8Manage PM：如何解決項目過程中溝通不良的問題？

項目溝通管理作為PMBOK十大知識領(lǐng)域之一，目的是通過科學(xué)合理地組織和管理項目工作中的溝通交流，及時準(zhǔn)確地處理項目信息。良好且有效的溝通能夠幫助項目管理者控制項目進度和成本，推進項目實施。但面對項目溝通不良的問題，從管理和技術(shù)手段層面來說，如何更好地運用企業(yè)項目管理系統(tǒng)解決呢?

著名管理學(xué)家巴納德認為“溝通是把一個組織中的成員聯(lián)系在一起，以實現(xiàn)共同目標(biāo)的手段”。在項目團隊中，溝通能夠促使項目人員協(xié)調(diào)有效地工作，保證項目每一步的執(zhí)行都依據(jù)計劃所進行，讓項目管理者在問題發(fā)生的時候及時發(fā)現(xiàn)和解決。

據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計，如果信息在高層管理者那里的正確性和完整性是100%，那么到了信息的接收者手里可能只剩下20%。項目中的溝通講究時效性和準(zhǔn)確性，失真、虛假和逾期的溝通信息，都會導(dǎo)致每一步項目執(zhí)行的偏差，最終可能導(dǎo)致項目延期和失敗。

對于一個項目的執(zhí)行，特別是中大型項目，涉及的部門及人員眾多，溝通信息需要經(jīng)過每一個環(huán)節(jié)的層層傳遞，任一環(huán)節(jié)出錯都有可能導(dǎo)致溝通的失敗，不良的溝通會影響整個交付。在眾多項目管理咨詢案例中，我們發(fā)現(xiàn)在項目溝通過程中，普遍存在以下問題：

1.跨部門溝通難，信息傳遞不及時，項目團隊成員難以有效協(xié)同，工作效率低下，造成項目延期。

2.口頭溝通，缺乏書面記錄，使得信息失真，產(chǎn)生歧義，導(dǎo)致項目返工，浪費大量的人力財力和時間。

3.權(quán)責(zé)不清，產(chǎn)生虛假溝通信息。當(dāng)問題發(fā)生時，項目人員互相推諉，難以追根溯源，造成項目損失。

有效的項目溝通依賴科學(xué)合理的管理方法和技術(shù)手段，我們可以從以下實際應(yīng)用案例中，看看項目管理系統(tǒng)是如何有效解決溝通不良的問題。

A企業(yè)是一家大型IT公司，從事互聯(lián)網(wǎng)和軟件應(yīng)用服務(wù)，在整個軟件研發(fā)項目中，項目團隊人員高達上千人，項目管理涉及技術(shù)、產(chǎn)品、市場、運營、銷售等部門，目前使用8Manage PM項目管理系統(tǒng)管控整個項目，包括項目時間、費用、質(zhì)量、人力資源、范圍等管理。從項目的啟動到收尾，有效的溝通管理貫穿整個項目流程。

1、項目業(yè)務(wù)直通式管理：跨部門協(xié)作溝通，信息傳遞實時精準(zhǔn)

A企業(yè)的項目涉及跨部門多業(yè)務(wù)，每個部門使用不同的工具，跨部門的溝通協(xié)作產(chǎn)生了信息壁壘。8Manage在A企業(yè)原有的管理系統(tǒng)上進行集成，打破了原有軟件模塊界線的局限，促進跨部門的高度溝通與協(xié)作。并通過業(yè)務(wù)直通管理模式，簡化共同信息的處理過程，達到多方端到端實時業(yè)務(wù)直通，確保項目信息的實時性和準(zhǔn)確性。

使用8Manage系統(tǒng)之后，不同部門之前的業(yè)務(wù)流程執(zhí)行變得協(xié)同順暢。當(dāng)一個需求變更發(fā)生時，項目經(jīng)理通過指派或提交變更請求后，研發(fā)人員收到系統(tǒng)的郵件通知，直接查看并接受變更請求的任務(wù)，進行交付計劃提交后，開始正式處理需求。不同部門之間的信息在系統(tǒng)中自動流轉(zhuǎn)，達到協(xié)同高效的一體化管理，大大提升團隊協(xié)作效率。

2、智能溝通機制：審計跟蹤記錄，信息數(shù)據(jù)真實有效

A企業(yè)的所有項目人員直接通過8Manage的即時聊天功能、研討論壇以及現(xiàn)狀調(diào)查等智能溝通機制，取代以往的口頭溝通交流方式，進行高效快捷、實時精準(zhǔn)的有效溝通，大大提高協(xié)作效率。系統(tǒng)永久保存所有即時聊天和論壇的溝通記錄，項目團隊成員可以隨時查閱他們之前的討論，使其保持誠實和更加負責(zé)任，有助于項目經(jīng)理作出有效決策。另外，8Manage提供離線審計跟蹤功能，實時追蹤所有數(shù)據(jù)的來龍去脈與任何更改記錄，保證溝通信息數(shù)據(jù)精準(zhǔn)可靠。

3、WBS工作分解結(jié)構(gòu)，明晰人員責(zé)任與結(jié)果

A企業(yè)的項目經(jīng)理通過8Manage的工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)實時審計追蹤每個項目活動或可交付成果，針對每個項目人員的工作進行自然分解，設(shè)定團隊人員的責(zé)任、角色、執(zhí)行內(nèi)容等情況，確保任務(wù)分配明確，以強化執(zhí)行適當(dāng)?shù)呢?zé)任與承諾，提高團隊工作效率。

在項目的計劃階段，項目任務(wù)指派給相關(guān)負責(zé)人之后，負責(zé)人可在同一項目的WBS中進行進一步的細分和指派，每一個團隊成員在系統(tǒng)中共享當(dāng)前最新的項目計劃。當(dāng)承諾被擅自更改時，系統(tǒng)在項目概覽發(fā)出自動預(yù)警，讓項目管理者第一時間發(fā)現(xiàn)問題，及時減少損失，最大程度地確保信息在源頭上的準(zhǔn)確性和實時性。

4、針對多項目管理，進行迭代管理需求與溝通

在A企業(yè)的多個軟件開發(fā)項目中，軟件的需求變更涉及系統(tǒng)性能、技術(shù)、業(yè)務(wù)、行業(yè)及用戶等方面，項目人員很難通過一次溝通就把復(fù)雜的需求交代清楚。8Manage采用迭代式的方法來溝通需求，支持對可交付成果的查看與審批進行迭代管理，幫助項目人員有效地進行迭代需求溝通。

項目管理者可通過系統(tǒng)的需求申請功能獲取、過濾、解析和明確項目的需求，利用項目矩陣功能組織需求，追蹤需求從開始到完成的整個過程。并通過系統(tǒng)制定需求交付計劃，可以盡早開始溝通及理解需求，及時獲取到實時的團隊溝通信息，充分發(fā)揮團隊智慧，做出更有效的項目決策。

在項目溝通管理中，8Manage 強大之處在于其數(shù)據(jù)的靈活性、準(zhǔn)確性與實時性，能幫助項目盡量地減少誤解，提高團隊合作效率。8Manage項目管理軟件可以有效解決溝通不良的問題，在最大程度保證溝通的順暢，使溝通信息得到準(zhǔn)確實時的傳遞，大大提升項目管理效率。

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