數(shù)電票的全面推廣是“金稅四期”建設(shè)的重要舉措，推動(dòng)企業(yè)加速財(cái)務(wù)數(shù)字化變革。從目前來(lái)看，通過(guò)將稅務(wù)系統(tǒng)與企業(yè)自有信息系統(tǒng)直連的“樂(lè)企對(duì)接”已成為大型企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)字化建設(shè)的必然選擇，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)電票全流程數(shù)字化流轉(zhuǎn)，助力企業(yè)完成業(yè)票財(cái)稅一體化建設(shè)。
一直以來(lái)，愛(ài)普生中國(guó)積極推動(dòng)行業(yè)數(shù)字化建設(shè)，在財(cái)務(wù)領(lǐng)域也及時(shí)響應(yīng)落實(shí)政策，與百望云合作建設(shè)進(jìn)銷項(xiàng)發(fā)票管理和樂(lè)企對(duì)接項(xiàng)目，有效節(jié)約企業(yè)管理成本，提高集團(tuán)稅務(wù)整體管控程度，賦能企業(yè)高質(zhì)量綠色發(fā)展。
愛(ài)普生總部位于日本，在辦公和家庭打印、商業(yè)和工業(yè)打印、制造、視覺(jué)、生活方式等領(lǐng)域持續(xù)創(chuàng)新。愛(ài)普生從90年代起進(jìn)入中國(guó)，經(jīng)過(guò)20多年的發(fā)展，愛(ài)普生已建立起完善的制造、銷售和服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。
愛(ài)普生(中國(guó))有限公司成立于1998年，公司總部設(shè)在北京，在全國(guó)擁有13家分公司，作為地區(qū)總部，負(fù)責(zé)包括愛(ài)普生在中國(guó)的投資和業(yè)務(wù)拓展。愛(ài)普生在中國(guó)開(kāi)展的業(yè)務(wù)主要有打印機(jī)、掃描儀、投影機(jī)等。
愛(ài)普生在中國(guó)銷售的產(chǎn)品主要是從日本進(jìn)口，一部分商品也會(huì)從關(guān)聯(lián)方工廠采購(gòu)，其中愛(ài)普生上海分公司主要承擔(dān)了愛(ài)普生在中國(guó)的銷售和采購(gòu)職能，所以開(kāi)票多集中在上海分公司，每個(gè)月給經(jīng)銷商、總代、網(wǎng)店的開(kāi)票量達(dá)到幾萬(wàn)張，造成了比較大的財(cái)務(wù)管理壓力。
為什么必須對(duì)接樂(lè)企?
首先，愛(ài)普生在中國(guó)的業(yè)務(wù)量大，僅依靠人工開(kāi)票幾乎是不可能完成的，而使用樂(lè)企直連的方式開(kāi)票，可以打通客戶訂單系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)批量開(kāi)具和批量交付，能更好地滿足愛(ài)普生中國(guó)的業(yè)務(wù)需求。
其次，樂(lè)企不需要頻繁掃臉開(kāi)票，可自動(dòng)交付，能夠大幅提高財(cái)務(wù)人員工作效率。若上海分公司在作為直連單位后成功接入樂(lè)企后，愛(ài)普生總部也可以作為使用單位享受樂(lè)企帶來(lái)的便利。
愛(ài)普生在確定了樂(lè)企對(duì)接的需求后，為了更高效地完成項(xiàng)目，決定委托第三方服務(wù)商完成項(xiàng)目搭建。愛(ài)普生結(jié)合自身業(yè)務(wù)情況，從專業(yè)性、數(shù)據(jù)流程的熟悉度、成功案例等各方面綜合考量，最終選擇百望云合作，完成愛(ài)普生中國(guó)的數(shù)電樂(lè)企的整體升級(jí)。
從整體方案看，從SAP導(dǎo)出開(kāi)票數(shù)據(jù)到百望云的銷項(xiàng)管理系統(tǒng)，完成批量開(kāi)票后，會(huì)自動(dòng)將版式文件回傳發(fā)票池，發(fā)票池會(huì)進(jìn)行PDF、OFD、XML格式發(fā)票的保存，并推送到客戶訂單管理系統(tǒng)中。同時(shí)，發(fā)票在進(jìn)入到企業(yè)的費(fèi)控系統(tǒng)后，百望云進(jìn)項(xiàng)管理系統(tǒng)會(huì)做OCR發(fā)票識(shí)別，完成發(fā)票驗(yàn)證，將合規(guī)的發(fā)票所對(duì)應(yīng)的XML文件推送到費(fèi)控系統(tǒng)中并進(jìn)行保存。
愛(ài)普生數(shù)電樂(lè)企項(xiàng)目建設(shè)
今年，愛(ài)普生完成了進(jìn)銷項(xiàng)數(shù)電票管理項(xiàng)目的上線，并成功對(duì)接樂(lè)企平臺(tái)開(kāi)具數(shù)電票，系統(tǒng)整體運(yùn)行穩(wěn)定，有力推進(jìn)了業(yè)財(cái)融合一體化建設(shè)。
