高校會(huì)議管理特點(diǎn)：
學(xué)校高層的決策會(huì)議一般分為校長(zhǎng)工作會(huì)議、黨委常委會(huì)議兩種。
首先，由學(xué)校各學(xué)院提出需要會(huì)議決議事項(xiàng)，經(jīng)過審批后，由學(xué)校校長(zhǎng)/書記確定本次會(huì)議的內(nèi)容。
確定會(huì)議議題后，由會(huì)議秘書進(jìn)行整理并通知相關(guān)議題提出人和需要參會(huì)的人員。
會(huì)議結(jié)束后會(huì)議秘書將本次會(huì)議的時(shí)間地點(diǎn)和議題等內(nèi)容進(jìn)行歸檔，便于后期查詢。
泛微根據(jù)高校需求，通過流程驅(qū)動(dòng)和低代碼構(gòu)建平臺(tái)，搭建了一套整合了議題管理、會(huì)議管理、督辦管理、會(huì)議文件存檔等功能的會(huì)議全程數(shù)字化管理平臺(tái)，并且關(guān)聯(lián)日程管理、資源管理等，為高校的兩會(huì)管理以及其他各類會(huì)議管理提供了有效的數(shù)字化支撐。
兩會(huì)管理、大型會(huì)議管理
泛微高校會(huì)議數(shù)字化管理方案亮點(diǎn)
1、議題數(shù)字化管理
議題上報(bào)與審批
高校工作人員可以通過OA系統(tǒng)快速發(fā)起會(huì)議議題申請(qǐng)審批流程，議題申請(qǐng)核心內(nèi)容為議題名稱及議題描述。
議題申請(qǐng)流程發(fā)起后自動(dòng)流轉(zhuǎn)至學(xué)院管理層、黨政辦公室等節(jié)點(diǎn)進(jìn)行審批，審批通過后進(jìn)入議題庫。
議題庫
會(huì)議議題申請(qǐng)通過后，通過流程轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)，申請(qǐng)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移自動(dòng)轉(zhuǎn)入議題庫中。
為了方便查詢，議題庫可以根據(jù)議題類型、議題狀態(tài)(待通過、已通過、本期議題、往期議題、已廢棄等)、提交人、會(huì)議類型等維度進(jìn)行查詢，讓臺(tái)賬更加清晰。
議題確認(rèn)
校長(zhǎng)/書記進(jìn)入到申請(qǐng)議題庫中，選擇本次上會(huì)的議題，將議題轉(zhuǎn)至本次會(huì)議議題庫。
議題上報(bào)審批通過后會(huì)有短信消息提醒到上報(bào)人，便于上報(bào)人進(jìn)行上會(huì)材料的準(zhǔn)備。
同時(shí)，會(huì)議秘書將本次上會(huì)的議題補(bǔ)充會(huì)議名稱、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議時(shí)間等信息，便于存檔。
2、會(huì)議全過程管理
泛微OA將會(huì)議管理模塊與領(lǐng)導(dǎo)日程、資源管理等校務(wù)板塊實(shí)現(xiàn)串聯(lián)管理，在一個(gè)平臺(tái)上就能統(tǒng)一查詢會(huì)議人員、制定時(shí)間，實(shí)現(xiàn)“事前有備、事中有序、事后有據(jù)”的會(huì)務(wù)管理效果。
對(duì)校級(jí)、院級(jí)會(huì)議進(jìn)行全周期管理，支持多種會(huì)議類型，實(shí)現(xiàn)會(huì)議的申請(qǐng)、議題審核、材料分發(fā)、會(huì)議通知、回執(zhí)、簽到、請(qǐng)假、決議等全過程管理。
①會(huì)議前
了解領(lǐng)導(dǎo)近期的日程動(dòng)態(tài)，是推進(jìn)會(huì)議有序開展的前提之一。通過泛微OA領(lǐng)導(dǎo)日程模塊，在會(huì)議開展前，會(huì)議組織人員可以從OA系統(tǒng)及時(shí)調(diào)取領(lǐng)導(dǎo)日程表，及時(shí)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間，合理安排會(huì)議時(shí)間。
當(dāng)所有的人員、資源、信息都被裝入OA系統(tǒng)，在召開會(huì)議前，會(huì)議組織人員能夠通過OA快速查到各個(gè)會(huì)議室、設(shè)備的占用情況，避免沖突。
信息全面共享的方式，為會(huì)議召開前的準(zhǔn)備工作省去了不少線下溝通咨詢的麻煩，執(zhí)行效率更高。
在知悉會(huì)議室使用情況和領(lǐng)導(dǎo)日程后，會(huì)議組織人員快速安排會(huì)議，通過流程將會(huì)議內(nèi)容上報(bào)審批，將會(huì)議信息和內(nèi)容以各種方式通知參會(huì)人，并且隨時(shí)跟蹤參會(huì)人的參會(huì)情況反饋情況。
用一條流程就能完成審核、通知，簡(jiǎn)化過程。
②在會(huì)場(chǎng)
高校大型會(huì)議參會(huì)人數(shù)多，會(huì)議室規(guī)模大，如何提升入場(chǎng)和簽到效率?
