信手書電子合同緣何屢獲巨頭青睞？

在經(jīng)過幾個月的電子合同使用后,2019年11月,科大訊飛特意為北京數(shù)字認(rèn)證股份有限公司(以下簡稱“數(shù)字認(rèn)證”)送來錦旗,認(rèn)可其提供的電子合同服務(wù),實現(xiàn)數(shù)據(jù)全流程線上化,大大降低了文件簽署的管理成本,實現(xiàn)線上辦公的高效、安全運營。

隨著企業(yè)數(shù)字化管理的日益普及,騰訊、京東、萬科、中國平安,以及國際巨頭瑪氏、Cat(卡特)融資等涵蓋電商、科技、金融、地產(chǎn)、消費、租賃等領(lǐng)域的500強企業(yè),先后采用了數(shù)字認(rèn)證的信手書電子合同方案,讓電子合同成為企業(yè)在線管理必不可少的一環(huán)。

行業(yè)巨頭們的一舉一動總是能撩撥業(yè)內(nèi)的神經(jīng),并激發(fā)市場的豐富聯(lián)想。隨著業(yè)內(nèi)巨頭紛紛上線電子合同,示范效應(yīng)逐漸釋放,關(guān)注創(chuàng)新變革的同行企業(yè)也再度明晰了數(shù)字化轉(zhuǎn)型的著力點——電子合同將是核心引擎。

互聯(lián)網(wǎng)巨頭,電子合同的極致體驗

創(chuàng)新驅(qū)動的電商巨頭京東,全國范圍內(nèi)員工總數(shù)超過17萬人,堪稱國內(nèi)雇員最多的互聯(lián)網(wǎng)公司。這使其面臨著頗為棘手的人資合同管理難題——每周數(shù)千人次的入職與續(xù)簽,給企業(yè)日常管理造成巨大的負(fù)擔(dān):一方面成本高,海量紙質(zhì)合同的管理、存儲頗費周章;另一方面效率低,尤其面對異地簽署情況。

在嘗到了數(shù)字認(rèn)證為其提供的電子發(fā)票甜頭后,京東將總部員工勞動合同的電子化改革,也交給了數(shù)字認(rèn)證。

數(shù)字認(rèn)證首期項目為京東總部員工提供了電子勞動合同交付及合同檔案管理服務(wù),采取嚴(yán)格的實名認(rèn)證、數(shù)字證書憑證簽發(fā)、可靠電子簽名、人資合同證據(jù)保全歸檔,數(shù)萬份電子版的勞動合同、保密協(xié)議、競業(yè)協(xié)議等,可在10分鐘內(nèi)實現(xiàn)入職簽署、歸檔,全國員工也可實現(xiàn)跨區(qū)域協(xié)同辦公。

此外,2018年京東發(fā)生一起基于電子勞動合同的勞動仲裁案例。在糾紛中,電子勞動合同的合法性得到法律仲裁機構(gòu)的認(rèn)可。這一案例,從另一層面認(rèn)可了電子合同的合法、合規(guī)性,正是企業(yè)HR最為重視的一面。

騰訊作為另一家互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新巨頭,同樣面對著萬名員工合同管理的痛點。數(shù)據(jù)顯示,截止今年六月份,騰訊共擁有5萬多名員工,紙質(zhì)合同簽署周期長、倉儲管理壓力大等問題層出不窮。因此,騰訊選擇與數(shù)字認(rèn)證合作,推動企業(yè)合同電子化改革。數(shù)字認(rèn)證依據(jù)《電子簽名法》,以本地化部署的方式與騰訊聯(lián)合搭建了“騰訊集團人力資源電子合同簽署平臺”,實現(xiàn)了騰訊人資合同線上全流程無紙化簽署,包括勞動合同、勞務(wù)合同、健康申報、保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議等人資業(yè)務(wù),全面實現(xiàn)了電子化。

