元年科技李彤：“商旅共享”推動企業(yè)支出管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型

“商旅支出可能只占企業(yè)總支出的一小部分，但卻可能是推動企業(yè)整體支出數(shù)字化轉(zhuǎn)型的推動力量。”5月22日，剛剛代表公司榮獲“年度最佳在線商旅服務(wù)平臺”獎項的元年科技高級副總裁李彤在“2019亞太商旅未來大會暨第六屆CTCS差旅合規(guī)高峰論壇”主旨演講上的觀點受到了與會專家和商旅行業(yè)從業(yè)者的廣泛認(rèn)同。

數(shù)據(jù)顯示，2017年，全球商旅消費支出達到1.33萬億美元，2020年會達到1.56萬億美元左右的。其中，中國商旅消費在2017年達到3465億美元，達到了世界第一。58.3%的千人以上規(guī)模的企業(yè)年花費超過了百萬元以上級別。有少量50-100人規(guī)模的公司，年花費也在100-500萬元以上。2017年的中國商旅管理市場達到了1901.5億元，處于快速增長階段，到2020年預(yù)計可以達到3000多億人民幣的規(guī)模。但超過80%的商旅管理產(chǎn)品還是機票業(yè)務(wù)，14%在酒店，4.8%左右在火車票或者移動車出行業(yè)務(wù)上。

商旅管理數(shù)字化大幅提升用戶體驗

對參與商旅活動的每一個個體來說，商旅活動全流程的體驗非常重要，尤其對隨著互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展成長起來的年輕人，對商旅管理的要求勢必帶著天然的互聯(lián)網(wǎng)思維，把在消費領(lǐng)域的數(shù)字化經(jīng)驗也會帶入到商旅管理的體驗上，因此，從出差申請到審批，從報銷到入賬整個流程希望效率高、速度更快。對很多個人消費太多的“月光族”的年輕人來說，墊資金額和拿回差報銷的時間都很重要。而對企業(yè)來說，隨著規(guī)模的擴大，商旅支出的數(shù)額越來越大，對公司成本控制的要求越來越高，因此，對商旅管理的合規(guī)性要求也會越來越細(xì)，對財務(wù)人員的工作效率要求也會更高。因此，從企業(yè)管理和員工體驗兩方面來看，都對商旅管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型需求提出了迫切需求。

員工最不滿意的因素就是報銷，要自己墊資和整理發(fā)票，報銷的時長至少在一個月以上。希望企業(yè)能夠統(tǒng)一支付，不用墊付。審核渠道更加優(yōu)化、高效，免去自己整理發(fā)票這樣繁瑣的工作。大部分企業(yè)希望有一家比較專業(yè)的、技術(shù)成熟的公司去對接差旅資源，包括差旅預(yù)訂的費用、結(jié)算整體的流程打通，解決企業(yè)的運營和支出成本，提高員工的滿意度。

商旅管理的用戶很可能是全體員工，但更大的主動權(quán)還是掌握在企業(yè)手里，李彤認(rèn)為，應(yīng)該站在企業(yè)運營的角度來看待商旅管理，商旅管理會融入到企業(yè)前面支出管理的大平臺里面，通過數(shù)字化提高企業(yè)的運營效率，最終推動企業(yè)整體支出管理數(shù)字化的全面提升。

在企業(yè)數(shù)字化浪潮下面，商旅管理的數(shù)字化一直都在進行之中。從個人消費領(lǐng)域看，商旅數(shù)字化1.0是“個人預(yù)訂+報銷”模式，就是個人根據(jù)差旅需求自己訂機票酒店，再拿回來報銷。2.0時代則是單一的TMC電話預(yù)訂統(tǒng)一結(jié)算。企業(yè)開始進入介入第三方服務(wù)機構(gòu)，把商旅活動專業(yè)化的道路，可以稱之為3.0階段。企業(yè)通過選擇一個TMC，用TMC提供的APP與企業(yè)內(nèi)部管理系統(tǒng)打通，這基本上是不少企業(yè)的運行現(xiàn)狀。

隨著數(shù)字化進程的推進，企業(yè)和整個商旅行業(yè)的動態(tài)發(fā)展，會進入到4.0階段，即企業(yè)通過自建或者選用第三方的商旅管理平臺，去連接一家或者多家TMC等相關(guān)資源，并與內(nèi)部管理系統(tǒng)深入打通和融合，解決企業(yè)在管控、合規(guī)、協(xié)同、效率等商旅管理現(xiàn)存的難題。

事實上，商旅管理只是企業(yè)大支出管理的一小部分，企業(yè)應(yīng)該站在運營的角度、更高的維度看待商旅管理，商旅管理的數(shù)字化一定會從另一個維度促進或融入到企業(yè)全面支出管理的大平臺，通過數(shù)字化升級提高企業(yè)運營效率?，F(xiàn)在的差旅管理主要面臨三個問題：

