勤哲Excel服務(wù)器做印刷行業(yè)管理系統(tǒng)

如今，在互聯(lián)網(wǎng)、移動互聯(lián)網(wǎng)的助推下，傳統(tǒng)飲印刷行業(yè)正在遭遇越來越強烈的轉(zhuǎn)型沖擊，印刷企業(yè)要真正完成轉(zhuǎn)型，除了提升生產(chǎn)裝備的先進性，更亟需從精細化管理著手，加速IT工具與企業(yè)經(jīng)營管理的充分融合。再加上注重快捷性、時效性，集制造與服務(wù)于一身的行業(yè)特性，傳統(tǒng)印刷企業(yè)的物料需求特別廣，紙張、油墨等原料品種繁多，并且印刷工序復(fù)雜，往往是邊生產(chǎn)邊確認(rèn)邊上物料，就對印刷企業(yè)生產(chǎn)運營各關(guān)鍵環(huán)節(jié)的管理提出了很高的要求。

業(yè)界專家分析指出，印刷類企業(yè)所承接的單子有著其他行業(yè)完全不同的特點，幾乎每個單子之間都有不同的地方，既不是先生產(chǎn)后推銷，也不是來訂單按圖紙生產(chǎn)銷售的過程，作為一個非常基礎(chǔ)的傳統(tǒng)的加工行業(yè)，印刷企業(yè)每天幾乎要承接幾十個不同的單子，每個單子不同的報價，不同的合同，不同的工單，在使用紙質(zhì)管理媒介的過程中很容易出現(xiàn)各類錯誤遺漏，甚至出現(xiàn)合同錯誤造成的損失，為使合同不再出現(xiàn)可能出現(xiàn)的各類專業(yè)性錯誤，讓業(yè)務(wù)下單人員思考過的問題延續(xù)到后來所有環(huán)節(jié)，也為了業(yè)務(wù)人員能快捷準(zhǔn)確的下單，需要借助信息化手段對印刷合同進行大量防錯限制，這樣在未來就永遠不會出現(xiàn)同樣的錯誤。

作為專業(yè)的信息化管理軟件，勤哲Excel服務(wù)器在信息化集成方面有著獨特優(yōu)勢。作為該軟件的受益企業(yè)，湖北襄陽創(chuàng)爾深美彩印包裝有限公司負責(zé)人說道，公司從 2008年開始為更好的管理，不斷的尋找研究各種印刷管理類的 ERP軟件，也試用了不少版本，但一直覺得無法滿足公司的要求，因為其軟件無法為公司進行調(diào)整，只能公司適應(yīng)軟件的要求，但這樣的適應(yīng)勢必會要進行巨大的調(diào)整和成本的增加，而且也深知未必會有好的結(jié)果，因為軟件可能不適應(yīng)公司而造成使用的麻煩和禁錮，也會使得軟件的生命期并不長久。

而在不斷探索對比的過程中，公司接觸到了勤哲 Excel 服務(wù)器，該軟件能夠完全由自己去編輯的功能非常的完美，同時，公司各個領(lǐng)導(dǎo)熟悉各個印刷環(huán)節(jié)的同時具備喜歡研究的性格特點，以前就創(chuàng)造過由 excel完成的報價軟件，公司所有的人員也都在使用，反映也非常好。為了配合公司的管理，公司引進了勤哲 Excel 服務(wù)器，經(jīng)過近 5年的不斷完善修改補充，已經(jīng)將該系統(tǒng)的應(yīng)用覆蓋到下單、開單、應(yīng)收應(yīng)付、出貨管理，客戶管理，機臺統(tǒng)計等各個領(lǐng)域中，無論哪個部門需要什么數(shù)據(jù)和需求，都能及時的進行調(diào)整和補充。

據(jù)介紹，湖北襄陽創(chuàng)爾深美彩印包裝有限公司成立于 1999年，經(jīng)過十多年的發(fā)展。目前為商務(wù)印刷為主，包裝為輔，加工客戶為主，直接客戶為輔的印刷企業(yè)，為鄂西北地區(qū)最大的民營印刷企業(yè)，員工近百人，有八開四色，海德堡四開四色，小森對開四色，及單色打碼印刷機，產(chǎn)品涉及到商務(wù)印品，包裝及黑白類印品，具備從設(shè)計到制版印刷及印后一條龍服務(wù)的能力。湖北襄陽創(chuàng)爾深美彩印包裝有限公司負責(zé)人表示，勤哲 Excel 服務(wù)器不僅支持自主定制，它還能夠讓管理者及時的在系統(tǒng)中補充相關(guān)的內(nèi)容，做到了依據(jù)需求來及時修改補充 ERP的目的，這也是勤哲 Excel 服務(wù)器最大的特色。