據(jù)悉,初期項目實現(xiàn)了3萬余名員工的人資合同電子簽署,年簽署量近2萬份,提高了勞動合同的簽署效率,提升了員工的簽署體驗。

專業(yè)從事智能語音及語言技術(shù)研究的科大訊飛,隨著AI的快速發(fā)展,飛增的合同管理問題也亟需從線下轉(zhuǎn)到線上。因此,2019年6月,數(shù)字認(rèn)證將電子簽約功能嵌入OA流程,幫助科大訊飛搭建了“勞動電子合同無紙化簽署平臺”,實現(xiàn)了PeopleSoft系統(tǒng)和電子檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)互通,員工入職只需數(shù)分鐘。人資業(yè)務(wù)全流程也實現(xiàn)了在線管理,包括入職、調(diào)動、續(xù)簽、離職、績效確認(rèn)等簽約流程以及常規(guī)人事證明的開具,保障了電子勞動合同及相關(guān)人事證明的合法、合規(guī)性。

數(shù)字認(rèn)證的電子合同服務(wù)經(jīng)驗,可以列出一長串的服務(wù)名單,但不同行業(yè)的需求,還是存在差別。

從線下到線上,跨國企業(yè)的無紙化辦公潮流

連年榮膺“卓越職場”稱號的快消品巨頭瑪氏,在提升工作環(huán)境和同事體驗方面一直不遺余力。與許多大型企業(yè)一樣,同事數(shù)量多、分布廣,人資合同簽署的流程長、效率低、成本高、管理難度大等問題,一直是困擾瑪氏中國P&O(People & Organization)部門的業(yè)務(wù)痛點,也是影響同事體驗的瓶頸所在。

近日,瑪氏中國也采用了數(shù)字認(rèn)證的電子合同服務(wù),將勞動合同的簽署從線下“搬”到線上,采用可靠電子簽名、時間戳等先進技術(shù),實現(xiàn)勞動合同、人資證明文件的在線簽署與無紙化管理,使人資合同的簽署過程更流暢、更便捷,實現(xiàn)技術(shù)創(chuàng)新驅(qū)動人力資源高效轉(zhuǎn)型。

這是繼2018年在招聘中引入AI應(yīng)用程序“iMars小助手”之后,瑪氏中國在人力資源領(lǐng)域引入的又一項創(chuàng)新應(yīng)用。

瑪氏中國認(rèn)為,與傳統(tǒng)紙質(zhì)合同簽署相比,電子合同的雙方簽字/蓋章確認(rèn)過程全部在線完成,降低人工干預(yù),更加透明陽光。從合同審批到合同歸檔均無需快遞和掃描,實現(xiàn)了全流程電子化,無論是時間成本還是經(jīng)濟成本,都得到了很大程度的節(jié)約?？绲赜蛏w章、簽字免去快遞運輸時間,人資合同的簽署在一天之內(nèi)即可輕松搞定,幫助同事從繁瑣與等待中解放出來,大大提升了同事的合同簽署體驗。

和瑪氏中國的人資管理面臨同樣痛點的文思海輝,已經(jīng)躋身為全球前三的技術(shù)研發(fā)服務(wù)提供商,擁有3萬多名員工,分布在全球50多個國家、70多個城市,且每年有2萬多名員工入職,1000+實體間流轉(zhuǎn),3000+員工續(xù)簽。由此帶來了諸多問題,例如:異地簽署效率低,合同篡改風(fēng)險高;其次,每年印刷、快遞、銷毀等費用極高,給企業(yè)造成巨大的支出。

以技術(shù)咨詢和服務(wù)為主營業(yè)務(wù)的文思海輝很關(guān)注電子合同的法律效力、技術(shù)的安全可靠,尤其是對服務(wù)商是否可以提供持續(xù)的服務(wù)格外看重。近年來,隨著電子合同市場的爆發(fā),良莠不齊的服務(wù)商涌向市場,有的服務(wù)商自身的存活期或許只有兩三年,也就談不上服務(wù)的穩(wěn)定性和安全性了。

