勤哲Excel服務(wù)器做企業(yè)績效管理系統(tǒng)

近年來，信息技術(shù)在企業(yè)管理過程中得到了廣泛應(yīng)用。以企業(yè)績效管理為例，信息化對企業(yè)績效管理的理念、方式、管理對象等有著不同程度的影響，同時信息化又以協(xié)助組織戰(zhàn)略目標，為企業(yè)績效管理信息化發(fā)展提供了支撐。然而，隨著企業(yè)績效管理信息化趨勢的開始，企業(yè)管理變革也在進行。業(yè)界專家分析指出，當今企業(yè)績效管理存在的問題包括：

企業(yè)管理者未能從根本上理解績效管理的核心要義，對員工約束力不強;2、企業(yè)績效的管理理念有待加強，不能很好的適應(yīng)企業(yè)發(fā)展;3、企業(yè)績效指標過于單一，績效考核工作量大等等，這些都嚴重制約了企業(yè)的健康發(fā)展。

值得肯定的是，傳統(tǒng)績效管理中出現(xiàn)的問題在信息化時代的沖擊下出現(xiàn)了解決辦法，以勤哲Excel為代表的信息化管理軟件逐漸被越來越多的企業(yè)認可和接納。勤哲Excel信息化管理軟件通過將先進的技術(shù)理念運用于企業(yè)人力資源管理上，大大提升了人力資本在組織機構(gòu)中的運行地位，簡化了HR工作流程，提升了人力資源管理的專業(yè)度，并為當代企業(yè)組織戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)提供了技術(shù)支持。不少企業(yè)在勤哲Excel信息化管理軟件幫助下，績效管理能力得到大大提高。

秦皇島華瀛磷酸有限公司就是其中的代表。作為一家中日合資的化工產(chǎn)品生產(chǎn)、銷售企業(yè)，秦皇島華瀛磷酸有限公司主要生產(chǎn)經(jīng)營磷酸、磷銨、氟硅酸鈉、氟硅酸等多種化工產(chǎn)品。為了在市場競爭中不斷提升企業(yè)的競爭力，2008年公司管理層提出由“生產(chǎn)管理型向市場導(dǎo)向型”轉(zhuǎn)型的發(fā)展構(gòu)想，為了促進管理轉(zhuǎn)型與戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型同步跟進，公司聘請國內(nèi)某著名管理咨詢機構(gòu)重新就公司三大基礎(chǔ)管理體系進行了系統(tǒng)化設(shè)計，體系之一就是咨詢機構(gòu)在廣泛調(diào)研基礎(chǔ)上提出的用平衡計分卡(BSC)設(shè)計的“橫向三個維度縱向三個層面”的新的績效管理系統(tǒng)。經(jīng)過公司項目管理委員會評審后于2008年9月份新的績效管理系統(tǒng)上線運行。盡管咨詢機構(gòu)設(shè)計的管理體系經(jīng)過上線前的反復(fù)測試基本上符合企業(yè)的管理及發(fā)展需要，但基于平衡計分卡這一戰(zhàn)略管理工具建立的新的績效管理系統(tǒng)，企業(yè)運行之初就遭遇了新的瓶頸——平衡計分卡如果離開了功能健全的企業(yè)信息化平臺幾乎形同虛設(shè)，等于“武功全廢”，根本無法從龐雜的數(shù)據(jù)中找出能夠指導(dǎo)生產(chǎn)經(jīng)營管理的規(guī)律性要素，從而發(fā)揮應(yīng)有的管理作用。

秦皇島華瀛磷酸有限公司負責(zé)人介紹道，平衡計分卡的核心思想就是通過財務(wù)、客戶、內(nèi)部運營及學(xué)習(xí)與發(fā)展四個方面的指標之間的相互驅(qū)動的因果關(guān)系展現(xiàn)組織的戰(zhàn)略軌跡，實現(xiàn)績效考核——績效改進以及戰(zhàn)略實施——戰(zhàn)略修正的戰(zhàn)略目標過程。不過，該軟件實施的失敗率在國內(nèi)企業(yè)中仍然很高，因為它要求企業(yè)必須先有明確的“經(jīng)營策略”及“競爭優(yōu)勢”，再將其轉(zhuǎn)化成為可以衡量的績效指標，最后還要詳細展開并連結(jié)到員工的績效指標，這些相互之間有著千絲萬縷內(nèi)在聯(lián)系的指標通過設(shè)計好的規(guī)則計算之后，得出組織或個人在某一考核期內(nèi)的績效狀況。而如此龐大的數(shù)據(jù)信息計算與匯總，離開了一套先進、靈活、可擴展性強的信息化系統(tǒng)平臺根本無法操作，或者即使能夠操作也對管理改進起不到及時有效的指導(dǎo)作用。