下面，筆者僅就流程管理方面，闡述一下使用勤哲 Excel 服務(wù)器系統(tǒng)(以下簡稱 ES 系統(tǒng))的一點心得。

在合同中，湖北襄陽創(chuàng)爾深美彩印包裝有限公司目前針對公司所承接業(yè)務(wù)的特點進行了 16項自動錯誤檢查，下合同時，合同會自動檢查，只要出現(xiàn)一項錯誤，合同會自動提示出現(xiàn)了哪類錯誤，如果不修改相關(guān)錯誤，合同則無法保存。

舉例如下：下單時印色是 X+0與輸入的印刷方式不吻合，自動報錯，

下單時輸入的機型如對開， 4開， 8開，與輸入的放數(shù)開度不吻合，自動報錯;下單時沒輸入報價時考慮過的紙張噸價，自動報錯，(因為噸價對審核成本時有重大意義);下單時沒輸入印刷套數(shù)時，自動報錯;下單時輸入的開料尺寸與相應(yīng)的機型不吻合時自動報錯，比如上 4開機卻寫個對開開料尺寸，比如開料尺寸大于四開機最大開料尺寸等等。

下單時，如果是黑白類產(chǎn)品，要求輸入顏色種類，否則自動報錯;下單時，如果是手提袋，要求同時輸入繩子的顏色種類，否則自動報錯;下單時，如果是畫冊，要求輸入每套版的拼版 P數(shù)，便于拼版部來拼版，否則自動報錯下單時，如果是膠訂類畫冊，要求必須寫畫冊厚度，否則自動報錯不能存;下單時，如果是 300克以上，要求不能上四開機，否則自動報錯不能存;同時還增加了十幾項提示，可以存的提示，以便業(yè)務(wù)人員及時發(fā)現(xiàn)自己可能的錯誤。

總之，湖北襄陽創(chuàng)爾深美彩印包裝有限公司是印刷行業(yè)經(jīng)手業(yè)務(wù)比較復(fù)雜的那種，商務(wù)單張畫冊有，黑白聯(lián)單單本有，包裝瓦楞的也有，不像有的廠經(jīng)手的業(yè)務(wù)比較單一，為了適應(yīng)這所有的情況，目前勤哲Excel服務(wù)器的下單模板基本也滿足了所有的情況，同時，勤哲Excel服務(wù)器對各類可能出現(xiàn)的錯誤進行了大量的提示和約束，把出錯率降低到 0狀態(tài)。

湖北襄陽創(chuàng)爾深美彩印包裝有限公司負責(zé)人說，很多所謂的專業(yè)印刷 ERP，我研究過，下單模板都很簡單，就像廣告公司的合同，而把所有的可能出現(xiàn)的錯誤讓后一步的人去思索，去承擔(dān)，這是思維上的浪費，也是程序上的無奈，我的目標(biāo)是上一步人員思考過的問題只要對下一步有意義，就會在模板中得以體現(xiàn)，上一步的疏忽可能會對下一步造成的問題，就在上一步的模板中限制提示來解決，不能讓下一步的人在繁忙的工作中還去思考，還去琢磨，浪費精力，人也容易焦躁，目前公司利用勤哲Excel服務(wù)器基本解決了這個問題。

合同模板如圖：

作為非印刷行業(yè)的人員看到這樣的模板，當(dāng)然是顯得很復(fù)雜的，但作為同行來看的話，這樣的合同是非常完善的，業(yè)務(wù)人員所做的每步思考將極大的在合同上得到反映，比如如何拼版，比如如何開料，比如上什么機型，比如那種印刷方式，這些業(yè)務(wù)人員的思考過程將直接指導(dǎo)拼版部和開單部的工作，下面兩個部門的人不需要再去重復(fù)思考，不用再去咨詢，不會發(fā)生思考的不一樣而扯皮，甚至可以及時發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)人員的錯誤。

湖北襄陽創(chuàng)爾深美彩印包裝有限公司負責(zé)人表示，印刷行業(yè)是最容易出錯的一個行業(yè)，在這個行業(yè)工作過的人就深知這個弊端，我記得我在深圳一家非常大型的印刷廠打工時，公司到處貼的一個標(biāo)語是“不在我手中出錯”，可見容易出錯是造成員工累，效率低，易扯皮的直接原因，自從引進了勤哲 Excel 服務(wù)器系統(tǒng)，自從在合同模板中進行大量的不能存提示和可以存提示后，因為合同而造成的損失幾乎降為 0，也使得下面流程的人員更加便捷更加輕松的高效率的工作。

