組織內(nèi)部有很多業(yè)務(wù)管理制度、表單，但是，卻常常因為管控不到位無法真正落地。怎么通過電子流程實現(xiàn)上下協(xié)同運作，讓企業(yè)戰(zhàn)略落地?
目前，組織的協(xié)同辦公早已從基礎(chǔ)的流程審批逐漸向目標與執(zhí)行、業(yè)務(wù)與財務(wù)的融合轉(zhuǎn)變。隨著線上辦公、遠程辦公的不斷增加，如何通過流程優(yōu)化管理，實現(xiàn)協(xié)同運作、加強一體化管理，已經(jīng)對眾多組織提出全新挑戰(zhàn)。
針對以上需求，泛微協(xié)同辦公系統(tǒng)通過不斷打磨自身產(chǎn)品，打破過去僅僅局限于某個具體流程的優(yōu)化，更多通過點、線、面結(jié)合的方式，推動組織戰(zhàn)略在協(xié)同系統(tǒng)落地。
一、實現(xiàn)“流程面”優(yōu)化：驅(qū)動組織內(nèi)外協(xié)同
“流程面”的優(yōu)化是指流程運行的目標、流程對應的業(yè)務(wù)模式、流程運行所需的人、財、物資源配套都與企業(yè)的戰(zhàn)略相匹配。
泛微以資源內(nèi)外協(xié)同為目標，幫助組織打造上下統(tǒng)一的業(yè)務(wù)流程管理體系，打造“執(zhí)行-管理-決策”閉環(huán)，以業(yè)務(wù)協(xié)同，提升組織整體競爭力：
①泛微是根據(jù)組織戰(zhàn)略及計劃預算制定流程，通過目標及計劃預算制定，確定各業(yè)務(wù)流程領(lǐng)域的流程目標以及需要的資源支持，形成具體的業(yè)務(wù)運營計劃。
②業(yè)務(wù)運營流程的構(gòu)建是和企業(yè)的戰(zhàn)略及流程目標相匹配，如企業(yè)戰(zhàn)略要求快速響應市場，則供應鏈流程的設(shè)計優(yōu)化更多考慮如何提高效率。
③最后，通過運營流程中的信息反饋，進行戰(zhàn)略執(zhí)行監(jiān)控，從而形成戰(zhàn)略到運營的閉環(huán)管理。
(決策-管理-執(zhí)行閉環(huán)管理)
1、打造流程矩陣，實現(xiàn)業(yè)務(wù)信息共享
為了真正實現(xiàn)內(nèi)外協(xié)同的業(yè)務(wù)流程體系，泛微將各類細化、分解后的子業(yè)務(wù)流程進行矩陣式連接，打造網(wǎng)格式流程體系，讓各流程間數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)、共享，打通一座座業(yè)務(wù)信息孤島。
(各模塊協(xié)同，打造數(shù)據(jù)共享網(wǎng)絡(luò))
2、執(zhí)行進度可視，提升業(yè)務(wù)協(xié)作效率
除了信息共享，協(xié)作效率的提升也是業(yè)務(wù)協(xié)同運作的關(guān)鍵要素之一。
泛微流程管理體系可以幫助組織智能追蹤業(yè)務(wù)流程執(zhí)行情況，通過一張表單精準呈現(xiàn)各節(jié)點執(zhí)行效率，讓各部門、分子公司之間的協(xié)作效率可視化、可控、可管。
(流程處理時間統(tǒng)計表)
讓組織通過分析流程處理時間，找到拖沓的節(jié)點，進而分析出冗余的職能，調(diào)整流程的走向設(shè)置。
二、實現(xiàn)“流程線”優(yōu)化，提升業(yè)務(wù)審批效率
泛微以優(yōu)化流程執(zhí)行效率為目標，全面優(yōu)化流程“線”，也就是端到端的優(yōu)化。
