12月23日，在《哈佛商業(yè)評論》“突破周期 開辟增長——2020新增長大會”上，字節(jié)跳動副總裁謝欣結(jié)合字節(jié)跳動與飛書實踐經(jīng)驗，圍繞“組織與工具的提升”進行了精彩分享。在分享中，謝欣首次系統(tǒng)性論述了工具如何助力組織效能提升，分享了飛書在提升組織效能層面的做法和思考。
“組織效能提升其實是一件非常難的事情，其中有一些方法和技巧可以運用。今天我想談的是，利用工具。工具的改變和迭代能夠很高效地幫助組織提升，并且隨著工具本身的迭代提升，即使自己不主動做什么改變，員工行為和組織效能也會不斷發(fā)生演化”，謝欣談道。
打破層級 按項目拉群 建立靈活的網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)
當談到“公司”的時候，大家往往會覺得是一種層級組織，但在組織溝通這件事情上，正在變得越來越“網(wǎng)狀化”。在字節(jié)跳動，網(wǎng)狀溝通的表現(xiàn)之一是“拉群”，當員工在拉群的時候，往往是在思考和挑選誰是更適合協(xié)作討論、更能解決事情的伙伴，而不是上下級關(guān)系。當大量大群行為發(fā)生的時候，其實已經(jīng)讓一個層級的組織結(jié)構(gòu)變得更加像網(wǎng)狀的組織結(jié)構(gòu)。相比傳統(tǒng)的由上而下式的層級溝通，網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)顯然能讓信息更有效地在組織內(nèi)傳遞，讓工作溝通更快落地。
相對于主動發(fā)起的工作溝通群，在飛書上，傳統(tǒng)的OA審批，也可以實現(xiàn)“群溝通”，這大大提升了審批效率。利用飛書的API，字節(jié)跳動內(nèi)部的每一個OA審批都可以實現(xiàn)自動拉群，審批人對一張單子有疑問，就一鍵把審批流上所有人拉成一個群，然后在群里快速詢問單子的情況。“這件事情看起來很簡單，技術(shù)上沒有難度，但因為這么一個小的動作，提高了整個組織對于合同、單據(jù)審批的有效性，避免每天審批了很多單子，卻根本搞不清緣由的情況發(fā)生。”謝欣提道。
易于分享的文檔，讓知識在組織內(nèi)自動傳播
使用不同的工具，會讓組織內(nèi)知識傳播的效率和員工在組織中的學習行為產(chǎn)生巨大差異。字節(jié)跳動嘗試讓工具去提升知識在組織內(nèi)的傳播效率。謝欣分享道，“去年的時候，有位員工自己在飛書文檔寫了一個工作感悟，內(nèi)容很好，所以就有人把文章轉(zhuǎn)發(fā)到了兩個工作群，然后就變得一發(fā)不可收拾。從去年年中到現(xiàn)在，這篇文章就一直被轉(zhuǎn)發(fā)。同時因為公司每年新入職的員工也非常多，直到今天文章還在被轉(zhuǎn)發(fā)，到現(xiàn)在為止已經(jīng)超過2萬人閱讀，超過1000人點贊。因為受到了點贊以及評論反饋，作者現(xiàn)在又把文章進行了升級改版，添加了中英文的版本，這一切公司完全沒有干預過，僅僅因為工具的支持，導致員工在組織中的學習行為發(fā)生了變化。”
據(jù)公開資料顯示，飛書文檔和飛書IM、日歷等能力進行了深度打通，易于分享和傳播，擴展了文檔的應(yīng)用空間和場景。在飛書中，文檔不僅是記錄內(nèi)容，更是實現(xiàn)深度溝通與協(xié)同的重要載體，對組織協(xié)同方式與協(xié)同效率有顯著改變與提升。
工具讓開會方式變得靈活，會議效率顯著提升
工具讓開會方式變得靈活。我們可以選擇坐在辦公室開會，也可以選擇線上視頻參會，或者是異步參與被記錄、被分享的會議。謝欣介紹道，“即便我在公司，有時候我也是坐在工位上，以在線視頻的方式加入會議。有時候我覺得這個會議，越開越覺得重要，就會直接從座位跑到會議室參會。”
與此同時，謝欣還介紹了飛書此前在發(fā)布會上重磅發(fā)布的“飛書妙記”。“很多時候會議并不需要參加、發(fā)言，但是想了解一下會議的情況，以往團隊成員往往會提供完整的會議錄像，但真的沒有時間和耐心去看完全程。飛書妙記能夠把全部的發(fā)言通過語音識別轉(zhuǎn)成文字，直接顯示出是誰發(fā)言，講的內(nèi)容是什么，同時會在頂部提取這次會議中大家討論的比較多的關(guān)鍵詞，然后這樣的話就能快速概括到這次會議的一些重點內(nèi)容。因為是文字，我可以快速地滾動、快速地看。”這些工具都改變了公司開會的行為，讓開會這件事變得更靈活。
全員對齊OKR，讓勁往一處使
在字節(jié)跳動，從一線員工到CEO的OKR都是公開的，大家能夠清晰的看到其他人的工作目標。基于OKR對齊的功能，員工能看到從頂級CEO的OKR往下一層一層是如何拆解的，配合部門之間的OKR是如何對齊的。因為工具的幫助，員工可以更清晰直觀看到整個公司從頂層到下面每一個員工的真正目標，從而能夠保證大家真的朝一個方向在努力。
“在飛書里面，點開每一個人的頭像的時候，都能夠看清楚他的OKR。很多時候，一家公司業(yè)務(wù)配合是非常復雜的，有時候我都不認識不熟悉跟我一起做項目的人，也沒有時間讓大家做自我介紹，即便自我介紹完了，也很難記住，這時候只要點開看他的OKR就可以基本了解他的信息了。”謝欣介紹道。
據(jù)了解，已經(jīng)有越來越多的企業(yè)CEO關(guān)注到公司的工具對組織效能的提升作用，會親自參與工具選型與決策。全員使用的辦公軟件并非只是單純的工具，它會引導員工的行為方式，對組織塑造起到潛移默化的深刻影響，進而影響公司業(yè)務(wù)的發(fā)展。雷軍曾在微博指出，“今年以來，線上協(xié)同辦公越來越流行，市場上也有不同的解決方案。小米選用了飛書 ，目前已經(jīng)有一段時間了”，對于使用體驗，雷軍不乏溢美之詞“飛書在信息創(chuàng)建、分享，以及協(xié)同辦公方面，非常簡潔、高效，的確越用越順手。”
作為字節(jié)跳動旗下的企業(yè)協(xié)作平臺，飛書為企業(yè)提供一站式企業(yè)協(xié)作與溝通服務(wù)，通過改善企業(yè)工作方式，提升企業(yè)組織效能，讓協(xié)作和管理更高效，包括小米、獵豹移動、36氪、南開大學、極客公園等越來越多的先進公司正在選擇飛書。
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