契約鎖電子合同以“無紙化簽署”全面推動唐人神集團的管理升級

唐人神集團是首批農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)化國家重點龍頭企業(yè)，也是國內(nèi)生豬全產(chǎn)業(yè)鏈經(jīng)營第一股。30多年的發(fā)展，唐人神集團的業(yè)務規(guī)模拓展迅速，管理方式的持續(xù)創(chuàng)新是集團健康發(fā)展的重要動力之一。

以“無紙化簽署”全面推動管理升級

唐人神集團的產(chǎn)業(yè)布局覆蓋“品種改良、安全飼料、健康養(yǎng)殖、肉品加工、品牌專賣”五大板塊，年營收過百億。

(圖片源自唐人神官網(wǎng))

以分銷為主的銷售模式下，解決唐人神與全國經(jīng)銷商在業(yè)務中產(chǎn)生的大量“單據(jù)”簽署問題，是管理升級的關(guān)鍵。

據(jù)了解：唐人神集團每年和客戶簽署的銷售單、與司機簽署的物流單有近百萬份。

平均金額數(shù)萬元的單據(jù)、合同，在傳統(tǒng)的線下簽字、蓋章過程中，往往讓唐人神的管理陷入被動：

①紙質(zhì)單據(jù)一旦出現(xiàn)代簽、冒簽，常常會有“物流單不承認貨物丟失、銷售訂單不承認已收到貨、對賬單不承認對賬數(shù)據(jù)”的麻煩，此類資金損失難以計量。

②唐人神現(xiàn)有的金蝶EAS只能實現(xiàn)線上審批，線下簽署涉及的“打印、紙張、寄送、人力、倉儲”等支出成本卻始終居高不下。

③紙質(zhì)單據(jù)容易丟是真的，一旦遇到經(jīng)濟糾紛拿什么做訴訟證據(jù)。

④組織規(guī)模大、業(yè)務多、經(jīng)銷商多已經(jīng)是唐人神的主要特征，如果按照線下的那一套簽署流程來，每次簽署要等用章、等快遞，少則一周多則一個月的耗時都有可能。

此次：契約鎖電子簽章已經(jīng)集成唐人神現(xiàn)有的金蝶EAS系統(tǒng)，通過打造集團統(tǒng)一印控中心，為唐人神的文件簽署提供“身份認證、電子模板、在線蓋章、簽約、審批、存證”等服務，讓金蝶EAS具備電子簽署能力。

(唐人神集團的電子簽章平臺私有化部署情況)

通過一個簡單的線上簽署改變，卻能讓唐人神文件簽署業(yè)務中大量機械化、重復化的管理動作簡化、消失，以此幫助各類業(yè)務、分公司優(yōu)化運營效率。

唐人神分銷單據(jù)電子簽署場景展示

契約鎖電子印章系統(tǒng)在數(shù)字身份證書的保障下，確保唐人神各類業(yè)務簽署全程身份安全，針對各類業(yè)務的個性化需求定制內(nèi)、外協(xié)同的簽署方案。

1、物流單據(jù)

1）發(fā)貨確認單

唐人神簽署需求：和客戶以及經(jīng)銷商之間的貨物配送業(yè)務常常需要簽署“發(fā)貨確認單”，過去紙質(zhì)確認單要一式三份分別留存在企業(yè)、司機以及客戶之間，周轉(zhuǎn)又慢、又麻煩。

>>>電子化簽署方案：

契約鎖和金蝶EAS集成后，直接通過一條流程就能自動邀請物流司機以及客戶線上簽署。

(一條流程實現(xiàn)客戶、物流方簽署)

EAS系統(tǒng)的發(fā)貨單，通過契約鎖電子文件模板自動完成標準文件格式轉(zhuǎn)換，內(nèi)部審批完成后自動短信通知司機簽署。

和過去等快遞寄送文件不同，現(xiàn)在司機短信認證身份后幾分鐘就能完成簽署、去提貨，同時，系統(tǒng)自動短信通知客戶“已發(fā)貨”，收貨后客戶短信驗證身份即可完成最后一步簽署，確認收貨。