排座管理：
根據(jù)會(huì)議名單，泛微協(xié)助高校實(shí)現(xiàn)線上智能排座。每個(gè)會(huì)議室的座位布局可以在系統(tǒng)中同步顯示，組織人員可以按照要求快速安排座位，防止重復(fù)安排、漏排問題
自定義座位布局、在線排座、通知座位號(hào)(短信、郵件、消息中心提醒)等。
在現(xiàn)場(chǎng)，參會(huì)人簽到一完成就能自動(dòng)獲取自己的座位示意圖，無需引導(dǎo)，自主入座，全面節(jié)省會(huì)場(chǎng)時(shí)間。
簽到管理：
會(huì)中，借助移動(dòng)設(shè)備將會(huì)議簽到搬到線上，直接掃碼實(shí)現(xiàn)會(huì)議出勤考核，誰沒出席一目了然。
對(duì)接大屏：
可對(duì)接無紙化會(huì)議系統(tǒng)，將相關(guān)議程、議題、會(huì)議材料信息傳送至無紙化會(huì)議系統(tǒng)進(jìn)行會(huì)議指引。
③會(huì)議中
所有材料都已經(jīng)通過流程下發(fā)，參會(huì)人可以根據(jù)需要自行打印，不僅可以幫助參會(huì)人提前了解會(huì)議情況，還能節(jié)省會(huì)議成本。
通過系統(tǒng)記錄決議投票表決情況，遵循少數(shù)服從多數(shù)的原則，支持不記名投票表決，清晰記錄議題決策事項(xiàng)名稱、列席人、決策流程、表決情況以及會(huì)議決議等信息，以及聽取意見、議題材料等文件內(nèi)容。
④會(huì)議后
會(huì)后，用泛微OA提交會(huì)議紀(jì)要，將重要的會(huì)議目標(biāo)通過任務(wù)管理功能將會(huì)議任務(wù)快速交付責(zé)任人，執(zhí)行情況全程反饋促進(jìn)會(huì)議結(jié)果落實(shí)。
會(huì)議執(zhí)行完畢后，上傳會(huì)議紀(jì)要，實(shí)現(xiàn)會(huì)議完整歸檔，可聯(lián)通OA應(yīng)用，推送相關(guān)會(huì)議紀(jì)要信息。
會(huì)議過程形成的會(huì)議紀(jì)要、決議等重要文件，可對(duì)接電子簽平臺(tái)進(jìn)行電子簽署，簽署文件具備相關(guān)電子簽名，防篡改。
按照會(huì)議決議信息，自動(dòng)觸發(fā)督辦事項(xiàng)、公文流程，實(shí)現(xiàn)對(duì)于會(huì)議決策的后續(xù)跟蹤。
總結(jié)
泛微統(tǒng)一高校會(huì)議資源、人員、信息等內(nèi)容，會(huì)前輕松做好準(zhǔn)備工作，會(huì)中智能引導(dǎo)、無紙化高效互動(dòng)，會(huì)后任務(wù)及時(shí)反饋、文件完整歸檔。
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