在比較了市場上多家的電子合同服務(wù)商后,2018年,文思海輝選中了運營規(guī)范、技術(shù)合規(guī)、服務(wù)體系安全、服務(wù)可持續(xù)的數(shù)字認(rèn)證。數(shù)字認(rèn)證為文思海輝提供電子簽名全生命周期服務(wù),完成員工入職、離職、續(xù)簽、調(diào)動等線上電子簽名業(yè)務(wù),確保員工信息真實性、保障電子文件的合法可信、內(nèi)容真實完整、責(zé)任可追溯。加蓋完電子公章的電子文檔同步到電子檔案管理系統(tǒng),實現(xiàn)從簽署到歸檔的全程無紙化。

在這一合作框架下,文思海輝每年避免至少600萬元的潛在損失,每年降低印刷、快遞、銷毀等成本超20萬元,電子簽名讓文思海輝共享服務(wù)運營中心也由“功能型”向“體驗型”轉(zhuǎn)變。

地產(chǎn)大佬們,如何玩轉(zhuǎn)電子合同

目前,中國房地產(chǎn)正在進行一場“數(shù)字化”的革命,其中電子合同的建設(shè)發(fā)揮了關(guān)鍵性的作用。

2017年,萬科聯(lián)合數(shù)字認(rèn)證推出了面向地產(chǎn)行業(yè)的“萬翼簽統(tǒng)一電子簽章平臺”,成為地產(chǎn)業(yè)最先啟用電子合同的頭部企業(yè),并將電子簽平臺作為信息化建設(shè)基礎(chǔ)平臺之一,面向萬科集團及供應(yīng)商提供服務(wù)。截至目前,該平臺已實現(xiàn)采購、管理、產(chǎn)值、付款、物業(yè)、維修單、勞務(wù)合同等近20種場景集成對接,引入供應(yīng)商超過4萬,每年電子合同簽署量高達20萬份,每年節(jié)省超過500萬元的紙張、打印和快遞成本,釋放合同管理人員6.8萬小時的時間消耗。

每年SOHO中國光需要蓋章的紙質(zhì)合同就有1.5萬份,而函件等更有10萬多份。堆積如山的紙質(zhì)合同,不僅效率低,也非常容易遺失造成信息安全隱患。在數(shù)字認(rèn)證的幫助下,SOHO中國自2018年7月15日起,在房地產(chǎn)行業(yè)率先全面采用“電子簽章”的方式與供應(yīng)商、客戶等簽署合同,實現(xiàn)合同在線化簽章及留存,徹底告別“紙質(zhì)合同堆成山,蓋章蓋到手抽筋”的低效合同簽署時代,同時消除文件泄露與丟失隱患。

目前,恒大、融創(chuàng)、龍湖等大型房企業(yè)均選擇了數(shù)字認(rèn)證作為電子合同服務(wù)商,進行合同簽署模式轉(zhuǎn)型。

改變始于第10萬臺設(shè)備的融資合同

2019年9月,Cat(卡特)融資中國為客戶提供的第10萬臺融資設(shè)備,這一里程碑的融資合同,通過電子文件簽署系統(tǒng)完成。

在第10萬臺融資設(shè)備的簽約過程中,簽約客戶表示:“Cat融資的電子文件簽署系統(tǒng)是一個非常便捷高效的工具,能夠方便我們輕松地審閱、簽署和管理合同?！?/p>

給簽約客戶創(chuàng)造安全、便捷、高效工具的,正是數(shù)字認(rèn)證提供的電子文件簽署系統(tǒng),該系統(tǒng)采用電子簽名等密碼技術(shù),保障客戶簽出合法合規(guī)的融資電子合同。

