工程咨詢行業(yè)屬于技術(shù)、智力密集型服務(wù)，涉及面廣、業(yè)務(wù)彈性大，需要協(xié)調(diào)和處理方方面面的關(guān)系，考慮各種復(fù)雜多變因素，例如安全、規(guī)范、效率、成本、利潤等問題。
特別是企業(yè)的經(jīng)營項(xiàng)目和生產(chǎn)項(xiàng)目，數(shù)據(jù)量、信息量大，項(xiàng)目進(jìn)度把控難，業(yè)務(wù)職責(zé)管理亂，適應(yīng)不了全過程造價(jià)管理、審計(jì)業(yè)務(wù)。
泛微OA結(jié)合工程咨詢行業(yè)企業(yè)的實(shí)際情況，以靈活、拓展性強(qiáng)的數(shù)字化辦公平臺(tái)為基礎(chǔ)，將經(jīng)營和生產(chǎn)的業(yè)務(wù)關(guān)系進(jìn)行重新定義，明晰職責(zé)區(qū)分，把握項(xiàng)目進(jìn)度;關(guān)聯(lián)財(cái)務(wù)，形成財(cái)務(wù)報(bào)表;關(guān)聯(lián)人員，形成人員產(chǎn)值并反推企業(yè)產(chǎn)值等。
(經(jīng)營生產(chǎn)管理架構(gòu))
全過程數(shù)字化生產(chǎn)與經(jīng)營一體化管理
1
經(jīng)營前期準(zhǔn)備工作
信息臺(tái)賬化管理
①工程登記
通過登記工程信息，形成工程信息卡片和列表，工程規(guī)模、產(chǎn)能、投資信息在一張表單中清晰展現(xiàn)。
(工程登記)
②商機(jī)登記
通過登記商機(jī)信息，由業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)是否需要繼續(xù)跟進(jìn)，確定跟進(jìn)的負(fù)責(zé)人。通過流程提醒功能，到了跟進(jìn)時(shí)間系統(tǒng)自動(dòng)提醒跟進(jìn)人員進(jìn)行跟進(jìn)。
(商機(jī)列表)
2
投標(biāo)管理
線上進(jìn)行，高效規(guī)范
①投標(biāo)意向
為了規(guī)范招投標(biāo)程序，投標(biāo)項(xiàng)目需要通過投標(biāo)意向申請(qǐng)流程進(jìn)行投標(biāo)信息登記和審批，經(jīng)商機(jī)審批同意后形成投標(biāo)項(xiàng)目，可進(jìn)行后續(xù)投標(biāo)保證金、投標(biāo)等事項(xiàng)辦理。
(投標(biāo)意向)
②投標(biāo)跟蹤
完成投標(biāo)意向，需要跟進(jìn)投標(biāo)情況。相關(guān)人員可以根據(jù)投標(biāo)跟蹤流程，快速反饋招投標(biāo)信息以及中標(biāo)的概率等，方便跟進(jìn)投標(biāo)項(xiàng)目進(jìn)度。
(投標(biāo)跟蹤)
③投標(biāo)費(fèi)用測(cè)算表
為了對(duì)投標(biāo)費(fèi)用進(jìn)行精細(xì)化管理，相關(guān)人員需要提交“投標(biāo)費(fèi)用測(cè)算表”測(cè)算費(fèi)用，從而進(jìn)行費(fèi)用的申請(qǐng)和審批，相關(guān)數(shù)據(jù)自動(dòng)存檔，方便查詢。
3
經(jīng)營合同管理
全過程數(shù)字化
①合同申請(qǐng)
為了方便合同統(tǒng)一管理，泛微協(xié)助工程咨詢企業(yè)搭建了全程數(shù)字化的合同管理，通過規(guī)范化合同號(hào)管理，便于合同查詢、歸檔整理。
(合同臺(tái)賬)
經(jīng)營合同和生產(chǎn)合同立項(xiàng)時(shí)，均可抄送項(xiàng)目總監(jiān)，審批通過后即可進(jìn)行立項(xiàng)。
②合同變更
發(fā)生合同變更時(shí)，關(guān)聯(lián)原合同，對(duì)應(yīng)的已回款、開票等信息關(guān)聯(lián)新的合同，同時(shí)原合同狀態(tài)變?yōu)樽鲝U狀態(tài)，在合同臺(tái)賬界面自動(dòng)重新統(tǒng)計(jì)，系統(tǒng)自動(dòng)變更，避免了人工修改的紕漏。