通過部門層面——班組層面——崗位層面等一層層的指標分解，咨詢機構(gòu)共為華瀛磷酸公司進行了指標分解體系，如下圖所示：

不難看出，要讓咨詢機構(gòu)設(shè)計的先進的績效管理系統(tǒng)落地執(zhí)行，當務(wù)之急就是構(gòu)建一套能夠適應(yīng)管理變化需要的靈活且功能強大的管理信息系統(tǒng)，且與組織現(xiàn)有的人、財、物等資源實現(xiàn)充分的共享。最終，秦皇島華瀛磷酸有限公司人力資源部將目標鎖定于勤哲EXCEL服務(wù)器，經(jīng)過試用探索，勤哲EXCEL服務(wù)器系統(tǒng)完全能夠適應(yīng)BSC體系下績效管理指標體系不斷發(fā)展變化的需要，以及復(fù)雜的統(tǒng)計、計算、匯總、分析需要。

“通過使用EXCEL服務(wù)器軟件構(gòu)建基于平衡計分卡工具設(shè)計的績效管理系統(tǒng)，不僅僅是將各項考核指標納入了計算機系統(tǒng)進行自動計算、匯總、統(tǒng)計分析，同時通過對公司管理運營的系統(tǒng)化思考。” 秦皇島華瀛磷酸有限公司負責(zé)人表示。通過對EXCEL服務(wù)器功能的全方位挖掘，秦皇島華瀛磷酸有限公司將ES系統(tǒng)全面應(yīng)用于人力資源管理的各個模塊，同時將企業(yè)運營中的數(shù)據(jù)輸入節(jié)點提前并歸口管理，即實現(xiàn)一種數(shù)據(jù)單點輸入，進入系統(tǒng)后根據(jù)授權(quán)多點輸出使用，極大的提高了數(shù)據(jù)的準確性、共享性。

目前，國內(nèi)請咨詢公司做管理項目咨詢的企業(yè)很多，但管理咨詢公司中能夠真正將管理咨詢與IT平臺打造為一體化成果并在客戶單位落地推廣的并不多。主要是涉及到咨詢公司方面項目組成員專業(yè)結(jié)構(gòu)的問題，同時也關(guān)系到客戶方面項目預(yù)算額度的問題。總之，多數(shù)企業(yè)因缺少良好的信息平臺相對接從而導(dǎo)致管理成果流產(chǎn)、失敗的案例早已不鮮見。而目前市場上的套裝管理軟件又很難找到一種能夠滿足企業(yè)績效管理千差萬別的個性化需求的，而應(yīng)用其他大型軟件定制開發(fā)單一的績效管理信息平臺，無論是人力、物力、財務(wù)等任何一個方面，對企業(yè)都是一種巨大的考驗。秦皇島華瀛磷酸有限公司基于EXCEL服務(wù)器開發(fā)的ES-BSC績效管理信息系統(tǒng)不單解決了自己企業(yè)的成果落地問題，同時也為管理咨詢領(lǐng)域進一步擴大并深耕自己的市場積累了一項寶貴經(jīng)驗，堪稱管理咨詢服務(wù)領(lǐng)域的一筆財富。因為咨詢機構(gòu)的成果可以不再因缺少低成本、高價值的信息平臺支撐而流于失敗的尷尬。

根據(jù)秦皇島華瀛磷酸有限公司負責(zé)人介紹，勤哲Excel服務(wù)器管理系統(tǒng)的績效考核體系由三個維度組成，即業(yè)績考核、常規(guī)性考核、360度考核。如果現(xiàn)在的績效考核信息管理采用原始的“手工”方式進行表格分發(fā)、信息收集、數(shù)據(jù)計算匯總、結(jié)果分析。那么管理流程長、時間長、容易出錯 ，對實際工作的指導(dǎo)就更難以保證。

通過ES-BSC績效管理信息系統(tǒng)，可以實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)協(xié)同工作，信息同步共享，通過表間公式進行數(shù)據(jù)的提取、匯總、分析，實現(xiàn)對績效的實時跟蹤與管理。ES-BSC績效管理系統(tǒng)是基于Excel服務(wù)器開發(fā)的一個系統(tǒng)。Excel服務(wù)器是一個面向最終用戶的信息系統(tǒng)設(shè)計工具與運行平臺。

下圖為該系統(tǒng)的登錄界面。

1、利用ES平臺輕松實現(xiàn)業(yè)績考核。

業(yè)績考核主要采取量化考核，量化業(yè)績指標以相對值評價的考核方式為主，指標采用完成率、控制率等比例數(shù)據(jù)進行評價，并剔除非可控因素，量化業(yè)績指標中，需要進行過程控制的指標，在月度采集考核數(shù)據(jù)，在季度、年度以月度考核平均分確定考核結(jié)果;不需要進行過程控制的指標，在季度、年度直接核算考核結(jié)果。

