云計(jì)算正不斷挑戰(zhàn)現(xiàn)代會計(jì)事務(wù)，你做好準(zhǔn)備了嗎？

即時(shí)掌握信息

我們的包里和口袋里都有手機(jī)，它們更多地是用來提供信息而非與人通訊。無論是誰，點(diǎn)幾下按鈕，就都可以隨時(shí)找出任何東西。

我們都想要答案，而且想立刻就要。因此毫無疑問，企業(yè)需要提升自己，顧客一但索要信息，就要盡快提供。云軟件不僅允許企業(yè)訪問客戶的實(shí)時(shí)信息，還允許客戶訪問企業(yè)的最新信息。

云選擇可以提高員工保留率，因?yàn)榭梢噪S時(shí)隨地訪問信息，這就為員工提供了更靈活的工作環(huán)境和更好的工作/生活平衡。云系統(tǒng)還可讓團(tuán)隊(duì)成員輕松協(xié)作，因?yàn)闊o論他們在世界的哪個(gè)角落，都可以在同一個(gè)主文檔上工作。

有了云端，企業(yè)可以不再使用昂貴的服務(wù)器，也不再需要存儲空間和維護(hù)空間。將全部數(shù)據(jù)儲存在他人可以訪問的物理位置上，這樣做會造成一些問題，而這些問題也隨著云端的使用而減少。你也不需要購置自己的容災(zāi)系統(tǒng)，因?yàn)樵S多供應(yīng)商都有自己的容災(zāi)系統(tǒng)，這是其提供的整套服務(wù)的一部分。

大多數(shù)小企業(yè)似乎都在利用云端技術(shù)開展業(yè)務(wù)。如果您屬于不使用云端的少數(shù)人之一，您可能會發(fā)現(xiàn)自己早已落在后面，而您的客戶正在尋求更符合現(xiàn)代潮流的供應(yīng)商。

靈活且安全

作為多家會計(jì)師事務(wù)所的咨詢公司，我們的員工遍布悉尼和斯蒂芬斯港，并且在布里斯班進(jìn)行外包服務(wù)。如若沒有云計(jì)算提供的靈活功能，我們將無法運(yùn)作。

能夠可靠的訪問數(shù)據(jù)庫、軟件和實(shí)時(shí)客戶報(bào)告對于我們現(xiàn)在如何進(jìn)行工作至關(guān)重要。最近，一場風(fēng)暴影響了我們城堡山辦公室的電力。我的助理搬到我們的在溫莎的辦公室，而我可以在家工作，訪問我們的遠(yuǎn)程服務(wù)器和像Xplan這樣的云軟件，因此我們的工作流程并未受到任何影響。

我們的主要軟件、文檔庫和項(xiàng)目管理系統(tǒng)可以從安全的遠(yuǎn)程服務(wù)器獲得，其同時(shí)也可以提供預(yù)約日志和在線通信系統(tǒng)。這種靈活性意味著我們可以在工作過程的各個(gè)階段節(jié)省時(shí)間，并可快速應(yīng)對出現(xiàn)的狀況。

接下來我們會從一開始就讓客戶更多地參與數(shù)據(jù)收集過程，并在審查之前對他們的信息進(jìn)行更新。會計(jì)軟件的發(fā)展領(lǐng)先于財(cái)務(wù)規(guī)劃，因?yàn)橄馦YOB智管和Xero這樣的軟件已經(jīng)鼓勵客戶輸入所需要的大部分?jǐn)?shù)據(jù)。

在數(shù)據(jù)安全問題上，我們通過適當(dāng)?shù)拿艽a保護(hù)和雙重備份設(shè)備來確保云服務(wù)的安全性。雖然您總是擔(dān)心黑客訪問數(shù)據(jù)的可能性，但通過使用遠(yuǎn)程服務(wù)，與之前每個(gè)辦公室都自己配備服務(wù)器的時(shí)候相比，這種可能性會大大降低。