如圖：

如圖

當(dāng)然，這個合同模板還有大量其他的特點，

比如便于審核部自動導(dǎo)入工單來審核成本。

比如審核后，如果業(yè)務(wù)人員修改合同金額就自動進入審核部的工作視野

比如能自動提示業(yè)務(wù)人員下合同時的全開數(shù)和正數(shù)，

總之，源頭越嚴(yán)格，越完善，下面的部門出錯的幾率就更小更便捷，

作為模板設(shè)計者深深的把握這個原則。

同時，為了減輕業(yè)務(wù)人員的每天繁忙的工作量，因為他們要大量的接待網(wǎng)上 QQ的報價，眾多的廣告公司設(shè)計公司都是印刷廠的客戶，每天的報價都非常的繁忙，為了他們能更快捷的下合同，模板制作者戴軍，大量采用了便捷的方式，

比如輸入原來合同的后五位和年份就能自動導(dǎo)入原來合同的絕大部分需要的內(nèi)容。便于有的客戶對原來的合同重新下單。

如圖：

比如用下拉菜單選擇一些快捷方式，能自動填寫部分內(nèi)容，如圖：

合同下完后，通過打印機打印出來，形成紙質(zhì)合同，此紙質(zhì)合同只在拼版部和開單部流動，到開單部截止，無需保留。

業(yè)務(wù)人員打印后，客戶文件接收后，紙質(zhì)合同交與拼版部，拼版部人員無需進入系統(tǒng)，手持合同進行拼版，拼版后，紙質(zhì)合同由拼版人員交與開單部，開單部只需要在工單模板中，輸入合同編號的后 5位數(shù)既可以進行開單工作。

下面我們看看開單部的工作模板。

開單部因為合同的完善，也使得開單部的工作快捷準(zhǔn)確，很少出錯，

很多市場上的印刷類 ERP都是合同非常簡單，但我覺得那樣使得業(yè)務(wù)工作人員的思考失去了價值，使得后面開單部和拼版部的人員還得進行二次思考，而二次思考出現(xiàn)的錯誤是很容易的，扯皮的現(xiàn)象更是經(jīng)常會發(fā)生。

現(xiàn)在簡單了，開單部輸入合同編號，就可以得到合同中的全部數(shù)據(jù)，同時為了開單部第二次對合同進行檢查，我設(shè)置了部分重要數(shù)據(jù)，需要開單人還是手工輸入一遍，如果輸入的跟合同不吻合，會提示。二次輸入部分重要數(shù)據(jù)的過程是增加一次檢查的過程。以便把錯誤率降為 0，如果輸入得不對，工單也會自動提示，不用擔(dān)心因為輸入手誤而造成損失。

一個合同，不可能就一個工單，

在這里，我設(shè)置的是一種印刷版式就在合同中體現(xiàn)為一行。

最多為 5行，經(jīng)過多年經(jīng)驗，我公司經(jīng)手的再復(fù)雜的印刷單子，不會超過 5種印刷方式，也就是說不會超過 5個工單，這里提供的例子，是個畫冊，既有彩頁，也有黑白內(nèi)容，每一行就會對應(yīng)一個工單，

開工單時，開單人員只需輸入合同編號和行數(shù)即可獲得需要的內(nèi)容

如圖：

工單上也會自動顯示此合同共有三個工單，

這樣的好處是為了機臺人員能便捷的知道哪些紙用什么印刷方式。

不會造成混亂的結(jié)果。這也是在外地工作過的機臺工作人員對我公司工單有良好反映的原因，認(rèn)為我公司工單準(zhǔn)確，表達整體，無需疑問顧慮。便于自己工作也便于自己主動去發(fā)現(xiàn)可能的錯誤。

小結(jié)：

在傳統(tǒng)印刷產(chǎn)業(yè)越來越深的陷入轉(zhuǎn)型泥潭的當(dāng)下，很多企業(yè)選擇用信息化技術(shù)構(gòu)筑起競爭的碉堡，湖北襄陽創(chuàng)爾深美彩印包裝有限公司充當(dāng)了行業(yè)的智者，用信息化謀局企業(yè)的變革，利用勤哲Excel服務(wù)器軟件提升運營效能。

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