(1)為避免在數(shù)據(jù)收集時做重復(fù)工作，增加不必要的人工成本，避免使考核變成為了考核而考核，我們制作了《主要業(yè)績考核指標表》模板，逐一對指標進行分析，明確數(shù)據(jù)項與數(shù)據(jù)來源，以便直接從數(shù)據(jù)來源處讀取數(shù)據(jù)。真正實現(xiàn)了所有數(shù)據(jù)信息單點輸入，多點輸出使用，使數(shù)據(jù)的準確性有了保障。

(2)考核主體通過認真填寫上述表格后，在不同的生產(chǎn)報表或銷售報表中，只要是經(jīng)過相關(guān)部門確定的數(shù)據(jù)，績效考核系統(tǒng)就會直接讀出數(shù)據(jù)，按提前設(shè)定好的公式進行計算得出該項指標的考核分。各考核主體再對本部門主責(zé)的考核指標進一步審核剔除非可控因素后將《主要業(yè)績指標考核審批表》報績效考核領(lǐng)導(dǎo)小組審批。有效避免了人工重復(fù)錄入和考核主體實際工作人員復(fù)雜的計算過程，在大大提高了工作效率的同時使公司各業(yè)務(wù)單元的信息資源進一步整合，做到了信息共享。

(3)待績效考核小組各考核主體的上級負責(zé)人對考核分數(shù)簽批后，通過表間公式將各項考核指標按照其不同的權(quán)重進行匯總，報總經(jīng)理審批。如果需要，總經(jīng)理可以看到整個績效管理系統(tǒng)每一個細節(jié)，可以進行動態(tài)比較和實時監(jiān)控，同時該系統(tǒng)安全、穩(wěn)定了遠程使用功能使工作不再受空間的約束，無論是在公司內(nèi)外都可以通過網(wǎng)絡(luò)在規(guī)定時間內(nèi)將工作完成到位，確保經(jīng)營活動正常進行。

2、月度常規(guī)性考核如何實現(xiàn)?

月度常規(guī)性考核為定性考核，由工作規(guī)范性得分、工作任務(wù)完成情況得分、合理化建議得分和被投訴情況得分和其項目組成。

我們將不同組成部分分別做成不同的模板，《工作任務(wù)及完成情況考核記錄單》適用于班長以

上管理人員及科室人員，通過在模板上定義工作流來完成該表的流轉(zhuǎn)，每月的月底員工和自己的直接上級共同商定下個月的工作目標后，員工在系統(tǒng)內(nèi)提交書寫好的工作目標，直接上級審核簽字后返還給員工，月底員工再對照本月工作目標的完成情況進行總結(jié)，直接領(lǐng)導(dǎo)對員工當月的工作情況進行考核評價后，由員工的間接領(lǐng)導(dǎo)進行二級審核。

在表單流轉(zhuǎn)的整個過程中相關(guān)人員均可以看到表單流轉(zhuǎn)的進度，及每個環(huán)節(jié)的完成情況。

員工所有的工作計劃及完成情況都由一個個單獨的EXCEL表格集成在了績效管理系統(tǒng)中，每個人可根據(jù)自己不同的權(quán)限監(jiān)督查看工作目標的完成情況。

對于日常工作性質(zhì)屬于按部就班的普通操作人員，則更適合對其工作的規(guī)范性進行考核，因此

普通員工更適合于《員工工作規(guī)范記錄表》

每月員工的各項的考核成績將在《員工常規(guī)性考核匯總表》中匯總，并將結(jié)果按不同權(quán)限反饋給相應(yīng)人員，該表做為直接領(lǐng)導(dǎo)與員工績效面談及員工進行績效改進的主要依據(jù)之一。

3、360度考核怎么做?

360度考核顧名思義，每個人都要對自己的上級、下級、平級、有業(yè)務(wù)往來的內(nèi)部客戶用不同的考核指標進行背靠背評價打分。但做過這項工作的人都知道對于360度考核結(jié)果的統(tǒng)計、匯總是非常非常有難度的。因為每一個考核打分主體對不同層面人員的打分所占權(quán)重均不相同，而且再加上參與的人數(shù)眾多，所以涉及到的需要匯總計算的數(shù)據(jù)就呈幾何倍數(shù)增長。因此做360度考核是讓HR非常頭疼的一件事。

