信手書(shū)電子合同緣何屢獲巨頭青睞？

在經(jīng)過(guò)幾個(gè)月的電子合同使用后,2019年11月,科大訊飛特意為北京數(shù)字認(rèn)證股份有限公司(以下簡(jiǎn)稱“數(shù)字認(rèn)證”)送來(lái)錦旗,認(rèn)可其提供的電子合同服務(wù),實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)全流程線上化,大大降低了文件簽署的管理成本,實(shí)現(xiàn)線上辦公的高效、安全運(yùn)營(yíng)。

隨著企業(yè)數(shù)字化管理的日益普及,騰訊、京東、萬(wàn)科、中國(guó)平安,以及國(guó)際巨頭瑪氏、Cat(卡特)融資等涵蓋電商、科技、金融、地產(chǎn)、消費(fèi)、租賃等領(lǐng)域的500強(qiáng)企業(yè),先后采用了數(shù)字認(rèn)證的信手書(shū)電子合同方案,讓電子合同成為企業(yè)在線管理必不可少的一環(huán)。

行業(yè)巨頭們的一舉一動(dòng)總是能撩撥業(yè)內(nèi)的神經(jīng),并激發(fā)市場(chǎng)的豐富聯(lián)想。隨著業(yè)內(nèi)巨頭紛紛上線電子合同,示范效應(yīng)逐漸釋放,關(guān)注創(chuàng)新變革的同行企業(yè)也再度明晰了數(shù)字化轉(zhuǎn)型的著力點(diǎn)——電子合同將是核心引擎。

互聯(lián)網(wǎng)巨頭,電子合同的極致體驗(yàn)

創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)的電商巨頭京東,全國(guó)范圍內(nèi)員工總數(shù)超過(guò)17萬(wàn)人,堪稱國(guó)內(nèi)雇員最多的互聯(lián)網(wǎng)公司。這使其面臨著頗為棘手的人資合同管理難題——每周數(shù)千人次的入職與續(xù)簽,給企業(yè)日常管理造成巨大的負(fù)擔(dān):一方面成本高,海量紙質(zhì)合同的管理、存儲(chǔ)頗費(fèi)周章;另一方面效率低,尤其面對(duì)異地簽署情況。

在嘗到了數(shù)字認(rèn)證為其提供的電子發(fā)票甜頭后,京東將總部員工勞動(dòng)合同的電子化改革,也交給了數(shù)字認(rèn)證。

數(shù)字認(rèn)證首期項(xiàng)目為京東總部員工提供了電子勞動(dòng)合同交付及合同檔案管理服務(wù),采取嚴(yán)格的實(shí)名認(rèn)證、數(shù)字證書(shū)憑證簽發(fā)、可靠電子簽名、人資合同證據(jù)保全歸檔,數(shù)萬(wàn)份電子版的勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、競(jìng)業(yè)協(xié)議等,可在10分鐘內(nèi)實(shí)現(xiàn)入職簽署、歸檔,全國(guó)員工也可實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域協(xié)同辦公。

此外,2018年京東發(fā)生一起基于電子勞動(dòng)合同的勞動(dòng)仲裁案例。在糾紛中,電子勞動(dòng)合同的合法性得到法律仲裁機(jī)構(gòu)的認(rèn)可。這一案例,從另一層面認(rèn)可了電子合同的合法、合規(guī)性,正是企業(yè)HR最為重視的一面。

騰訊作為另一家互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新巨頭,同樣面對(duì)著萬(wàn)名員工合同管理的痛點(diǎn)。數(shù)據(jù)顯示,截止今年六月份,騰訊共擁有5萬(wàn)多名員工,紙質(zhì)合同簽署周期長(zhǎng)、倉(cāng)儲(chǔ)管理壓力大等問(wèn)題層出不窮。因此,騰訊選擇與數(shù)字認(rèn)證合作,推動(dòng)企業(yè)合同電子化改革。數(shù)字認(rèn)證依據(jù)《電子簽名法》,以本地化部署的方式與騰訊聯(lián)合搭建了“騰訊集團(tuán)人力資源電子合同簽署平臺(tái)”,實(shí)現(xiàn)了騰訊人資合同線上全流程無(wú)紙化簽署,包括勞動(dòng)合同、勞務(wù)合同、健康申報(bào)、保密協(xié)議、競(jìng)業(yè)限制協(xié)議等人資業(yè)務(wù),全面實(shí)現(xiàn)了電子化。

