8Manage PM：項目總是延期！企業(yè)應(yīng)該如何管？

隨著項目管理在企業(yè)中的廣泛應(yīng)用，它對于企業(yè)內(nèi)部效率以及經(jīng)濟效益的提升扮演著越來越重要的角色。有調(diào)查分析顯示，使用軟件輔助管理項目的企業(yè)中，項目可以順利驗收的比率是92.5%，而不使用軟件管理的，項目成功率只有72.7%。保質(zhì)保量按時完成項目是每個項目管理者最基本的目標(biāo)，但在實際項目開展工作中，類似以下情況導(dǎo)致工期延時的例子比比皆是。企業(yè)應(yīng)該怎樣做才能使項目如期按質(zhì)按量完成?

小李是某小公司的項目經(jīng)理，前段時間公司在籌備一個內(nèi)部項目，項目正式實施后被公司任命為項目經(jīng)理。但使小李感到無奈的是：其他職能部門的經(jīng)理雖然為該項目安排了時間和人手，但他們同時也忙于其他項目，而且部分經(jīng)理有時需要使用同樣的項目資源。

項目進度已經(jīng)落后預(yù)期一個月，但還沒有成型的單元完成，公司管理層對項目拖期問題很關(guān)注，同時對項目的需求也時不時有變動，小李不得不花大量時間解釋存在的問題和補救計劃。

由于是公司內(nèi)部臨時組建的團隊，團隊成員間并不熟悉，相互交流較少，很多時候項目的準(zhǔn)確信息不能及時同步到團隊內(nèi)部，同一個問題甚至被反復(fù)詢問，耽誤了不少時間。

三個月后，項目仍然沒有大的進展，當(dāng)項目進度嚴(yán)重延期時，小李更是被告知要在一天內(nèi)重新規(guī)劃項目……

毋庸置疑，項目失控了，項目時間大大延長，但沒有適當(dāng)?shù)捻椖抗芾砹鞒毯凸ぞ?，?jīng)理們重復(fù)犯同樣的錯誤，團隊成員都感到筋疲力盡。最終，項目在超期半年之后，以預(yù)計費用的180%完成!

小李碰到的問題，相信很多項目經(jīng)理都曾經(jīng)遇到過，究其原因，主要是：

1、對項目需求把握不全面，隨意增加或更改

2、對關(guān)鍵資源及關(guān)鍵依賴缺乏監(jiān)管

3、團隊間溝通不暢，獲知的信息不對稱

在項目管理過程中，最忌諱的是項目不斷延期。長期延期會令項目組成員對項目喪失信心，資源成本浪費就不提了，更嚴(yán)重的甚至?xí)?dǎo)致項目失敗。因此，做好項目管理十分必要。

1、當(dāng)項目需求發(fā)生變更

很多時候，我們前期準(zhǔn)備計劃工作做好了，滿懷信心準(zhǔn)備按照計劃來做的時候，總會有各種需求變更打斷我們。

最怕的就是項目進入收尾階段了，才提出需求要改，對于整個項目、整個項目團隊成員來說，都是非常影響的嚴(yán)重打擊。最后硬著頭皮按照新的需求改了，但項目延期卻不可避免了。

解決方法：

如果在項目進行過程中要進行需求變更，需要盡量在前期提出。在項目管理的過程中，當(dāng)前期的需求和計劃都確定后，項目經(jīng)理不能只顧著進度追蹤，也要階段性地和需求方多溝通，讓他們及時反饋意見。

實在不能避免在項目實施過程中變更需求的，要建立起變更審批流程。比如在8Manage PM項目管理軟件的變更管理中，團隊成員有需求變更的，明確好負責(zé)人、嚴(yán)重性等信息，然后提交變更請求。變更請求提交給審批人進行審批，在審批通過后，負責(zé)人才能進行下一步的操作。同時，8Manage PM將會發(fā)送通知郵件給所有相關(guān)的用戶。

