“通過(guò)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)，人民同泰實(shí)現(xiàn)了管理提升和效率提升;通過(guò)數(shù)字化手段，公司將數(shù)據(jù)整合、業(yè)務(wù)整合、業(yè)務(wù)規(guī)范形成了管理閉環(huán)，讓財(cái)務(wù)共享由單純的業(yè)務(wù)處理服務(wù)一線擴(kuò)展至提供流程優(yōu)化與整合，推動(dòng)業(yè)務(wù)端流程整合與提升，從而發(fā)揮驅(qū)動(dòng)企業(yè)整體轉(zhuǎn)型升級(jí)的引擎作用。未來(lái)，人民同泰將與金蝶展開(kāi)更深入的合作，全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型!”
哈藥集團(tuán)有限公司在中國(guó)醫(yī)藥界具有舉足輕重的作用，同時(shí)也是中國(guó)醫(yī)藥行業(yè)第一家上市公司，僅“哈藥”品牌價(jià)值就達(dá)262.16億，曾獲得“全國(guó)制藥工業(yè)百?gòu)?qiáng)企業(yè)”、“中國(guó)醫(yī)藥十大領(lǐng)軍品牌企業(yè)”等多項(xiàng)榮譽(yù)。人民同泰是該集團(tuán)旗下兩家上市公司之一，公司由哈藥集團(tuán)三精制藥股份有限公司更名而來(lái)，現(xiàn)有哈藥集團(tuán)醫(yī)藥有限公司和哈藥集團(tuán)三精醫(yī)院投資管理有限公司兩家全資子公司，主營(yíng)醫(yī)藥批發(fā)和零售業(yè)務(wù)，是國(guó)內(nèi)知名的藥品流通企業(yè)。
經(jīng)過(guò)多年發(fā)展，人民同泰已形成多業(yè)態(tài)發(fā)展模式，截止2021年末，企業(yè)規(guī)模約3200人，年?duì)I收為93.15億元，醫(yī)藥連鎖直營(yíng)門店數(shù)量372家，其下屬藥品批發(fā)企業(yè)與黑龍江省內(nèi)1000多家醫(yī)療機(jī)構(gòu)、1900多家第三終端以及近900家商業(yè)客戶開(kāi)展緊密合作，共有銷售網(wǎng)點(diǎn)5000多家。目前，三級(jí)以上醫(yī)院的市場(chǎng)覆蓋率100%，二級(jí)以上醫(yī)院的市場(chǎng)覆蓋率達(dá)100%。此外，公司擁有黑龍江省首家現(xiàn)代化藥品物流配送中心，儲(chǔ)存能力41萬(wàn)件，年吞吐能力493.4萬(wàn)件。
然而，在疫情的持續(xù)蔓延下，需求側(cè)在不斷升級(jí)，國(guó)家陸續(xù)出臺(tái)了多項(xiàng)醫(yī)改政策，醫(yī)藥行業(yè)的監(jiān)管力度也在逐步加強(qiáng)，傳統(tǒng)的運(yùn)作方式受到一定制約，醫(yī)藥企業(yè)面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。此外，隨著人民同泰的業(yè)務(wù)量逐年增加，業(yè)務(wù)復(fù)雜度不斷加劇，多業(yè)態(tài)管理跨度大，多管控節(jié)點(diǎn)管理幅度深，集團(tuán)各業(yè)務(wù)板塊和分、子公司之間尚未形成整體的業(yè)務(wù)協(xié)同，各管理系統(tǒng)存在功能未關(guān)聯(lián)互助，信息未共享，信息與業(yè)務(wù)流程及應(yīng)用相互脫節(jié)的情況。這導(dǎo)致流程在多個(gè)系統(tǒng)中反復(fù)錄入、校驗(yàn)、審核，財(cái)務(wù)日常核算耗費(fèi)精力大，用人成本攀升，不僅降低了整體流通效率，也加大了監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)。因此，優(yōu)化整合業(yè)務(wù)流程，提高運(yùn)營(yíng)能力，強(qiáng)化分、子公司的管控力度成為人民同泰財(cái)務(wù)管理亟需解決的問(wèn)題。
為此，人民同泰結(jié)合公司中長(zhǎng)期遠(yuǎn)景規(guī)劃和發(fā)展的新要求，迅速開(kāi)展以“數(shù)據(jù)打通、能力共享、業(yè)務(wù)賦能”為主要內(nèi)容的“業(yè)財(cái)一體化平臺(tái)”管理體系建設(shè)。
哈藥集團(tuán)人民同泰“業(yè)財(cái)一體化平臺(tái)”項(xiàng)目整體規(guī)劃藍(lán)圖