2）提貨確認單

唐人神簽署需求：唐人神的產(chǎn)品銷售業(yè)務中存在部分經(jīng)銷商“賒賬提貨”需求，這就必須簽署“提貨確認單”。但是，傳統(tǒng)簽署中訂單數(shù)據(jù)準確性、經(jīng)銷商身份真實性很難確保，有時貨到了文件還在路上，安全和效率根本沒保障。

>>>電子化簽署方案：

EAS系統(tǒng)生成的提貨單經(jīng)契約鎖電子模板完成標準化文件格式轉(zhuǎn)換，通過短信提醒經(jīng)銷商簽字確認。然后由物流司機認證簽署去提貨運輸，到貨后，客戶再次簽字確認收貨，文件自動回傳EAS系統(tǒng)存檔。

(唐人神提貨確認單簽署流程)

【應用效果】

① 縮短供貨周期，及時送貨：物流司機提貨不耽誤、客戶確認收貨不怕找不到人簽字，減少因單據(jù)處理不及時而產(chǎn)生的送貨不暢。

② 嚴防丟貨、收貨后抵賴：經(jīng)銷商、物流司機簽署中全程真實身份保障，確認本人簽署，防止冒簽、代簽，對貨物負責、避免財務糾紛。

③ 提升業(yè)務系統(tǒng)管理價值：不僅讓唐人神的EAS系統(tǒng)具備了簽署能力，簽署后的文件還能自動回傳到EAS備份，無需人工掃描上傳，至少節(jié)省一周時間。

2、電子對賬單

唐人神簽署需求：唐人神經(jīng)銷商遍布全國，每月一次對賬該如何確保對賬效率、保障回款效率?以前，都是專人從EAS系統(tǒng)下載對賬單，生成標準文件后打印、寄送給經(jīng)銷商對賬，每年光是打印、郵寄成本就不少，而且對賬效率不理想，公司業(yè)務款回收進度慢。

>>>電子化簽署方案：

現(xiàn)在，契約鎖電子簽章系統(tǒng)不僅可以借助EAS數(shù)據(jù)自動套用電子對賬單模板生成標準文件，還能直接通過一條流程實現(xiàn)短信通知經(jīng)銷商對賬、逾期提醒等操作，全程零人工干預。

(唐人神線上對賬場景)

【應用效果】

① 防止冒簽，抵賴：有數(shù)據(jù)身份證書保證，整個對賬過程經(jīng)銷商身份真實可靠，杜絕不認賬，減少壞賬。

② 提升結(jié)算效率，保證資金周轉(zhuǎn)：全面縮短對賬周期，幫助逾期催款，提升唐人神回款效率，保障資金生命線。

③ 讓EAS系統(tǒng)具備簽署能力：數(shù)據(jù)共享、電子簽署，對賬數(shù)據(jù)精準，全面提升唐人神現(xiàn)有業(yè)務系統(tǒng)管理價值。

小結(jié)：

電子簽章對唐人神管理效果的改變是一個可見的過程，從細化業(yè)務操作節(jié)點入手，大批量的減少機械、重復的簽署工作，全面簡化簽署中的人工、紙張、時間、費用投入，通過簽署過程的優(yōu)化，推動整個集團運營效率的提升。

此外：除了上述分銷業(yè)務中的簽署設(shè)置，目前，契約鎖已經(jīng)把電子簽章深入部署到唐人神的“組織內(nèi)部用印、人事、產(chǎn)品檢測”等各個環(huán)節(jié)。

實現(xiàn)了包括“公文、會議紀要、產(chǎn)品檢測報告、勞動合同”等各類文件的內(nèi)、外部簽署需求，讓唐人神集團的業(yè)務系統(tǒng)具備簽署能力，發(fā)揮信息化管理價值，給各大業(yè)務板塊、分公司的運營提效。

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