2、當(dāng)關(guān)鍵資源及關(guān)鍵依賴監(jiān)管不力

項目開始實施后其實并不會按照原計劃一一順利進行。有時候是領(lǐng)導(dǎo)方面的原因，比如領(lǐng)導(dǎo)并不清楚具體的項目，也不知道項目的輕重緩急，優(yōu)先讓做別的項目，有時又催得緊導(dǎo)致項目質(zhì)量出現(xiàn)差錯不得不重新來過。

有時候是團隊成員不清楚每個項目的具體內(nèi)容與實施流程，還有就是對項目資源分配及使用情況不了解，包括人力、物力等，不能及時發(fā)現(xiàn)異常并處理，導(dǎo)致具體實施的時候問題多多，最后不得不拖延項目進度。

解決方法：

項目實施前，既要考慮團隊內(nèi)部希望的特殊順序和優(yōu)先邏輯關(guān)系，也要考慮內(nèi)部與外部、外部與外部的各種依賴關(guān)系，以及為完成項目所要做的一些相關(guān)工作，例如在最終的硬件環(huán)境中進行軟件測試等工作。

確定好關(guān)鍵時間節(jié)點與里程碑點。里程碑是指項目中關(guān)鍵的事件及關(guān)鍵的目標(biāo)時間，是項目成功的重要因素。比如在開發(fā)項目中可以將需求的最終確認、產(chǎn)品移交等關(guān)鍵任務(wù)作為項目的里程碑。

同時把控好關(guān)鍵節(jié)點的流程進度，關(guān)鍵節(jié)點要責(zé)任到人，監(jiān)督好進度的執(zhí)行狀況。

作為項目經(jīng)理，你不可能每時每刻都跟蹤每位成員的活動，這時候，可以借助管理軟件來實現(xiàn)。

8Manage PM中的“資源跟蹤矩陣”和“項目資源概覽”可以幫項目經(jīng)理發(fā)現(xiàn)資源的過度分配和資源不足，及時作出反應(yīng)。系統(tǒng)會自動根據(jù)項目計劃分析關(guān)鍵路徑，對關(guān)鍵路徑上的活動進行標(biāo)識，方便項目經(jīng)理持續(xù)監(jiān)控活動進度。

3、當(dāng)團隊間獲知信息不對稱

前期計劃準(zhǔn)備妥當(dāng)，與領(lǐng)導(dǎo)溝通好了，團隊成員也知道了計劃，項目需求也確定不再變更了，本以為項目可以好好按照計劃實施了，卻沒想到臨時組建的團隊內(nèi)部出了問題!

解決方法：

在項目管理的活動中，我們都有可能碰到尚未定義好的問題，溝通必不可少。

針對“問題”和“問題”的溝通、管理，8Manage在很多模塊都內(nèi)置了“問題”功能，例如：PMO、項目、活動、可交付成果、依賴等當(dāng)中。問題功能不但能幫助項目團隊記錄和討論，還能幫助跟進問題的解決和轉(zhuǎn)化，以及問題和其它項目工作的關(guān)聯(lián)。比如，項目下有討論功能，針對項目某個主題發(fā)起討論，項目組成員可加入討論，討論的內(nèi)容會保存下來。系統(tǒng)也有即時通訊功能，溝通時可以發(fā)送文件。

在8Manage系統(tǒng)中，每新建一個項目，都會建一個文檔庫，所有文檔資源統(tǒng)一存放，供團隊成員共享。

以上就是導(dǎo)致項目拖延最常見的三種原因分析。當(dāng)你一旦感覺項目拖延或者已經(jīng)拖延，首先想想會不會是這三個方面出了問題，趕緊解決。或者做項目之前先考慮好這三個方面， 從開始就針對性的預(yù)防，讓你的項目不再拖延。

現(xiàn)在，項目管理軟件8Manage正被廣泛地應(yīng)用于各類項目管理工作中，尤其是它清晰的工作臺展示，自動化的數(shù)據(jù)傳遞，智能化的數(shù)據(jù)分析，在項目管理上更顯得方便、靈活、高效。人力有限不能顧及時，不妨考慮用管理軟件助你一臂之力。

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