01
搭建財(cái)務(wù)生態(tài)平臺(tái)
實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)一體化建設(shè)
傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)視角分析是以科目為核心，因?yàn)榧瘓F(tuán)龐大，口徑復(fù)雜、異構(gòu)業(yè)務(wù)系統(tǒng)多，業(yè)務(wù)原始數(shù)據(jù)傳遞到財(cái)務(wù)憑證的過(guò)程中會(huì)丟失大量原始業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)，造成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的顆粒度往往比較粗，無(wú)法精準(zhǔn)還原到業(yè)務(wù)端。而業(yè)財(cái)一體化能在企業(yè)原有信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，利用數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建場(chǎng)景化應(yīng)用，通過(guò)金蝶云·星瀚獨(dú)特的“會(huì)計(jì)事件”、“智能會(huì)計(jì)引擎”等財(cái)務(wù)中臺(tái)能力，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)從財(cái)務(wù)到業(yè)務(wù)價(jià)值鏈條的數(shù)據(jù)智能一體化，原汁原味沉淀到“業(yè)財(cái)數(shù)據(jù)中臺(tái)”，然后對(duì)企業(yè)全景數(shù)據(jù)進(jìn)行捕捉、計(jì)算、分析、預(yù)測(cè)，再把所有的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)顆粒度細(xì)化到每個(gè)業(yè)務(wù)場(chǎng)景，從而賦能經(jīng)營(yíng)管理決策，實(shí)現(xiàn)企業(yè)精細(xì)化管理。
根據(jù)人民同泰的財(cái)務(wù)管理痛點(diǎn)，金蝶云·星瀚為其定制化搭建了財(cái)務(wù)生態(tài)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了“業(yè)財(cái)一體化”建設(shè)。項(xiàng)目分兩個(gè)階段進(jìn)行，第一階段主要圍繞“核心業(yè)務(wù)、集成共享”展開(kāi)，第二階段旨在實(shí)現(xiàn)“財(cái)務(wù)管控、支撐決策”。按照既定規(guī)劃，金蝶云·星瀚先后完成財(cái)務(wù)共享、財(cái)務(wù)核算、資金管理、資產(chǎn)管理、費(fèi)用管理、主數(shù)據(jù)管理、報(bào)表及合并、合同管理、預(yù)算管理、稅務(wù)管理、物流集成等多項(xiàng)任務(wù)，最終實(shí)現(xiàn)47個(gè)組織全部完成核算、報(bào)表、合并共享;46個(gè)組織完成費(fèi)用、資產(chǎn)、資金共享;31個(gè)組織完成業(yè)財(cái)一體化建設(shè)，并通過(guò)金蝶云·星瀚的可組裝能力，集成公司現(xiàn)有的雨人連鎖、批發(fā)系統(tǒng)、倉(cāng)庫(kù)管理系統(tǒng)、物流管理系統(tǒng)等多個(gè)異構(gòu)系統(tǒng)，提升了連鎖零售、批發(fā)、物流、醫(yī)療多業(yè)態(tài)運(yùn)營(yíng)管控能力，實(shí)現(xiàn)歷史遺留系統(tǒng)的漸進(jìn)式升級(jí)換代，并通過(guò)構(gòu)建大數(shù)據(jù)應(yīng)用云平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化決策與運(yùn)營(yíng)，業(yè)務(wù)處理效率提高37%，每月處理10萬(wàn)+業(yè)務(wù)單據(jù)，從而助力成就“數(shù)字化人民同泰”。
人民同泰“業(yè)財(cái)一體化平臺(tái)”項(xiàng)目階段性建設(shè)內(nèi)容
02
優(yōu)化整合10大關(guān)鍵流程