為了使360度考核做到規(guī)范、客觀、公正、統(tǒng)計分析便捷高效，我們在EXCEL服務(wù)器平臺上先制作360度考核各項指標的評價模板，并將各項考核指標的定性語言描述、對應(yīng)分值、權(quán)重等信息錄入，

將員工最熟悉的的電子表格軟件Excel作為主要的操作界面，把不同的評價表整合后做成“模板”，然后相關(guān)人員就可以在Excel中錄入數(shù)據(jù)。如下圖，就像操作一份普通的Excel文件一樣。

在客戶機上通過Excel(企業(yè)版還可以通過網(wǎng)頁)錄入的數(shù)據(jù)，都統(tǒng)一保存到服務(wù)器的數(shù)據(jù)庫中。

為了在評價的過程中維持考核評價的嚴肅性，我們在模板屬性中做了考核表提交后便不可修改的設(shè)置。通過這一功能選項的設(shè)置使我們感受到勤哲EXCEL服務(wù)器強大的人性化功能。

同時我們通過對“模板”進行權(quán)限設(shè)置，所有的人都沒有查閱權(quán)，提交信息后就再看不到相關(guān)信息，有效保證了信息安全。

至于信息的加工，我們都知道Excel本身有著優(yōu)秀的計算能力，通過在模板上定義“表間公式”，使得各種統(tǒng)計、匯總工作能夠自動完成。

通過以上分析，勤哲Excel服務(wù)器做績效管理系統(tǒng)具以下優(yōu)點：

1. 提高數(shù)據(jù)準確性

手工錄入，非常容易出錯。采用績效管理系統(tǒng)，通過表間公式保證數(shù)據(jù)是由計算機進行處理的，基本上可以排除人為錯誤的可能性。

2.提高工作效率

對于這套完整復(fù)雜的績效體系，許多情況下許多數(shù)據(jù)如果要手工輸入、計算以及調(diào)整格式。非常麻煩，效率很低。運用ES績效管理系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)進行協(xié)同作業(yè)，可以通過表間公式，自動從其他部門的報表取數(shù)、計算，大大提高工作效率。

3.易于維護

隨著市場的變化、技術(shù)的進步和管理的持續(xù)改進，都需要管理變革，管理變革的形式都會反映到考核系統(tǒng)上。由于在績效管理系統(tǒng)中，不需要編程就能改變報表，因此，改變報表管理人員就能做，變化就會非常容易的得到反映。

4.易于學(xué)習(xí)使用

會用Excel，就會設(shè)計管理信息系統(tǒng)，不用編程，能快速進入工作狀態(tài)。

簡而言之，華瀛公司依然用熟悉的Excel做著自己熟悉的工作，但是背后的事情發(fā)生了變化：數(shù)據(jù)集中統(tǒng)一管理了，操作簡單了，權(quán)限嚴格了，信息傳遞規(guī)范了，大量耗時耗力匯總統(tǒng)計工作自動化了，尤其是通過管理信息平臺的建立使公司的管理思想真真正正的著地了，落到了實處，因為好多工作不通過信息平臺來操作紙面的工作結(jié)果已不再生效，好多工作不按信息平臺中業(yè)已設(shè)計好的規(guī)則辦理就無法順利通過。

為了充分發(fā)揮ES的強大功能，秦皇島華瀛磷酸有限公司還在績效管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上對其功能進行了擴充，開發(fā)了人力資源管理系統(tǒng)，招聘管理、培訓(xùn)管理、崗位與人員配置管理等人力資源管理均可在ES中實現(xiàn)，并且按照華瀛的管理模式進行了自主設(shè)計。

小結(jié)：

有效的信息系統(tǒng)績效評價體系應(yīng)該能夠服務(wù)于企業(yè)IT管理，能夠幫助企業(yè)對信息系統(tǒng)進行合理的戰(zhàn)略定位，并在信息系統(tǒng)項目的立項、可行性研究、招投標、系統(tǒng)規(guī)劃、技術(shù)選行，項目驗收等階段給出有力的決策依據(jù)，能夠綜合權(quán)衡財務(wù)上的實施可能性，應(yīng)用方面的合理性和有效性，并能夠通過持續(xù)的評價進行有效的過程控制，從而對信息系統(tǒng)投資實施持續(xù)的過程管理和評價，保障信息系統(tǒng)投資的實際投放和效益反饋。

秦皇島華瀛磷酸有限公司通過一年多在企業(yè)管理實踐中深度應(yīng)用勤哲EXCEL服務(wù)器開發(fā)自己的管理系統(tǒng)，感受到了軟件業(yè)創(chuàng)新帶來的巨大好處，信息化平臺建設(shè)可以真正的和企業(yè)自身的管理完美融合了，平臺上體現(xiàn)的真正是企業(yè)自己的管理思想。

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