數(shù)電票的全面推廣是“金稅四期”建設的重要舉措，推動企業(yè)加速財務數(shù)字化變革。從目前來看，通過將稅務系統(tǒng)與企業(yè)自有信息系統(tǒng)直連的“樂企對接”已成為大型企業(yè)財務數(shù)字化建設的必然選擇，從而實現(xiàn)數(shù)電票全流程數(shù)字化流轉(zhuǎn)，助力企業(yè)完成業(yè)票財稅一體化建設。
一直以來，愛普生中國積極推動行業(yè)數(shù)字化建設，在財務領域也及時響應落實政策，與百望云合作建設進銷項發(fā)票管理和樂企對接項目，有效節(jié)約企業(yè)管理成本，提高集團稅務整體管控程度，賦能企業(yè)高質(zhì)量綠色發(fā)展。
愛普生總部位于日本，在辦公和家庭打印、商業(yè)和工業(yè)打印、制造、視覺、生活方式等領域持續(xù)創(chuàng)新。愛普生從90年代起進入中國，經(jīng)過20多年的發(fā)展，愛普生已建立起完善的制造、銷售和服務網(wǎng)絡。
愛普生(中國)有限公司成立于1998年，公司總部設在北京，在全國擁有13家分公司，作為地區(qū)總部，負責包括愛普生在中國的投資和業(yè)務拓展。愛普生在中國開展的業(yè)務主要有打印機、掃描儀、投影機等。
愛普生在中國銷售的產(chǎn)品主要是從日本進口，一部分商品也會從關(guān)聯(lián)方工廠采購，其中愛普生上海分公司主要承擔了愛普生在中國的銷售和采購職能，所以開票多集中在上海分公司，每個月給經(jīng)銷商、總代、網(wǎng)店的開票量達到幾萬張，造成了比較大的財務管理壓力。
為什么必須對接樂企?
首先，愛普生在中國的業(yè)務量大，僅依靠人工開票幾乎是不可能完成的，而使用樂企直連的方式開票，可以打通客戶訂單系統(tǒng)，實現(xiàn)批量開具和批量交付，能更好地滿足愛普生中國的業(yè)務需求。
其次，樂企不需要頻繁掃臉開票，可自動交付，能夠大幅提高財務人員工作效率。若上海分公司在作為直連單位后成功接入樂企后，愛普生總部也可以作為使用單位享受樂企帶來的便利。
愛普生在確定了樂企對接的需求后，為了更高效地完成項目，決定委托第三方服務商完成項目搭建。愛普生結(jié)合自身業(yè)務情況，從專業(yè)性、數(shù)據(jù)流程的熟悉度、成功案例等各方面綜合考量，最終選擇百望云合作，完成愛普生中國的數(shù)電樂企的整體升級。
從整體方案看，從SAP導出開票數(shù)據(jù)到百望云的銷項管理系統(tǒng)，完成批量開票后，會自動將版式文件回傳發(fā)票池，發(fā)票池會進行PDF、OFD、XML格式發(fā)票的保存，并推送到客戶訂單管理系統(tǒng)中。同時，發(fā)票在進入到企業(yè)的費控系統(tǒng)后，百望云進項管理系統(tǒng)會做OCR發(fā)票識別，完成發(fā)票驗證，將合規(guī)的發(fā)票所對應的XML文件推送到費控系統(tǒng)中并進行保存。
愛普生數(shù)電樂企項目建設
今年，愛普生完成了進銷項數(shù)電票管理項目的上線，并成功對接樂企平臺開具數(shù)電票，系統(tǒng)整體運行穩(wěn)定，有力推進了業(yè)財融合一體化建設。
銷項管理建設
以前，愛普生的發(fā)票開具流程是先打印紙票，打印完成后要分門別類地給不同的客戶發(fā)快遞，發(fā)完快遞后也需要人工將快遞信息錄入到訂單系統(tǒng)中，操作繁瑣且耗時耗力。數(shù)電票推廣后，可以省略這些傳統(tǒng)的發(fā)票流轉(zhuǎn)的步驟。
現(xiàn)在，愛普生主要依托百望云系統(tǒng)接口與樂企的連接，及周邊系統(tǒng)與百望云系統(tǒng)接口的對接，實現(xiàn)單張/批量開具發(fā)票，并可以將已開具的發(fā)票推送到客戶訂單系統(tǒng)中，不需要財務人員的人工干預，客戶即可在系統(tǒng)中查詢發(fā)票信息及批量打包下載。
當財務人員發(fā)現(xiàn)訂單需要取消，或是開票有誤的情況下需要紅沖發(fā)票。在百望云系統(tǒng)中點擊“新增”，可以看到所有開具成功的藍字發(fā)票，選擇本次紅沖的發(fā)票，并選擇紅沖原因(開票有誤、銷貨退回、服務中止、銷售折讓)，填寫紅沖金額并保存，發(fā)票無誤后即可點擊開具， 確認后即可生成紅字發(fā)票，簡化紅沖發(fā)票操作流程，便捷財務人員使用。
進項管理建設
愛普生進項收票主要依托百望云系統(tǒng)接口與局端的連接，實現(xiàn)發(fā)票自動驗證、自動歸檔保存。
以前，愛普生需要將收到的電子發(fā)票打印，再進行紙質(zhì)版電子發(fā)票的掃描和驗證，驗證只能反饋當下發(fā)票狀態(tài)結(jié)果，發(fā)票無問題即正常支付抵扣，非正常狀態(tài)下需要財務手工退單，流程繁瑣且操作麻煩。
在使用百望云進項發(fā)票管理系統(tǒng)后，員工將電子發(fā)票上傳，費控系統(tǒng)會自動調(diào)取百望云的OCR接口識別驗證發(fā)票，并獲取XML格式的發(fā)票文件。若系統(tǒng)檢測發(fā)票的狀態(tài)為紅沖或者作廢，系統(tǒng)可以自動實現(xiàn)退單動作，不需要財務的人工干涉，大幅減少財務人員工作量，提高財務工作效率，也為員工提供了更便捷的報銷體驗。
愛普生數(shù)電樂企項目成效
首先，對接樂企實現(xiàn)稅企直連
愛普生通過對接樂企服務平臺，實現(xiàn)數(shù)電發(fā)票直連開具，減少開票員登錄/掃臉等認證工作。在運維階段，局端樂企平臺升級時，百望云可以同步協(xié)助企業(yè)完成對應的系統(tǒng)升級。
其次，提升財務工作效率
實現(xiàn)前端業(yè)務與財務聯(lián)動，通過批量開票、批量交付，減少開票員的開票工作和紙票寄送工作，有效節(jié)約企業(yè)內(nèi)部管理成本38萬元左右。
最后，降低稅務管理風險。
一方面，愛普生上海公司接入樂企后，總公司與其他的分公司都可以納入平臺統(tǒng)一管理，提高稅務整體管控力度。進項發(fā)票實現(xiàn)自動多維度合規(guī)校驗，并追蹤發(fā)票狀態(tài)變化，有效減少企業(yè)不合規(guī)票風險。另一方面，系統(tǒng)可匯總所有進銷項發(fā)票明細數(shù)據(jù)，作為公司的數(shù)據(jù)資產(chǎn)，可為愛普生中國稅務整體籌劃提供全量發(fā)票數(shù)據(jù)基礎。
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