推動(dòng)財(cái)務(wù)向價(jià)值創(chuàng)造轉(zhuǎn)型
在與人民同泰深入溝通和探討后，金蝶云·星瀚業(yè)財(cái)一體化平臺(tái)打通了10大關(guān)鍵流程，包括：
關(guān)鍵流程1：打通批發(fā)銷售到收款(B2B)。實(shí)現(xiàn)了批發(fā)銷售業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)一體化，銷售出庫(kù)作為收入確認(rèn)時(shí)點(diǎn)，銷售回款與銀行流水完全關(guān)聯(lián)，滿足了復(fù)雜的回款認(rèn)領(lǐng)場(chǎng)景;
關(guān)鍵流程2：打通零售銷售到收款(B2C)。實(shí)現(xiàn)了按日確認(rèn)收入成本，按日零售回款入賬，適應(yīng)了零售各種入賬方案;
關(guān)鍵流程3：打通采購(gòu)到付款(B2B)。實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化，不僅識(shí)別發(fā)票、收票匹配入庫(kù)，實(shí)現(xiàn)訂單號(hào)、入庫(kù)單號(hào)與銷售發(fā)票三單匹配，聯(lián)查收票單與發(fā)票影像，移動(dòng)審批付款申請(qǐng)并通過(guò)銀企直連支付，業(yè)務(wù)可聯(lián)查電子回單，支持供應(yīng)商退款和墊付收支流程，票據(jù)信息在推送雨人系統(tǒng)后可采購(gòu)認(rèn)票，支持多個(gè)付款單使用一張票據(jù)背書;
關(guān)鍵流程4：打通費(fèi)用/資產(chǎn)報(bào)賬全流程。資產(chǎn)管理同時(shí)滿足了使用權(quán)資產(chǎn)與固定資產(chǎn)的管理業(yè)務(wù)場(chǎng)景，資產(chǎn)采購(gòu)與費(fèi)用報(bào)銷聯(lián)動(dòng)，審批通過(guò)銀企直連付款，費(fèi)用報(bào)銷實(shí)現(xiàn)了OCR識(shí)別發(fā)票查重驗(yàn)真及移動(dòng)審批，同時(shí)受預(yù)算、額度和合同執(zhí)行控制，實(shí)現(xiàn)了電子檔案管理及多維度管控;
關(guān)鍵流程5：打通資金管理全流程。付款業(yè)務(wù)覆蓋了主動(dòng)和被動(dòng)付款，支撐費(fèi)用報(bào)銷、采購(gòu)付款、財(cái)務(wù)報(bào)賬付款、三方劃扣等業(yè)務(wù)。此外，收款業(yè)務(wù)支撐按規(guī)則入賬、收款認(rèn)領(lǐng)，上劃下?lián)軉⒂米詣?dòng)和手動(dòng)兩種模式，票據(jù)業(yè)務(wù)覆蓋了收票、背書、貼現(xiàn)、托收，開(kāi)票、解付等場(chǎng)景，實(shí)現(xiàn)了與采購(gòu)付款和銷售收款結(jié)合，并支持收款認(rèn)領(lǐng)。目前，銀企直連已開(kāi)通6(中行、興業(yè)、浦發(fā)、工行、招行、民生)家銀行，電子回單支持5家銀行;
關(guān)鍵流程6：打通核算與合并。在該流程中，智能核算平臺(tái)現(xiàn)在能按照憑證模板和觸發(fā)條件自動(dòng)生成憑證，自動(dòng)化率達(dá)到95%以上?；趹{證數(shù)據(jù)計(jì)算報(bào)表，能保證賬表一致性，還能自動(dòng)完成合并對(duì)賬抵消，大大提升了合并效率，減少了表間勾稽校驗(yàn)中的人工審核工作;
關(guān)鍵流程7：打通合同管理。經(jīng)營(yíng)和非營(yíng)業(yè)合同可以統(tǒng)一傳遞到業(yè)財(cái)平臺(tái)，進(jìn)行履約管控，提高了效率，還可以直接展現(xiàn)外部系統(tǒng)傳遞來(lái)的數(shù)據(jù)，減少了重復(fù)工作，實(shí)現(xiàn)了對(duì)合同收付款進(jìn)行全流程管理;
關(guān)鍵流程8：打通稅務(wù)管理。在費(fèi)用報(bào)銷和應(yīng)付管理的基礎(chǔ)上，現(xiàn)在可以生成準(zhǔn)確無(wú)誤的待抵扣進(jìn)項(xiàng)發(fā)票清單，還能自動(dòng)勾選認(rèn)證進(jìn)項(xiàng)發(fā)票并設(shè)定認(rèn)證規(guī)則和期限管理，實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化和系統(tǒng)化納稅申報(bào)，提高了納稅的申報(bào)效率;