③合同中止
發(fā)生合同中止時(shí)，通過發(fā)起申請(qǐng)，計(jì)算合同最終產(chǎn)值分配及計(jì)算金額，合同狀態(tài)自動(dòng)變?yōu)橹兄埂?/p>
④合同請(qǐng)款
經(jīng)營人員選擇請(qǐng)款后，自動(dòng)帶出當(dāng)前合同累計(jì)請(qǐng)款等信息，審批結(jié)束后改變請(qǐng)款狀態(tài)，最終形成請(qǐng)款記錄臺(tái)賬。
(合同請(qǐng)款申請(qǐng))
請(qǐng)款關(guān)聯(lián)合同，帶出上期累計(jì)，流程歸檔更新請(qǐng)款累計(jì)。對(duì)應(yīng)的請(qǐng)款通知中的狀態(tài)變?yōu)橐颜?qǐng)款，同時(shí)形成請(qǐng)款記錄臺(tái)賬。
⑤合同開票
開票關(guān)聯(lián)請(qǐng)款記錄，歸檔后形成開票記錄，同時(shí)累計(jì)開票金額。
⑥收入認(rèn)領(lǐng)
財(cái)務(wù)到賬后，會(huì)批量導(dǎo)入回款臺(tái)賬或者新建回款登記，形成待認(rèn)領(lǐng)臺(tái)賬，由經(jīng)營人員進(jìn)行認(rèn)領(lǐng)。
(到款認(rèn)領(lǐng))
4
項(xiàng)目管理
信息、進(jìn)度易把握
①生產(chǎn)項(xiàng)目立項(xiàng)
通過流程進(jìn)行生產(chǎn)立項(xiàng)，關(guān)聯(lián)經(jīng)營工程信息和合同信息。
項(xiàng)目信息和項(xiàng)目組成、項(xiàng)目計(jì)劃、開工單、交底、任務(wù)、資料、郵件、聯(lián)系記錄、成果進(jìn)行關(guān)聯(lián)。
(生產(chǎn)項(xiàng)目立項(xiàng))
②項(xiàng)目計(jì)劃
對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行規(guī)劃，包含對(duì)應(yīng)單項(xiàng)工程對(duì)應(yīng)的服務(wù)內(nèi)容、計(jì)劃時(shí)間等。
(項(xiàng)目計(jì)劃)
③項(xiàng)目開工
項(xiàng)目開工是生產(chǎn)人員開始真正實(shí)施的第一個(gè)工作，當(dāng)開工后，項(xiàng)目計(jì)劃狀態(tài)變?yōu)閱?dòng);同一個(gè)計(jì)劃可以進(jìn)行多次開工，多次技術(shù)交底。
(項(xiàng)目開工)
④項(xiàng)目交底
對(duì)工作內(nèi)容進(jìn)行范圍、業(yè)務(wù)分析，形成技術(shù)交底文件。
(項(xiàng)目交底)
5
生產(chǎn)資料管理
規(guī)范電子化存檔
通過流程快速收集項(xiàng)目資料，包括聯(lián)系記錄、來往郵件、項(xiàng)目成果等。
通過流程轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)，形成數(shù)字化生產(chǎn)資料庫。
OA系統(tǒng)通過嚴(yán)格的身份認(rèn)證和權(quán)限設(shè)置，提供了電子檔案采集、保存、查閱、銷毀的全生命周期管理服務(wù)，推動(dòng)案件電子檔案規(guī)范、高效管理。
(生產(chǎn)資料簽收)
總結(jié)
數(shù)字化辦公平臺(tái)助力工程咨詢企業(yè)，將業(yè)務(wù)管理和生產(chǎn)管理銜接在一起，在一個(gè)平臺(tái)即可進(jìn)行項(xiàng)目、合同、財(cái)務(wù)、人事等數(shù)據(jù)共享，業(yè)務(wù)、生產(chǎn)進(jìn)度信息共享，大大提高了工程咨詢行業(yè)的數(shù)字化管理水平。
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