Columbia China 醫(yī)療集團(tuán)：以需求為導(dǎo)向，實現(xiàn)異地協(xié)同管控

用OA平臺來把資源協(xié)同起來，業(yè)務(wù)覆蓋起來，用流程管住業(yè)務(wù)，用整合來實現(xiàn)高效協(xié)作與有效控制。這是Columbia China 醫(yī)療集團(tuán)OA系統(tǒng)建設(shè)的目標(biāo)。如今，在系統(tǒng)上線應(yīng)用近6個月的時間，集團(tuán)不僅通過流程規(guī)范實現(xiàn)了“管辦分離”，更是搭建起異地協(xié)作管控的橋梁，集團(tuán)總部和分支機(jī)構(gòu)一起踏上了協(xié)同辦公的快車道。

以需求為導(dǎo)向，以協(xié)同為目標(biāo)

作為一家美資私營醫(yī)療投資機(jī)構(gòu)，Columbia China 醫(yī)療集團(tuán)將醫(yī)療與養(yǎng)老服務(wù)相結(jié)合，打造了集醫(yī)院、診所、養(yǎng)老院三位一體的服務(wù)模式，并在上海、無錫、嘉興、常州和寧波等城市管理及創(chuàng)建多家醫(yī)院及養(yǎng)老康復(fù)機(jī)構(gòu)。

在日常行政辦公方面，Columbia China 醫(yī)療集團(tuán)一直沿用紙質(zhì)審批方式，效率比較低。尤其是一些員工在國外，對移動端辦公的需求也日益強(qiáng)烈。隨著集團(tuán)異地業(yè)務(wù)項目的逐步開展，Columbia China 醫(yī)療集團(tuán)迫切需要一套統(tǒng)一的、符合自身特點的內(nèi)部OA系統(tǒng)，來實現(xiàn)集團(tuán)管理中的流程電子化、信息共享化、辦公移動化、業(yè)務(wù)協(xié)同化，并希望讓部分流程與ERP系統(tǒng)集成，實現(xiàn)業(yè)務(wù)閉環(huán)管理，最終達(dá)到實現(xiàn)異地協(xié)同整合，提高運營效率的目的。

經(jīng)過一番考察和甄選，Columbia China 醫(yī)療集團(tuán)最終選擇了萬戶網(wǎng)絡(luò)ezOFFICE協(xié)同平臺作為集團(tuán)異地機(jī)構(gòu)管理、內(nèi)部協(xié)作與內(nèi)控的管理工具?！拔覀兿Ｍ献鲝S商能與我們企業(yè)一起成長，能夠匹配集團(tuán)在發(fā)展過程中不同階段、不同層次的管理需求。”在選型過程中，萬戶網(wǎng)絡(luò)不僅圍繞Columbia China 醫(yī)療集團(tuán)的需求量身定制解決方案，而且還為后續(xù)二期項目要實現(xiàn)的功能做了規(guī)劃部署，最終贏得了信賴，雙方順利牽手。

點-線-面結(jié)合，推進(jìn)流程建設(shè)

從2017年初啟動一期項目，到年中完成驗收，Columbia China 醫(yī)療集團(tuán)差不多歷時半年時間，實現(xiàn)了集團(tuán)協(xié)同OA的部署，整個過程比較順暢，這主要得益于集團(tuán)業(yè)務(wù)流程梳理較為順利，并保證是可操作可管控的，這為成功實施打下了良好的基礎(chǔ)。

在流程建設(shè)中，Columbia China 醫(yī)療集團(tuán)制定了嚴(yán)格的實施計劃，對每個部門的關(guān)鍵流程做了詳盡的調(diào)研，擬出了實施的重點和相關(guān)的一整套輔助調(diào)研材料和報告。比如對于報銷、請假、財務(wù)審批、采購、用印、合同等核心流程，項目組仔細(xì)梳理流程的節(jié)點，并把重要的分支條件都一一做了明確。核心流程全部設(shè)計好后，集團(tuán)安排了各核心流程的關(guān)鍵人物做了培訓(xùn)和試用，并及時把反饋的意見快速調(diào)整到實施過程中。通過把流程中各個不透明的點串成線，組成面，最終實現(xiàn)流程間的無縫連接，使組織形成一個整體運作。