關(guān)鍵流程9：打通預(yù)算管理。流程打通后，系統(tǒng)可以將預(yù)算編制從線下excel移至線上系統(tǒng)，并通過(guò)上傳下達(dá)任務(wù)，重新定義預(yù)算管理員的工作內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)了過(guò)程有效監(jiān)控。此外，還實(shí)現(xiàn)了自定義分析方案，并支持多維度分析，便于追溯問(wèn)題根源，同時(shí)建立了靈活的預(yù)算管控體系，真正實(shí)現(xiàn)了與業(yè)務(wù)聯(lián)動(dòng)。它還可以實(shí)時(shí)監(jiān)控實(shí)際數(shù)據(jù)，并根據(jù)戰(zhàn)略目標(biāo)及時(shí)調(diào)整;
關(guān)鍵流程10：打通數(shù)據(jù)分析。新的流程體系可以集中業(yè)財(cái)平臺(tái)的數(shù)據(jù)信息，形成完整的數(shù)據(jù)分析體系，并根據(jù)不同的場(chǎng)景，將數(shù)據(jù)報(bào)表轉(zhuǎn)化為圖表，以便進(jìn)行鉆取查詢，還可以建立領(lǐng)導(dǎo)決策平臺(tái)，方便一站式了解企業(yè)全貌。
人民同泰業(yè)財(cái)一體化平臺(tái)創(chuàng)建完成后，上線半年后效果顯著，多項(xiàng)數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)突破：
·工作流13萬(wàn)+：業(yè)務(wù)審批85%以上在移動(dòng)端完成，平均處理時(shí)長(zhǎng)不到2天;
·共享任務(wù)12萬(wàn)+：業(yè)財(cái)聯(lián)動(dòng)、共享創(chuàng)效;
·交易流水11萬(wàn)+：銀企直連，收付提速;
·查驗(yàn)發(fā)票16萬(wàn)+：以每張30秒測(cè)算，節(jié)約人工1370小時(shí)。
03
新技術(shù)：基于規(guī)則+算法的超級(jí)自動(dòng)化
業(yè)務(wù)效率提升37%，憑證自動(dòng)化率達(dá)95%
人民同泰的管理層充分意識(shí)到公司業(yè)務(wù)和業(yè)態(tài)眾多、復(fù)雜度高，內(nèi)部管理流程長(zhǎng)、數(shù)據(jù)不通暢，而流程與系統(tǒng)優(yōu)化是一個(gè)不斷更新的工作。為此，人民同泰在共享中心專門成立了系統(tǒng)支持與運(yùn)營(yíng)小組，負(fù)責(zé)流程管理與優(yōu)化。
此外，人民同泰共享中心還采用了RPA機(jī)器人、人工智能、區(qū)塊鏈等新技術(shù)，為流程效率提升提供了更多空間，幫助財(cái)務(wù)在轉(zhuǎn)型過(guò)程中降低成本，實(shí)現(xiàn)了端到端的整合，提升了業(yè)務(wù)體驗(yàn)，推動(dòng)財(cái)務(wù)由核算型向價(jià)值創(chuàng)造型轉(zhuǎn)變。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)打破了單據(jù)傳遞、核對(duì)、處理壁壘，服務(wù)效率提升了37%，實(shí)現(xiàn)了人、貨、場(chǎng)數(shù)據(jù)協(xié)同，還通過(guò)一系列流程優(yōu)化與系統(tǒng)創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)流程透明、進(jìn)度透明、細(xì)節(jié)可控，從而強(qiáng)化了業(yè)務(wù)板塊和分、子公司之間的業(yè)務(wù)協(xié)作和管控。
“以前流程總是割裂的，所以我們根據(jù)不同的業(yè)務(wù)場(chǎng)景進(jìn)行全面梳理。現(xiàn)在，管理職能重疊、中間層次多、流程不閉環(huán)的問(wèn)題得到極大改善，”運(yùn)營(yíng)組如釋重負(fù)地評(píng)價(jià)道。
04
大數(shù)據(jù)：深度挖掘與分析經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)支撐業(yè)務(wù)開(kāi)展和科學(xué)決策