昂貴且不必要

我們正在朝著一切都云端化的方向發(fā)展，而且這對于保存客戶記錄來說是不可或缺的。但是我認(rèn)為，對于會計(jì)咨詢業(yè)務(wù)而言，云端并非是必不可少的。云計(jì)算仍然只是會計(jì)和商業(yè)咨詢領(lǐng)域的一小部分，

一個(gè)好的顧問會與能夠和自己互補(bǔ)的專業(yè)人士建立關(guān)系，并運(yùn)用這些關(guān)系為客戶提供一站式服務(wù)。這種咨詢的質(zhì)量比任何云計(jì)算要重要得多。

我會盡我所能抵制全盤“云端化”，因?yàn)槲蚁嘈跑浖?yīng)商正試圖濫用這項(xiàng)技術(shù)為自身謀利。

我認(rèn)為軟件供應(yīng)商提供的很多東西都言過其實(shí)，同時(shí)會增加我們的軟件費(fèi)用（有時(shí)會達(dá)到數(shù)萬美元）。我們的SMSF（自營養(yǎng)老基金）軟件供應(yīng)商甚至表示將迫使我們轉(zhuǎn)移到他們的云系統(tǒng)，并表示在他們的系統(tǒng)幫助下，我們會更有效率。我們有大約100個(gè)自營養(yǎng)老基金。云系統(tǒng)以“單個(gè)文件”為單位進(jìn)行收費(fèi)，費(fèi)用高達(dá)每份250美元，無形之中將我們的軟件成本由6,000元增加到25,000元。

如果客戶使用不到兩年就決定轉(zhuǎn)去其他地方，會怎樣？每年每份250元，我們白白浪費(fèi)500元。軟件供應(yīng)商的答復(fù)是向客戶提前收費(fèi)，但我不同意這樣做。為什么為了多給軟件供應(yīng)商交錢，我就要增加每個(gè)客戶的費(fèi)用？

我會一直使用已有的桌面軟件，直到這件事情能更公平合理地處理為止。

云服務(wù)推動業(yè)務(wù)增長

數(shù)據(jù)和云技術(shù)正在挑戰(zhàn)企業(yè)運(yùn)營方式以及與客戶互動的方式。

目前會計(jì)師的工具是由網(wǎng)絡(luò)驅(qū)動的設(shè)備、數(shù)據(jù)庫和云應(yīng)用程序。不僅僅是簿記軟件如此，還有我們客戶用于運(yùn)營業(yè)務(wù)的整套工具也是如此。

鑒于數(shù)據(jù)總是實(shí)時(shí)更新并現(xiàn)成可得，我們與客戶都可以及時(shí)獲取相同的信息。

這不僅有助于他們更高效地準(zhǔn)備每月報(bào)表和年終報(bào)告，還可以為適時(shí)業(yè)務(wù)分析與前瞻性決策提供動力。

我們不斷研究可用于云記賬程序的最佳附加組件，選擇其中可以提供最大價(jià)值與最高效率的推薦給客戶。

它們可以包含以下特征：通過自動輸入掃描圖像提高收據(jù)和發(fā)票數(shù)據(jù)的管理效率；當(dāng)賬戶余額跌破一定限度時(shí)，將發(fā)出識別警報(bào)。

我們還分析云記賬程序的信息，以產(chǎn)生基準(zhǔn)供客戶參考。這允許他們將自己的進(jìn)步和成果與相似的公司進(jìn)行比較，從而更好地了解自己的優(yōu)勢與不足。

這些云資源打開了獲取會計(jì)數(shù)據(jù)的大門，并通過合理應(yīng)用這些數(shù)據(jù)驅(qū)動業(yè)務(wù)增長，在問題變?yōu)閲?yán)重障礙之前加以解決。

在德豪國際，我們已經(jīng)看到其中的部分工具與服務(wù)給客戶帶來的積極成果。

原載自澳大利亞公共會計(jì)師協(xié)會《公共會計(jì)師》（Publicaccountants）2017年2-3月刊，第58頁。

生成海報(bào)

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