8Manage PM：項(xiàng)目總是延期！企業(yè)應(yīng)該如何管？

隨著項(xiàng)目管理在企業(yè)中的廣泛應(yīng)用，它對于企業(yè)內(nèi)部效率以及經(jīng)濟(jì)效益的提升扮演著越來越重要的角色。有調(diào)查分析顯示，使用軟件輔助管理項(xiàng)目的企業(yè)中，項(xiàng)目可以順利驗(yàn)收的比率是92.5%，而不使用軟件管理的，項(xiàng)目成功率只有72.7%。保質(zhì)保量按時(shí)完成項(xiàng)目是每個(gè)項(xiàng)目管理者最基本的目標(biāo)，但在實(shí)際項(xiàng)目開展工作中，類似以下情況導(dǎo)致工期延時(shí)的例子比比皆是。企業(yè)應(yīng)該怎樣做才能使項(xiàng)目如期按質(zhì)按量完成?

小李是某小公司的項(xiàng)目經(jīng)理，前段時(shí)間公司在籌備一個(gè)內(nèi)部項(xiàng)目，項(xiàng)目正式實(shí)施后被公司任命為項(xiàng)目經(jīng)理。但使小李感到無奈的是：其他職能部門的經(jīng)理雖然為該項(xiàng)目安排了時(shí)間和人手，但他們同時(shí)也忙于其他項(xiàng)目，而且部分經(jīng)理有時(shí)需要使用同樣的項(xiàng)目資源。

項(xiàng)目進(jìn)度已經(jīng)落后預(yù)期一個(gè)月，但還沒有成型的單元完成，公司管理層對項(xiàng)目拖期問題很關(guān)注，同時(shí)對項(xiàng)目的需求也時(shí)不時(shí)有變動(dòng)，小李不得不花大量時(shí)間解釋存在的問題和補(bǔ)救計(jì)劃。

由于是公司內(nèi)部臨時(shí)組建的團(tuán)隊(duì)，團(tuán)隊(duì)成員間并不熟悉，相互交流較少，很多時(shí)候項(xiàng)目的準(zhǔn)確信息不能及時(shí)同步到團(tuán)隊(duì)內(nèi)部，同一個(gè)問題甚至被反復(fù)詢問，耽誤了不少時(shí)間。

三個(gè)月后，項(xiàng)目仍然沒有大的進(jìn)展，當(dāng)項(xiàng)目進(jìn)度嚴(yán)重延期時(shí)，小李更是被告知要在一天內(nèi)重新規(guī)劃項(xiàng)目……

毋庸置疑，項(xiàng)目失控了，項(xiàng)目時(shí)間大大延長，但沒有適當(dāng)?shù)捻?xiàng)目管理流程和工具，經(jīng)理們重復(fù)犯同樣的錯(cuò)誤，團(tuán)隊(duì)成員都感到筋疲力盡。最終，項(xiàng)目在超期半年之后，以預(yù)計(jì)費(fèi)用的180%完成!

小李碰到的問題，相信很多項(xiàng)目經(jīng)理都曾經(jīng)遇到過，究其原因，主要是：

1、對項(xiàng)目需求把握不全面，隨意增加或更改

2、對關(guān)鍵資源及關(guān)鍵依賴缺乏監(jiān)管

3、團(tuán)隊(duì)間溝通不暢，獲知的信息不對稱

在項(xiàng)目管理過程中，最忌諱的是項(xiàng)目不斷延期。長期延期會(huì)令項(xiàng)目組成員對項(xiàng)目喪失信心，資源成本浪費(fèi)就不提了，更嚴(yán)重的甚至?xí)?dǎo)致項(xiàng)目失敗。因此，做好項(xiàng)目管理十分必要。

1、當(dāng)項(xiàng)目需求發(fā)生變更

很多時(shí)候，我們前期準(zhǔn)備計(jì)劃工作做好了，滿懷信心準(zhǔn)備按照計(jì)劃來做的時(shí)候，總會(huì)有各種需求變更打斷我們。

最怕的就是項(xiàng)目進(jìn)入收尾階段了，才提出需求要改，對于整個(gè)項(xiàng)目、整個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員來說，都是非常影響的嚴(yán)重打擊。最后硬著頭皮按照新的需求改了，但項(xiàng)目延期卻不可避免了。

解決方法：

如果在項(xiàng)目進(jìn)行過程中要進(jìn)行需求變更，需要盡量在前期提出。在項(xiàng)目管理的過程中，當(dāng)前期的需求和計(jì)劃都確定后，項(xiàng)目經(jīng)理不能只顧著進(jìn)度追蹤，也要階段性地和需求方多溝通，讓他們及時(shí)反饋意見。

實(shí)在不能避免在項(xiàng)目實(shí)施過程中變更需求的，要建立起變更審批流程。比如在8Manage PM項(xiàng)目管理軟件的變更管理中，團(tuán)隊(duì)成員有需求變更的，明確好負(fù)責(zé)人、嚴(yán)重性等信息，然后提交變更請求。變更請求提交給審批人進(jìn)行審批，在審批通過后，負(fù)責(zé)人才能進(jìn)行下一步的操作。同時(shí)，8Manage PM將會(huì)發(fā)送通知郵件給所有相關(guān)的用戶。

