8Manage PMO，多項目管理“并駕齊驅(qū)”

【導(dǎo)讀】在企業(yè)日常管理中，管理者常常面對多個業(yè)務(wù)項目的同時開展與推進，如何對多個項目進行有效排序?如何進行項目進度和推進的跟蹤維護?如何面對控制多個項目過程的突發(fā)情況和風(fēng)險?這些問題都是企業(yè)管理項目實實在在需要面對的問題。

PMO，全名為Project Management Office(項目管理辦公室)。在企業(yè)組織中，它承擔(dān)著項目標準化流程和提升工作效率的重要作用。

根據(jù)PMI’s 2017 Pulse of the Profession調(diào)查數(shù)據(jù)(涵蓋美國、亞太、歐洲五大洲，4000多名從事項目管理人員及公司高管/董事)顯示，那些將企業(yè)PMO與企業(yè)戰(zhàn)略相結(jié)合的公司，實現(xiàn)最初目標和商業(yè)意圖的項目比沒有執(zhí)行的公司多38%，而失敗項目也減少33%。

項目管理辦公室，不僅有利于項目管理團隊向管理層和利益相關(guān)者報告多個項目進度、風(fēng)險與資源分配情況，把控整體業(yè)務(wù)項目方向，還能高效解決項目和項目組合之間的延期、資源沖突、溝通、團隊管理等問題，確保實現(xiàn)所有項目最終支持企業(yè)運營的實際目標!

想想，如果現(xiàn)在的您作為一個建筑企業(yè)的項目管理者，手上擁有5個建筑工程項目，您會如何開展?是按時間順序一個一個開展，還是并行開展?面對第一個項目初期進行采購招標的同時，第二個項目需要施工資質(zhì)認定，第三個團隊需要考察工程場地等情況，您會如何處理呢?針對五個工程項目，您無法關(guān)注每個細節(jié)，那您會著重關(guān)注哪幾個重要因素?

許多企業(yè)管理者認為PMO是個很復(fù)雜的管理工具，其實不然，PMO是企業(yè)梳理復(fù)雜項目及項目之間的一種管理模式。我們可以看到在現(xiàn)實需求中許多客戶對PMO反饋，一般集中在：

1、 公司業(yè)務(wù)項目繁多、工作種類和任務(wù)多樣，工作流程粗糙，無法及時把控!

2、 缺乏對項目的精細化管理，特別是進度、成本、資源管理，無法掌控，容易忽略。

3、 不可控因素劇增，較難把控到項目重點要素和總體概覽等。

針對企業(yè)客戶關(guān)注的重點，我們一起走進8Manage PMO(項目管理辦公室)，看如何協(xié)調(diào)和同時推進多項目!

1、無規(guī)則不成方圓，無主次不成項目

首先，這5個建筑項目推進中，設(shè)定執(zhí)行規(guī)則與策略是十分重要的。在8Manage PMO中，您可自由選擇匹配項目的規(guī)則和策略，如：針對工程的鋼材采購，更注重采購控制、費用分類控制方面，就可以選擇相關(guān)規(guī)則和功能來管理項目!

其次，項目的優(yōu)先次序評估。在5個建筑工程項目中，8Manage管理系統(tǒng)會為每個項目進行在收益等維度的優(yōu)先次序排列，詳細到子項目、工作流程。如果您是第一次評估，可從效益、可用資源、風(fēng)險及計劃 ROI 與實際 ROI 對比分析等，從中選擇是否繼續(xù)或終止項目!

最后，項目的結(jié)構(gòu)化協(xié)作。團隊成員之間的溝通協(xié)作能力是項目或項目群管理的關(guān)鍵。企業(yè)可通過8Manage管理系統(tǒng)進行團隊組織架構(gòu)管理、部門間及外界協(xié)作、跨組織的溝通與上報、客戶及供應(yīng)商協(xié)作管理。

2、多項目的全過程管理，實現(xiàn)精細化操作

在項目組合之間進行主次和規(guī)則管理之外，還需針對每個項目進行精細化管理，如：時間、范圍與需求、質(zhì)量、成本、資源、風(fēng)險、采購、問題、變更、溝通等。

在多項目時間管理上，點進一個工程項目即可明了項目實際的完成情況，是否逾期?項目團隊也可及時追蹤每個工程項目活動與交付成果進度及預(yù)警信息!

在多項目成本管理上，企業(yè)可在系統(tǒng)中能聯(lián)動項目中的銷售訂單與合同、項目工時成本、各項項目費用、采購訂單、開票與回款等，實時追跟蹤和匯總實際的工程項目收入和成本，并聯(lián)動查閱相關(guān)合同數(shù)據(jù)。

同時，項目團隊在推進項目時，可在系統(tǒng)進行統(tǒng)一的資源管理，鋼材是否短缺?需要及時補貨?水泥石材是否充足?施工團隊及人力資源分配是否合理?這在表格一目了然!

3、關(guān)鍵成功因素(CSF)管理，實時監(jiān)控與跟蹤

8Manage設(shè)計師擁有豐富的項目群和項目管理經(jīng)驗，非常了解項目中無形因素對于項目成敗的影響，因此內(nèi)嵌功能以幫助企業(yè)管理項目過程中的關(guān)鍵成功因素(CSF)。

在整個工程項目推進中，每個項目都有關(guān)鍵流程，我們可前期標識并重點把控，實時跟蹤建筑項目狀態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)問題和跟蹤解決問題!

8Manage 系統(tǒng)中的多項目業(yè)務(wù)地圖，可顯示建筑工程在每個子項目或者進度的情況，如：施工、采購建筑物資等情況，讓不同職位的員工能明了自身業(yè)務(wù)情況。同時，結(jié)合 8Manage 其他擴展功能模塊，PMO 業(yè)務(wù)地圖可幫助企業(yè)管理者有效地監(jiān)管多個業(yè)務(wù)和項目組合情況，并更精細地管理特定的具體的業(yè)務(wù)。

此外，企業(yè)除了配備專業(yè)強大的項目管理系統(tǒng)，在項目管理辦公室的協(xié)調(diào)下，統(tǒng)一指揮并推進各個項目工程，還需要自身擁有強大的執(zhí)行機制和優(yōu)秀的管理團隊，三者缺一不可。

通過優(yōu)秀的團隊，在企業(yè)的管理和機制下，借助8Manage的項目管理平臺，實現(xiàn)項目管理辦公室的高效運轉(zhuǎn)，呈現(xiàn)良好的運作秩序、清晰和實時的運營信息，讓更多的企業(yè)在優(yōu)秀的管理理念和技術(shù)支持下，實現(xiàn)更廣闊更長遠的業(yè)務(wù)發(fā)展!

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