2019年1月,Cat融資引入信手書電子合同服務(wù),全新升級了“Cat挖機互動中心”平臺,集電子發(fā)票、電子簽署、客戶在線系統(tǒng)及融資計算器等強大工具于一體。在“Cat挖機互動中心”平臺上,Cat融資可以根據(jù)不同的交易類型需求,手動或自動上傳文件,發(fā)送給客戶或者代理商進行簽署和下載,為用戶提供更高效便捷的服務(wù)。

2004年Cat融資在中國成立第一家工程機械行業(yè)內(nèi)的外資融資租賃公司。由于Cat融資服務(wù)用戶眾多,設(shè)備融資合同數(shù)量龐大,用戶批量采購一次就要簽十幾份文件,文件簽署一直是Cat融資及其用戶的痛點所在。

Cat融資選擇信手書電子合同,不僅考慮到于數(shù)字認(rèn)證的電子合同全流程業(yè)務(wù)交付能力,還看好數(shù)字認(rèn)證的行業(yè)信息化規(guī)劃、咨詢和服務(wù)經(jīng)驗。

電子合同多場景應(yīng)用突飛猛進,硬核研發(fā)才是根本

當(dāng)國內(nèi)巨頭企業(yè)紛紛尋找各自匹配的電子合同服務(wù)商時,資本市場也看到了電子合同的誘人前景,紛紛布局,由此催生出大量的電子合同服務(wù)商。

面對雨后春筍般出現(xiàn)的電子合同服務(wù)商,數(shù)字認(rèn)證總經(jīng)理林雪焰在接受媒體的多次專訪時強調(diào),電子合同服務(wù)核心是“信任”,需要長期的品牌實力沉淀才能獲得認(rèn)可,數(shù)字認(rèn)證與競爭對手的最大區(qū)別在于核心技術(shù)積累和創(chuàng)新能力。

林雪焰稱,數(shù)字認(rèn)證電子合同服務(wù)的硬核在于專業(yè)資質(zhì)、核心技術(shù)、交付能力、服務(wù)水準(zhǔn)等。為了讓市場看到自身價值,數(shù)字認(rèn)證采用的市場推廣策略,就是圍繞自己的硬核做文章——以核心密碼技術(shù)服務(wù)能力為基礎(chǔ),通過持續(xù)穩(wěn)定的運營能力,為客戶提供合法合規(guī)、安全可靠、隨需應(yīng)變的電子合同服務(wù)交付服務(wù)。

數(shù)字認(rèn)證的電子合同服務(wù)客戶聚焦在500強企業(yè),發(fā)展目標(biāo)是做行業(yè)第一,這個底氣則來自于其自主可控的技術(shù)實力和卓越的研發(fā)實力。數(shù)字認(rèn)證多次榮獲國家級重要榮譽、參與了110多項國家、行業(yè)及地方標(biāo)準(zhǔn)制定、60多項重大課題研究攻關(guān),通過持續(xù)的技術(shù)創(chuàng)新,形成了豐富的技術(shù)成果。如今,背靠政務(wù)行業(yè)傳統(tǒng)優(yōu)勢,數(shù)字認(rèn)證在醫(yī)療、保險、交通等行業(yè)推出了眾多基于電子簽名、電子合同的創(chuàng)新解決方案,以自身經(jīng)驗賦能更多的行業(yè)發(fā)展,促進整個產(chǎn)業(yè)的壯大。

保證每一份電子合同的合法性和安全性,讓每個企業(yè)放心使用自己的產(chǎn)品,數(shù)字認(rèn)證對自己的成長提出更高的要求,一方面是縱深研發(fā)能力要引領(lǐng)趨勢,深挖密碼技術(shù),讓電子合同的保密性、安全性、合規(guī)性底線牢不可破;另一方面在橫向的多場景應(yīng)用中,擴展出更加完整的交付能力,提供給企業(yè)隨需應(yīng)變的服務(wù)。

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