有越來越多的傳統(tǒng)企業(yè)，正在借助新一代企業(yè)協(xié)作平臺飛書煥發(fā)新的活力，京糧控股便是其中之一。
京糧控股成立于上個世紀(jì)80年代，于2017年上市，是首農(nóng)食品集團旗下兩家上市子公司之一，主營業(yè)務(wù)為油脂油料加工銷售和食品制造。2020年，突如其來的疫情，加速了這家成立32年的老牌國企的辦公與協(xié)作方式的自我變革。
如今，依托于飛書，京糧控股企業(yè)內(nèi)的日常溝通、審批、協(xié)作都在線上進行，辦公效率大幅提升，企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型也因此向前邁進了一大步。“飛書打破了我們的認(rèn)知壁壘，也打破了許多合作伙伴對京糧非常傳統(tǒng)的認(rèn)知印象。”京糧控股綜合事務(wù)部信息化負(fù)責(zé)人付紹軍表示。
飛書不僅是辦公工具，更是一種工作方式
年初，疫情肆虐，線下復(fù)工復(fù)產(chǎn)不斷推遲，原來那套依賴于線下的溝通辦公方式遲遲無法正常運轉(zhuǎn)。作為國民生活必須品的生產(chǎn)銷售公司，京糧控股肩負(fù)著保衛(wèi)首都糧食安全的重任，尋找更高效的辦公方式實現(xiàn)復(fù)工復(fù)產(chǎn)是擺在當(dāng)時的緊迫任務(wù)。
事實上，此前京糧控股總經(jīng)理王春立就一直在關(guān)注企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，思考如何提高企業(yè)生產(chǎn)協(xié)作效率。飛書作為市場上創(chuàng)新的企業(yè)協(xié)作平臺，吸引了他的特別關(guān)注，并經(jīng)過使用后很快決定全員推廣使用。
部署飛書的過程有些出乎意料的高效。在王春立的帶領(lǐng)下，京糧控股僅用三天就完成了飛書上公司架構(gòu)的全員導(dǎo)入工作。他所關(guān)注的不僅僅是解決當(dāng)下遠程辦公的問題，更關(guān)注的是飛書這類新型工具帶給企業(yè)的長期變化。王春立多次在管理層會議上強調(diào)飛書的重要性——這對傳統(tǒng)國企而言，不僅是新的辦公工具，更是新的思考方式、管理和協(xié)作方式。
在此之前，京糧和許多老牌國企一樣，使用OA系統(tǒng)來進行公文的流轉(zhuǎn)和審批，溝通全部放在微信上，文檔資料用本地化Word保存。這導(dǎo)致一些重要信息很難被沉淀下來，溝通成本也面臨越來越高的難題。
付紹軍在很早之前也意識到了這一痛點，他在京糧內(nèi)部主要負(fù)責(zé)信息化。一個月內(nèi)，他帶領(lǐng)團隊把工作流程、審批、日常溝通、文檔協(xié)作完全遷移至飛書。上手速度快、遷移成本低，這些特點為企業(yè)快速普及飛書奠定了良好的基礎(chǔ)。
飛書關(guān)注個體使用感受的產(chǎn)品設(shè)計理念，讓即便是自上而下推動的革新，也能帶給員工高效愉悅的辦公感受。一組來自京糧內(nèi)部的調(diào)研結(jié)果顯示，超過95%的員工對飛書感到滿意，半數(shù)以上的員工給飛書使用感受打出了“五星好評”。
啟發(fā)員工主動思考，提升優(yōu)化工作流程效率
未來企業(yè)的競爭，是人才之間的競爭，想留住人才企業(yè)必須給予其自由發(fā)揮的空間。在以往環(huán)境下，國企有著嚴(yán)格的流程和秩序，員工的日常工作相對按部就班。但面對行業(yè)競爭，如今的傳統(tǒng)企業(yè)也在不斷進行組織升級和管理革新，以此來激發(fā)員工創(chuàng)造力。
