能的不斷升級、產(chǎn)品矩陣的豐富細(xì)化，億方云將為用戶帶來持續(xù)的使用體驗和價值提升，同時也歡迎用戶積極為我們提供更多寶貴意見~

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