據(jù)悉,初期項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)了3萬(wàn)余名員工的人資合同電子簽署,年簽署量近2萬(wàn)份,提高了勞動(dòng)合同的簽署效率,提升了員工的簽署體驗(yàn)。

專(zhuān)業(yè)從事智能語(yǔ)音及語(yǔ)言技術(shù)研究的科大訊飛,隨著AI的快速發(fā)展,飛增的合同管理問(wèn)題也亟需從線下轉(zhuǎn)到線上。因此,2019年6月,數(shù)字認(rèn)證將電子簽約功能嵌入OA流程,幫助科大訊飛搭建了“勞動(dòng)電子合同無(wú)紙化簽署平臺(tái)”,實(shí)現(xiàn)了PeopleSoft系統(tǒng)和電子檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)互通,員工入職只需數(shù)分鐘。人資業(yè)務(wù)全流程也實(shí)現(xiàn)了在線管理,包括入職、調(diào)動(dòng)、續(xù)簽、離職、績(jī)效確認(rèn)等簽約流程以及常規(guī)人事證明的開(kāi)具,保障了電子勞動(dòng)合同及相關(guān)人事證明的合法、合規(guī)性。

數(shù)字認(rèn)證的電子合同服務(wù)經(jīng)驗(yàn),可以列出一長(zhǎng)串的服務(wù)名單,但不同行業(yè)的需求,還是存在差別。

從線下到線上,跨國(guó)企業(yè)的無(wú)紙化辦公潮流

連年榮膺“卓越職場(chǎng)”稱號(hào)的快消品巨頭瑪氏,在提升工作環(huán)境和同事體驗(yàn)方面一直不遺余力。與許多大型企業(yè)一樣,同事數(shù)量多、分布廣,人資合同簽署的流程長(zhǎng)、效率低、成本高、管理難度大等問(wèn)題,一直是困擾瑪氏中國(guó)P&O(People & Organization)部門(mén)的業(yè)務(wù)痛點(diǎn),也是影響同事體驗(yàn)的瓶頸所在。

近日,瑪氏中國(guó)也采用了數(shù)字認(rèn)證的電子合同服務(wù),將勞動(dòng)合同的簽署從線下“搬”到線上,采用可靠電子簽名、時(shí)間戳等先進(jìn)技術(shù),實(shí)現(xiàn)勞動(dòng)合同、人資證明文件的在線簽署與無(wú)紙化管理,使人資合同的簽署過(guò)程更流暢、更便捷,實(shí)現(xiàn)技術(shù)創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)人力資源高效轉(zhuǎn)型。

這是繼2018年在招聘中引入AI應(yīng)用程序“iMars小助手”之后,瑪氏中國(guó)在人力資源領(lǐng)域引入的又一項(xiàng)創(chuàng)新應(yīng)用。

瑪氏中國(guó)認(rèn)為,與傳統(tǒng)紙質(zhì)合同簽署相比,電子合同的雙方簽字/蓋章確認(rèn)過(guò)程全部在線完成,降低人工干預(yù),更加透明陽(yáng)光。從合同審批到合同歸檔均無(wú)需快遞和掃描,實(shí)現(xiàn)了全流程電子化,無(wú)論是時(shí)間成本還是經(jīng)濟(jì)成本,都得到了很大程度的節(jié)約。跨地域蓋章、簽字免去快遞運(yùn)輸時(shí)間,人資合同的簽署在一天之內(nèi)即可輕松搞定,幫助同事從繁瑣與等待中解放出來(lái),大大提升了同事的合同簽署體驗(yàn)。

和瑪氏中國(guó)的人資管理面臨同樣痛點(diǎn)的文思海輝,已經(jīng)躋身為全球前三的技術(shù)研發(fā)服務(wù)提供商,擁有3萬(wàn)多名員工,分布在全球50多個(gè)國(guó)家、70多個(gè)城市,且每年有2萬(wàn)多名員工入職,1000+實(shí)體間流轉(zhuǎn),3000+員工續(xù)簽。由此帶來(lái)了諸多問(wèn)題,例如:異地簽署效率低,合同篡改風(fēng)險(xiǎn)高;其次,每年印刷、快遞、銷(xiāo)毀等費(fèi)用極高,給企業(yè)造成巨大的支出。

以技術(shù)咨詢和服務(wù)為主營(yíng)業(yè)務(wù)的文思海輝很關(guān)注電子合同的法律效力、技術(shù)的安全可靠,尤其是對(duì)服務(wù)商是否可以提供持續(xù)的服務(wù)格外看重。近年來(lái),隨著電子合同市場(chǎng)的爆發(fā),良莠不齊的服務(wù)商涌向市場(chǎng),有的服務(wù)商自身的存活期或許只有兩三年,也就談不上服務(wù)的穩(wěn)定性和安全性了。