大數(shù)據(jù)不僅意味著海量、多樣、迅捷的數(shù)據(jù)處理，更是一種顛覆的思維方式，一項(xiàng)智能的基礎(chǔ)設(shè)施，一場(chǎng)創(chuàng)新的技術(shù)變革。人民同泰深知大數(shù)據(jù)的重要性，于是采用了一系列自動(dòng)化操作，旨在快速形成財(cái)務(wù)和管理報(bào)表，并以圖標(biāo)化形式展現(xiàn)各項(xiàng)管理指標(biāo)。通過(guò)這些指標(biāo)，業(yè)務(wù)人員和管理層能詳細(xì)地了解業(yè)務(wù)開(kāi)展情況，并采取相應(yīng)的處理措施，為決策層了解企業(yè)實(shí)時(shí)經(jīng)營(yíng)狀況及做出科學(xué)制定決策提供極大便利。
從成果上來(lái)看，人民同泰在金蝶云·星瀚財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)的助力下，憑證自動(dòng)轉(zhuǎn)化率提升了2倍，由原有的45%提升至90%;而報(bào)銷流程時(shí)間則從15天減少到4.1天。此外，通過(guò)一系列流程優(yōu)化與系統(tǒng)創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)了供、銷、存管理的端到端線上流轉(zhuǎn)，支持公司全部業(yè)務(wù)的線上審批和全流程信息共享，還支持?jǐn)?shù)據(jù)追溯，并對(duì)公司主數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一管理，從而助力業(yè)財(cái)一體化實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和高效化管理，為業(yè)務(wù)支持和決策支撐提供360度的可視化數(shù)據(jù)分析。
該項(xiàng)目的順利實(shí)施助力人民同泰完成了多項(xiàng)革新，在數(shù)據(jù)共享方面，打通了橫向產(chǎn)業(yè)鏈板塊之間的數(shù)據(jù)，解決了原本的“分、散、雜”的情況，完成了向“互聯(lián)互通、實(shí)時(shí)共享和集中管理”的轉(zhuǎn)變;在業(yè)務(wù)協(xié)同方面，其業(yè)務(wù)流程由原來(lái)的“獨(dú)立、平行”轉(zhuǎn)變?yōu)?ldquo;板塊協(xié)同，業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化”;在決策支持方面，實(shí)現(xiàn)了從信息匯總分析到大數(shù)據(jù)支撐，決策層可以更清晰地根據(jù)報(bào)表和分析制定科學(xué)決策;在數(shù)字化轉(zhuǎn)型方面，重構(gòu)了運(yùn)營(yíng)管控能力，通過(guò)搭建財(cái)務(wù)共享平臺(tái)打破業(yè)務(wù)壁壘，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、流程重組及業(yè)務(wù)協(xié)同。
“以前處理一筆業(yè)務(wù)，需要多個(gè)系統(tǒng)重復(fù)錄入、審批、反復(fù)核對(duì)，效率低、工作量大、人員成本居高不下。現(xiàn)在，流程終于順了，再也不用牽就系統(tǒng)反復(fù)錄入了，數(shù)據(jù)全還準(zhǔn)，流程快許多，”這是所有一線員工的心聲。
在新的市場(chǎng)格局下，人民同泰秉持“新觀念、新思路、新形象、新發(fā)展”的四新戰(zhàn)略，于變局中開(kāi)新局，通過(guò)“業(yè)財(cái)一體化平臺(tái)”實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級(jí)和跨越式增長(zhǎng)，不僅順應(yīng)了國(guó)家陸續(xù)出臺(tái)的多項(xiàng)醫(yī)改政策，還突破了醫(yī)藥企業(yè)傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)運(yùn)作和管理方式，為醫(yī)藥流通行業(yè)打破業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)之間的壁壘提供了“成功范本”，進(jìn)一步賦能整個(gè)醫(yī)藥流通行業(yè)朝數(shù)智化方向發(fā)展。
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