銷項(xiàng)管理建設(shè)
以前，愛(ài)普生的發(fā)票開(kāi)具流程是先打印紙票，打印完成后要分門(mén)別類地給不同的客戶發(fā)快遞，發(fā)完快遞后也需要人工將快遞信息錄入到訂單系統(tǒng)中，操作繁瑣且耗時(shí)耗力。數(shù)電票推廣后，可以省略這些傳統(tǒng)的發(fā)票流轉(zhuǎn)的步驟。
現(xiàn)在，愛(ài)普生主要依托百望云系統(tǒng)接口與樂(lè)企的連接，及周邊系統(tǒng)與百望云系統(tǒng)接口的對(duì)接，實(shí)現(xiàn)單張/批量開(kāi)具發(fā)票，并可以將已開(kāi)具的發(fā)票推送到客戶訂單系統(tǒng)中，不需要財(cái)務(wù)人員的人工干預(yù)，客戶即可在系統(tǒng)中查詢發(fā)票信息及批量打包下載。
當(dāng)財(cái)務(wù)人員發(fā)現(xiàn)訂單需要取消，或是開(kāi)票有誤的情況下需要紅沖發(fā)票。在百望云系統(tǒng)中點(diǎn)擊“新增”，可以看到所有開(kāi)具成功的藍(lán)字發(fā)票，選擇本次紅沖的發(fā)票，并選擇紅沖原因(開(kāi)票有誤、銷貨退回、服務(wù)中止、銷售折讓)，填寫(xiě)紅沖金額并保存，發(fā)票無(wú)誤后即可點(diǎn)擊開(kāi)具， 確認(rèn)后即可生成紅字發(fā)票，簡(jiǎn)化紅沖發(fā)票操作流程，便捷財(cái)務(wù)人員使用。
進(jìn)項(xiàng)管理建設(shè)
愛(ài)普生進(jìn)項(xiàng)收票主要依托百望云系統(tǒng)接口與局端的連接，實(shí)現(xiàn)發(fā)票自動(dòng)驗(yàn)證、自動(dòng)歸檔保存。
以前，愛(ài)普生需要將收到的電子發(fā)票打印，再進(jìn)行紙質(zhì)版電子發(fā)票的掃描和驗(yàn)證，驗(yàn)證只能反饋當(dāng)下發(fā)票狀態(tài)結(jié)果，發(fā)票無(wú)問(wèn)題即正常支付抵扣，非正常狀態(tài)下需要財(cái)務(wù)手工退單，流程繁瑣且操作麻煩。
在使用百望云進(jìn)項(xiàng)發(fā)票管理系統(tǒng)后，員工將電子發(fā)票上傳，費(fèi)控系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)調(diào)取百望云的OCR接口識(shí)別驗(yàn)證發(fā)票，并獲取XML格式的發(fā)票文件。若系統(tǒng)檢測(cè)發(fā)票的狀態(tài)為紅沖或者作廢，系統(tǒng)可以自動(dòng)實(shí)現(xiàn)退單動(dòng)作，不需要財(cái)務(wù)的人工干涉，大幅減少財(cái)務(wù)人員工作量，提高財(cái)務(wù)工作效率，也為員工提供了更便捷的報(bào)銷體驗(yàn)。
愛(ài)普生數(shù)電樂(lè)企項(xiàng)目成效
首先，對(duì)接樂(lè)企實(shí)現(xiàn)稅企直連
愛(ài)普生通過(guò)對(duì)接樂(lè)企服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)數(shù)電發(fā)票直連開(kāi)具，減少開(kāi)票員登錄/掃臉等認(rèn)證工作。在運(yùn)維階段，局端樂(lè)企平臺(tái)升級(jí)時(shí)，百望云可以同步協(xié)助企業(yè)完成對(duì)應(yīng)的系統(tǒng)升級(jí)。
其次，提升財(cái)務(wù)工作效率
實(shí)現(xiàn)前端業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)聯(lián)動(dòng)，通過(guò)批量開(kāi)票、批量交付，減少開(kāi)票員的開(kāi)票工作和紙票寄送工作，有效節(jié)約企業(yè)內(nèi)部管理成本38萬(wàn)元左右。
最后，降低稅務(wù)管理風(fēng)險(xiǎn)。
一方面，愛(ài)普生上海公司接入樂(lè)企后，總公司與其他的分公司都可以納入平臺(tái)統(tǒng)一管理，提高稅務(wù)整體管控力度。進(jìn)項(xiàng)發(fā)票實(shí)現(xiàn)自動(dòng)多維度合規(guī)校驗(yàn)，并追蹤發(fā)票狀態(tài)變化，有效減少企業(yè)不合規(guī)票風(fēng)險(xiǎn)。另一方面，系統(tǒng)可匯總所有進(jìn)銷項(xiàng)發(fā)票明細(xì)數(shù)據(jù)，作為公司的數(shù)據(jù)資產(chǎn)，可為愛(ài)普生中國(guó)稅務(wù)整體籌劃提供全量發(fā)票數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。
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