在比較了市場(chǎng)上多家的電子合同服務(wù)商后,2018年,文思海輝選中了運(yùn)營(yíng)規(guī)范、技術(shù)合規(guī)、服務(wù)體系安全、服務(wù)可持續(xù)的數(shù)字認(rèn)證。數(shù)字認(rèn)證為文思海輝提供電子簽名全生命周期服務(wù),完成員工入職、離職、續(xù)簽、調(diào)動(dòng)等線上電子簽名業(yè)務(wù),確保員工信息真實(shí)性、保障電子文件的合法可信、內(nèi)容真實(shí)完整、責(zé)任可追溯。加蓋完電子公章的電子文檔同步到電子檔案管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)從簽署到歸檔的全程無(wú)紙化。

在這一合作框架下,文思海輝每年避免至少600萬(wàn)元的潛在損失,每年降低印刷、快遞、銷(xiāo)毀等成本超20萬(wàn)元,電子簽名讓文思海輝共享服務(wù)運(yùn)營(yíng)中心也由“功能型”向“體驗(yàn)型”轉(zhuǎn)變。

地產(chǎn)大佬們,如何玩轉(zhuǎn)電子合同

目前,中國(guó)房地產(chǎn)正在進(jìn)行一場(chǎng)“數(shù)字化”的革命,其中電子合同的建設(shè)發(fā)揮了關(guān)鍵性的作用。

2017年,萬(wàn)科聯(lián)合數(shù)字認(rèn)證推出了面向地產(chǎn)行業(yè)的“萬(wàn)翼簽統(tǒng)一電子簽章平臺(tái)”,成為地產(chǎn)業(yè)最先啟用電子合同的頭部企業(yè),并將電子簽平臺(tái)作為信息化建設(shè)基礎(chǔ)平臺(tái)之一,面向萬(wàn)科集團(tuán)及供應(yīng)商提供服務(wù)。截至目前,該平臺(tái)已實(shí)現(xiàn)采購(gòu)、管理、產(chǎn)值、付款、物業(yè)、維修單、勞務(wù)合同等近20種場(chǎng)景集成對(duì)接,引入供應(yīng)商超過(guò)4萬(wàn),每年電子合同簽署量高達(dá)20萬(wàn)份,每年節(jié)省超過(guò)500萬(wàn)元的紙張、打印和快遞成本,釋放合同管理人員6.8萬(wàn)小時(shí)的時(shí)間消耗。

每年SOHO中國(guó)光需要蓋章的紙質(zhì)合同就有1.5萬(wàn)份,而函件等更有10萬(wàn)多份。堆積如山的紙質(zhì)合同,不僅效率低,也非常容易遺失造成信息安全隱患。在數(shù)字認(rèn)證的幫助下,SOHO中國(guó)自2018年7月15日起,在房地產(chǎn)行業(yè)率先全面采用“電子簽章”的方式與供應(yīng)商、客戶等簽署合同,實(shí)現(xiàn)合同在線化簽章及留存,徹底告別“紙質(zhì)合同堆成山,蓋章蓋到手抽筋”的低效合同簽署時(shí)代,同時(shí)消除文件泄露與丟失隱患。

目前,恒大、融創(chuàng)、龍湖等大型房企業(yè)均選擇了數(shù)字認(rèn)證作為電子合同服務(wù)商,進(jìn)行合同簽署模式轉(zhuǎn)型。

改變始于第10萬(wàn)臺(tái)設(shè)備的融資合同

2019年9月,Cat(卡特)融資中國(guó)為客戶提供的第10萬(wàn)臺(tái)融資設(shè)備,這一里程碑的融資合同,通過(guò)電子文件簽署系統(tǒng)完成。

在第10萬(wàn)臺(tái)融資設(shè)備的簽約過(guò)程中,簽約客戶表示:“Cat融資的電子文件簽署系統(tǒng)是一個(gè)非常便捷高效的工具,能夠方便我們輕松地審閱、簽署和管理合同。”

給簽約客戶創(chuàng)造安全、便捷、高效工具的,正是數(shù)字認(rèn)證提供的電子文件簽署系統(tǒng),該系統(tǒng)采用電子簽名等密碼技術(shù),保障客戶簽出合法合規(guī)的融資電子合同。