所謂端到端，就是起點從組織的目標計劃制定，終點到通過執(zhí)行評估改進，完整地解決某一問題。重點是以下三點：
①設(shè)置面向整體流程的績效目標，使端到端流程線上的每個崗位朝著同一目標努力，以避免流程環(huán)節(jié)中的各個部門同向不同力。
②通過實現(xiàn)管理前置，以減少流程返工造成的浪費;比如費用報銷流程，一定是出納先審核表單，看看是否符合財務(wù)規(guī)范，不然各級領(lǐng)導審核后，出納再給打回，浪費時間。
(泛微智能報銷審批流程)
③加強對流程中的信息交流和協(xié)同點的識別，在一個跨區(qū)域多組織的企業(yè)中，流程運行的很多問題是由于信息的不對稱或者沒有及時溝通造成的。因此，明確流程每一個環(huán)節(jié)的協(xié)同點和信息輸出點對保障后端流程的順利進行非常重要。
三、以“流程點”優(yōu)化，實現(xiàn)業(yè)務(wù)標準化管理
眾多組織內(nèi)部雖然已經(jīng)形成了基本的業(yè)務(wù)管理制度，但是，在實際的執(zhí)行效果卻不是很理想。泛微正在通過“流程點”優(yōu)化，搭建標準化電子業(yè)務(wù)流程體系，幫助組織統(tǒng)一業(yè)務(wù)執(zhí)行過程，規(guī)范業(yè)務(wù)管理。
1、流程配置精細化，分析、決策有依據(jù)
人員快速擴張，崗位交替頻繁，即使規(guī)定了流程由誰來做，流程執(zhí)行的結(jié)果也會有明顯差異。
因為不清楚如何做，缺乏具體的表單模板、操作標準規(guī)范，從而使流程不具有可操作性。
泛微建議：
流程“點”的優(yōu)化主要是通過表單模板實現(xiàn)精細化管理，通過流程配套表單模板，將流程管理思路進行落實和可操作化;
同時表單模板制定中應考慮將流程的檢查要求、專業(yè)知識通過模板固化，直接呈現(xiàn)在使用者面前，以固化最佳實踐，實現(xiàn)知識的共享和標準化復制;
最后，需要關(guān)注的還有表單模板的字段優(yōu)化，字段盡量是選擇框或下拉框，通過標準化字段信息，為后續(xù)的數(shù)據(jù)分析奠定基礎(chǔ)，通過數(shù)據(jù)分析促進流程優(yōu)化和提供決策支持。
2、審批權(quán)限清晰，快速落實管理制度
一些大型組織內(nèi)部，業(yè)務(wù)流程審批管理制度文件動輒好幾百個，對每個職能崗位都有具體的審批管理要求，泛微流程管理系統(tǒng)通過權(quán)限設(shè)置，以崗位信息為索引，自動匹配審批人。
比如，對于企業(yè)高層，需要審批的內(nèi)容很多，不知道哪些該自己簽字。
優(yōu)化的方法就是列一張管控表，使審批的過程基于流程制度文件清晰標識，簡單明了化。
此外，一般崗位同樣也可以通過這類方法建立自己的相關(guān)流程制度知識地圖索引。
(流程驅(qū)動審批制度落地)
小結(jié)：
泛微流程管理體系以權(quán)限管理為基礎(chǔ)，圍繞組織職能崗位建立層級明確、權(quán)限清晰的線上審批網(wǎng)絡(luò)。以電子業(yè)務(wù)流程體系，驅(qū)動組織業(yè)務(wù)管理制度落地，在表單、權(quán)限的靈活配置下，明確流程審批節(jié)點，實現(xiàn)業(yè)務(wù)信息共享，形成以崗位為索引的智能流程體系。
有效幫助組織提升業(yè)務(wù)管理效率，讓大型組織內(nèi)部快速實現(xiàn)管理復制，規(guī)范業(yè)務(wù)管理過程，提升組織管控力。
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