此外，為了保障OA系統(tǒng)的持續(xù)推廣和廣泛應(yīng)用，Columbia China 醫(yī)療集團(tuán)還加強(qiáng)系統(tǒng)培訓(xùn)，并安排專業(yè)人員維護(hù)系統(tǒng)。在應(yīng)用中，遇到使用問題隨時解決，優(yōu)化調(diào)整，上線后取消所有的原有紙質(zhì)審批單。由于電子化的流程相比紙質(zhì)審批效率提升很高，所以系統(tǒng)的推廣十分順利，員工用起來并不抵觸，使用滿意度頗高。

實現(xiàn)管辦分離，異地整合

協(xié)同OA為集團(tuán)帶來了人事行政管理、資產(chǎn)管理、印章管理、證照管理、合同管理、采購管理、財務(wù)管理等全方位的流程審批，同時實現(xiàn)了辦公門戶的統(tǒng)一，以及與ERP等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成。自一期項目上線以來，萬戶OA已經(jīng)在Columbia China 醫(yī)療集團(tuán)運行了近半年的時間，協(xié)同管理價值也逐漸凸顯。

首先，協(xié)同平臺的應(yīng)用實現(xiàn)了“管辦分離”?！肮堋敝腹芾聿块T，管理人員，“辦”指具體辦事部門及員工，負(fù)責(zé)嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范執(zhí)行落實?！肮苻k分離”也就是說實現(xiàn)審批、管理，承辦、使用要分開，不能既是裁判員又是運動員，這樣才能把事情辦好。在Columbia China 醫(yī)療集團(tuán)的協(xié)同辦公應(yīng)用中，集團(tuán)蓋過哪些章，用過哪些印，一枚公章用了多少次，蓋過哪些文件，都可以在系統(tǒng)內(nèi)追溯查詢。管理層可以通過數(shù)據(jù)報表查看結(jié)果，部門員工按流程規(guī)范執(zhí)行落實，大大提高了辦公的效率。

其次，實現(xiàn)了合同管理的閉環(huán)。通過OA平臺，Columbia China 醫(yī)療集團(tuán)完成了合同用印閉環(huán)管理，對合同準(zhǔn)備、簽訂、審批流程、審查、用印申請、合同歸檔的全生命周期管理。該流程協(xié)同合同管理鏈條上的各個部門，打破時間、空間限制實時監(jiān)控合同過程，充分規(guī)避企業(yè)業(yè)務(wù)中的人為因素，利用審批流管理實現(xiàn)規(guī)范高效的合同事務(wù)處理。

第三，通過與微信對接，快速實現(xiàn)了移動化辦公。一些海外員工，只要打開手機(jī)微信，就可以實時收到來自內(nèi)網(wǎng)辦公系統(tǒng)的新聞、通知公告、待辦事項等信息，并可以進(jìn)行流程審批，郵件收發(fā)，移動端與電腦端信息互動同步。由于微信的接受程度高，系統(tǒng)上線后廣受歡迎，員工的工作效率明顯提升。

信息化建設(shè)是一個持續(xù)的過程，對于Columbia China 醫(yī)療集團(tuán)來講，一期項目主要是集團(tuán)協(xié)同辦公建設(shè)為主，二期則會推廣到下屬醫(yī)院、診所及養(yǎng)老院，以業(yè)務(wù)集成為核心，實現(xiàn)異地協(xié)同管控。Columbia China 醫(yī)療集團(tuán)表示，“當(dāng)前的集團(tuán)協(xié)同建設(shè)還是以需求為導(dǎo)向，需求到哪里，信息化跟到哪里。我們希望能夠與萬戶網(wǎng)絡(luò)長期合作，共同面對不斷變化的IT需求?！?/p>

（該稿件由記者采訪Columbia China 醫(yī)療集團(tuán)信息部經(jīng)理戴鐘瑋整理而成）

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