2019年1月,Cat融資引入信手書(shū)電子合同服務(wù),全新升級(jí)了“Cat挖機(jī)互動(dòng)中心”平臺(tái),集電子發(fā)票、電子簽署、客戶在線系統(tǒng)及融資計(jì)算器等強(qiáng)大工具于一體。在“Cat挖機(jī)互動(dòng)中心”平臺(tái)上,Cat融資可以根據(jù)不同的交易類(lèi)型需求,手動(dòng)或自動(dòng)上傳文件,發(fā)送給客戶或者代理商進(jìn)行簽署和下載,為用戶提供更高效便捷的服務(wù)。

2004年Cat融資在中國(guó)成立第一家工程機(jī)械行業(yè)內(nèi)的外資融資租賃公司。由于Cat融資服務(wù)用戶眾多,設(shè)備融資合同數(shù)量龐大,用戶批量采購(gòu)一次就要簽十幾份文件,文件簽署一直是Cat融資及其用戶的痛點(diǎn)所在。

Cat融資選擇信手書(shū)電子合同,不僅考慮到于數(shù)字認(rèn)證的電子合同全流程業(yè)務(wù)交付能力,還看好數(shù)字認(rèn)證的行業(yè)信息化規(guī)劃、咨詢和服務(wù)經(jīng)驗(yàn)。

電子合同多場(chǎng)景應(yīng)用突飛猛進(jìn),硬核研發(fā)才是根本

當(dāng)國(guó)內(nèi)巨頭企業(yè)紛紛尋找各自匹配的電子合同服務(wù)商時(shí),資本市場(chǎng)也看到了電子合同的誘人前景,紛紛布局,由此催生出大量的電子合同服務(wù)商。

面對(duì)雨后春筍般出現(xiàn)的電子合同服務(wù)商,數(shù)字認(rèn)證總經(jīng)理林雪焰在接受媒體的多次專(zhuān)訪時(shí)強(qiáng)調(diào),電子合同服務(wù)核心是“信任”,需要長(zhǎng)期的品牌實(shí)力沉淀才能獲得認(rèn)可,數(shù)字認(rèn)證與競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的最大區(qū)別在于核心技術(shù)積累和創(chuàng)新能力。

林雪焰稱,數(shù)字認(rèn)證電子合同服務(wù)的硬核在于專(zhuān)業(yè)資質(zhì)、核心技術(shù)、交付能力、服務(wù)水準(zhǔn)等。為了讓市場(chǎng)看到自身價(jià)值,數(shù)字認(rèn)證采用的市場(chǎng)推廣策略,就是圍繞自己的硬核做文章——以核心密碼技術(shù)服務(wù)能力為基礎(chǔ),通過(guò)持續(xù)穩(wěn)定的運(yùn)營(yíng)能力,為客戶提供合法合規(guī)、安全可靠、隨需應(yīng)變的電子合同服務(wù)交付服務(wù)。

數(shù)字認(rèn)證的電子合同服務(wù)客戶聚焦在500強(qiáng)企業(yè),發(fā)展目標(biāo)是做行業(yè)第一,這個(gè)底氣則來(lái)自于其自主可控的技術(shù)實(shí)力和卓越的研發(fā)實(shí)力。數(shù)字認(rèn)證多次榮獲國(guó)家級(jí)重要榮譽(yù)、參與了110多項(xiàng)國(guó)家、行業(yè)及地方標(biāo)準(zhǔn)制定、60多項(xiàng)重大課題研究攻關(guān),通過(guò)持續(xù)的技術(shù)創(chuàng)新,形成了豐富的技術(shù)成果。如今,背靠政務(wù)行業(yè)傳統(tǒng)優(yōu)勢(shì),數(shù)字認(rèn)證在醫(yī)療、保險(xiǎn)、交通等行業(yè)推出了眾多基于電子簽名、電子合同的創(chuàng)新解決方案,以自身經(jīng)驗(yàn)賦能更多的行業(yè)發(fā)展,促進(jìn)整個(gè)產(chǎn)業(yè)的壯大。

保證每一份電子合同的合法性和安全性,讓每個(gè)企業(yè)放心使用自己的產(chǎn)品,數(shù)字認(rèn)證對(duì)自己的成長(zhǎng)提出更高的要求,一方面是縱深研發(fā)能力要引領(lǐng)趨勢(shì),深挖密碼技術(shù),讓電子合同的保密性、安全性、合規(guī)性底線牢不可破;另一方面在橫向的多場(chǎng)景應(yīng)用中,擴(kuò)展出更加完整的交付能力,提供給企業(yè)隨需應(yīng)變的服務(wù)。

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