以京糧控股為例，過去，公司以傳統(tǒng)Word作為主要辦公文檔。在統(tǒng)計一個訂單的最終銷售情況時，由不同部門的負(fù)責(zé)人輪流填寫然后進行匯總，時間成本高且效率相對低下。現(xiàn)在，他們通過飛書文檔，各負(fù)責(zé)人進行實時編輯協(xié)同，還可互相評論和針對相關(guān)問題直接溝通，極大地縮減了時間成本。
付紹軍還介紹了普及飛書過程中的小插曲。一些員工在初次使用飛書文檔時，由于習(xí)慣的不同，總是尋找保存按鈕。不過很快，他們便適應(yīng)了飛書簡潔的操作，如今已經(jīng)能夠流利地利用其實時保存和富文本功能進行辦公，文檔處理效率明顯提升。
在深入使用中，越來越多的員工開始發(fā)揮自己的創(chuàng)意：有人開始把飛書文檔當(dāng)作知識庫，沉淀各種資料，方便大家取用;有人把文檔當(dāng)作便簽，隨手記下工作中產(chǎn)生的靈感;還有人把它當(dāng)作移動的辦公臺，即使在路上，也能迅速撰寫、編輯，交付工作。
“飛書不僅是一款好用的協(xié)作工具，更是提高員工主觀能動性的催化劑，它可以啟發(fā)員工思考優(yōu)化工作效率、創(chuàng)新工作流程。”付紹軍表示。
正是在這種革新之下，盡管今年面臨著中美貿(mào)易戰(zhàn)、非洲豬瘟等多重因素持續(xù)沖擊，京糧控股仍實現(xiàn)了上半年營收14.24%的同比增長，凈利潤同比增長46.08%。
追求先進工作方式的組織，會因飛書而彼此吸引
飛書不僅幫助企業(yè)內(nèi)部提升協(xié)作效率，也能讓跨組織溝通更加無邊界。
作為食品生產(chǎn)和銷售企業(yè)，京糧存在著和產(chǎn)業(yè)鏈上下游公司溝通的需求。飛書能夠?qū)崿F(xiàn)和外部聯(lián)系人的順暢溝通，云文檔、日歷、音視頻等功能，通過權(quán)限設(shè)置后，能夠友好地邀請外部用戶參與，以便實現(xiàn)跨組織溝通。
飛書視頻會議和日歷的打通，極大地提高了組織內(nèi)部和跨組織溝通的效率。此前，京糧控股召開一場跨組織會議需要協(xié)調(diào)雙方時間、溝通參會人、預(yù)定會議室、會前逐個通知等，依托于飛書，現(xiàn)在會議主持人只需要通過日歷來發(fā)起會議邀約，一鍵預(yù)定會議室并自動發(fā)起會前提醒，解決了找人、找地方的問題，極大地釋放了人力。
此外，飛書自帶的氣場使組織更容易找到氣場相投的伙伴。“飛書打破原有工作流，圍繞信息流協(xié)作的思路，給企業(yè)帶來了一種全新的管理和協(xié)作方式，這打破了我們對辦公這件事情的認(rèn)知壁壘。”付紹軍認(rèn)為，任何一家公司都可以使用飛書，而用飛書的企業(yè)身上，則都有追尋先進工作方式的優(yōu)秀特質(zhì)。
在跨組織協(xié)作時，京糧控股發(fā)現(xiàn)其下游公司物美集團同樣在用飛書辦公，這種連接讓他們之間形成了一種天然的親切感，不管是從工具的協(xié)作上，還是溝通上都順暢了許多。
目前，已經(jīng)有許多優(yōu)秀的公司互相吸引，選擇使用飛書作為其辦公工具，包括小米、獵豹移動、三一重工、泰康、笑果文化等。飛書是字節(jié)跳動旗下的企業(yè)協(xié)作平臺，提供一站式溝通協(xié)作服務(wù)，嘗試幫助組織團隊從日常辦公場景中抽象出人、事和內(nèi)容等元素，過濾無效信息、融合協(xié)作工具，讓管理更加輕盈。
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