2、當(dāng)關(guān)鍵資源及關(guān)鍵依賴監(jiān)管不力

項(xiàng)目開始實(shí)施后其實(shí)并不會(huì)按照原計(jì)劃一一順利進(jìn)行。有時(shí)候是領(lǐng)導(dǎo)方面的原因，比如領(lǐng)導(dǎo)并不清楚具體的項(xiàng)目，也不知道項(xiàng)目的輕重緩急，優(yōu)先讓做別的項(xiàng)目，有時(shí)又催得緊導(dǎo)致項(xiàng)目質(zhì)量出現(xiàn)差錯(cuò)不得不重新來過。

有時(shí)候是團(tuán)隊(duì)成員不清楚每個(gè)項(xiàng)目的具體內(nèi)容與實(shí)施流程，還有就是對項(xiàng)目資源分配及使用情況不了解，包括人力、物力等，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常并處理，導(dǎo)致具體實(shí)施的時(shí)候問題多多，最后不得不拖延項(xiàng)目進(jìn)度。

解決方法：

項(xiàng)目實(shí)施前，既要考慮團(tuán)隊(duì)內(nèi)部希望的特殊順序和優(yōu)先邏輯關(guān)系，也要考慮內(nèi)部與外部、外部與外部的各種依賴關(guān)系，以及為完成項(xiàng)目所要做的一些相關(guān)工作，例如在最終的硬件環(huán)境中進(jìn)行軟件測試等工作。

確定好關(guān)鍵時(shí)間節(jié)點(diǎn)與里程碑點(diǎn)。里程碑是指項(xiàng)目中關(guān)鍵的事件及關(guān)鍵的目標(biāo)時(shí)間，是項(xiàng)目成功的重要因素。比如在開發(fā)項(xiàng)目中可以將需求的最終確認(rèn)、產(chǎn)品移交等關(guān)鍵任務(wù)作為項(xiàng)目的里程碑。

同時(shí)把控好關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的流程進(jìn)度，關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)要責(zé)任到人，監(jiān)督好進(jìn)度的執(zhí)行狀況。

作為項(xiàng)目經(jīng)理，你不可能每時(shí)每刻都跟蹤每位成員的活動(dòng)，這時(shí)候，可以借助管理軟件來實(shí)現(xiàn)。

8Manage PM中的“資源跟蹤矩陣”和“項(xiàng)目資源概覽”可以幫項(xiàng)目經(jīng)理發(fā)現(xiàn)資源的過度分配和資源不足，及時(shí)作出反應(yīng)。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)根據(jù)項(xiàng)目計(jì)劃分析關(guān)鍵路徑，對關(guān)鍵路徑上的活動(dòng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，方便項(xiàng)目經(jīng)理持續(xù)監(jiān)控活動(dòng)進(jìn)度。

3、當(dāng)團(tuán)隊(duì)間獲知信息不對稱

前期計(jì)劃準(zhǔn)備妥當(dāng)，與領(lǐng)導(dǎo)溝通好了，團(tuán)隊(duì)成員也知道了計(jì)劃，項(xiàng)目需求也確定不再變更了，本以為項(xiàng)目可以好好按照計(jì)劃實(shí)施了，卻沒想到臨時(shí)組建的團(tuán)隊(duì)內(nèi)部出了問題!

解決方法：

在項(xiàng)目管理的活動(dòng)中，我們都有可能碰到尚未定義好的問題，溝通必不可少。

針對“問題”和“問題”的溝通、管理，8Manage在很多模塊都內(nèi)置了“問題”功能，例如：PMO、項(xiàng)目、活動(dòng)、可交付成果、依賴等當(dāng)中。問題功能不但能幫助項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)記錄和討論，還能幫助跟進(jìn)問題的解決和轉(zhuǎn)化，以及問題和其它項(xiàng)目工作的關(guān)聯(lián)。比如，項(xiàng)目下有討論功能，針對項(xiàng)目某個(gè)主題發(fā)起討論，項(xiàng)目組成員可加入討論，討論的內(nèi)容會(huì)保存下來。系統(tǒng)也有即時(shí)通訊功能，溝通時(shí)可以發(fā)送文件。

在8Manage系統(tǒng)中，每新建一個(gè)項(xiàng)目，都會(huì)建一個(gè)文檔庫，所有文檔資源統(tǒng)一存放，供團(tuán)隊(duì)成員共享。

以上就是導(dǎo)致項(xiàng)目拖延最常見的三種原因分析。當(dāng)你一旦感覺項(xiàng)目拖延或者已經(jīng)拖延，首先想想會(huì)不會(huì)是這三個(gè)方面出了問題，趕緊解決。或者做項(xiàng)目之前先考慮好這三個(gè)方面， 從開始就針對性的預(yù)防，讓你的項(xiàng)目不再拖延。

現(xiàn)在，項(xiàng)目管理軟件8Manage正被廣泛地應(yīng)用于各類項(xiàng)目管理工作中，尤其是它清晰的工作臺(tái)展示，自動(dòng)化的數(shù)據(jù)傳遞，智能化的數(shù)據(jù)分析，在項(xiàng)目管理上更顯得方便、靈活、高效。人力有限不能顧及時(shí)，不妨考慮用管理軟件助你一臂之力。

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