第一，TMC是我們供應(yīng)商。但在不同階段或不同行業(yè)，企業(yè)對TMC的要求是不一樣的。如果前期對這個供應(yīng)商的服務(wù)與企業(yè)需求的結(jié)合度沒有非常深入的了解，有可能會導(dǎo)致已經(jīng)選擇的TMC服務(wù)商與最初的期待完全不一樣而陷入被動。比如透明度存在問題，在流程上沒有提高效率，在財務(wù)層面又會出現(xiàn)不同的問題，頻繁發(fā)生停用的狀態(tài)。

其實企業(yè)是有一個很成熟的、供應(yīng)商全生命周期的管理評價體系的，從供應(yīng)商的選擇、評價、準(zhǔn)入、交易后評價等一套完整的評估體系。如果這個供應(yīng)商不合規(guī)馬上換掉，我們的平臺就具備這樣的能力能夠快速更換供應(yīng)商，在一個品類里面尋找多家供應(yīng)商，讓員工選擇一個最優(yōu)秀的服務(wù)商的產(chǎn)品來給我們提供服務(wù)。但很多企業(yè)，在差旅管理里面沒有引入供應(yīng)商管理的概念;

第二，差旅服務(wù)的業(yè)務(wù)過度依賴了TMC提供的系統(tǒng)，導(dǎo)致更換供應(yīng)商的成本很高。一旦供應(yīng)商服務(wù)跟不上，導(dǎo)致整個服務(wù)就丟掉了;

第三，TMC的服務(wù)只能解決商旅管理的一部分，但是企業(yè)的需求非常復(fù)雜。把合規(guī)的標(biāo)準(zhǔn)放上在TMC平臺上相對容易，但要把預(yù)算也放在里面會很痛苦，因為跟商旅有關(guān)的預(yù)算可能包含商旅費、培訓(xùn)費、會議費，預(yù)算項目里面還有非常多的其它支出，很難在商旅平臺上做全面管控。

這些痛點其實與企業(yè)全面支出的痛點是相通的。企業(yè)的支出管理包括從采購、商旅到費用開銷，是一個全面的、完整的開支管理信息系統(tǒng)。傳統(tǒng)的費用管控發(fā)起部門主要是財務(wù)，財務(wù)部門在設(shè)計流程的時候是與交易分離的，不管交易的過程，只管拿到發(fā)票之后的報銷和交易開始之前的預(yù)算管控、預(yù)算申請。很多為了管控而管控的流程，對效率的抹殺非常嚴(yán)重。

元年科技服務(wù)過20萬人規(guī)模、全國最大的保險公司里就有一個集團級的費用管控系統(tǒng)。員工要出差，先在費用管控系統(tǒng)里面申請，然后逐級審批。我們知道一個保險公司最細(xì)的經(jīng)營機構(gòu)到了鎮(zhèn)上，鄉(xiāng)鎮(zhèn)上的業(yè)務(wù)員要出差、報銷費用的時候要逐級一層層批到地市級、省級分公司，至少五六個領(lǐng)導(dǎo)簽字才能完成這個流程。從申請到借款到報銷一遍流程走下來，出差要提前兩個月安排。這樣的話沒有辦法快速響應(yīng)客戶和市場的需求。

對賬、結(jié)算、開票、付款是一個非常折磨人的過程，不管對于采購部門、行政部門還是財務(wù)部門都是非常痛苦的過程。我們往往上一個系統(tǒng)只解決了一個部門級局部的問題，沒有解決公司全鏈條閉環(huán)的問題。因此，企業(yè)的支出管理數(shù)字化必須做好四件事情：

第一，整合資源。必須把供應(yīng)商的商品、的服務(wù)直接鏈接到管理平臺里面，讓員工能看到、選到。所有資源都經(jīng)過采購、行政部門的合規(guī)確認(rèn)的，所有員工能夠直接選擇使用這些服務(wù)，而不需要經(jīng)過煩瑣的審計和申請，只要有預(yù)算、合規(guī)，符合公司戰(zhàn)略支持的，都可以暢通無阻地使用這些資源。

第二，提升體驗。員工的用戶體驗，管理部門的用戶體驗都要人性化。

第三，優(yōu)化流程。把為了管控而管控的流程，通過機器學(xué)習(xí)、算法規(guī)則，融入到服務(wù)當(dāng)中去，讓員工感受不到有降低效率的管控流程的存在。

第四，分析數(shù)據(jù)。把流程交易的數(shù)據(jù)、管理的數(shù)據(jù)透明實時寫入財務(wù)核算的數(shù)據(jù)庫里面，寫入面向數(shù)據(jù)分析的倉庫里面，支撐后面對交易行為的分析，對于成本的分析和管理。把方方面面的數(shù)據(jù)沉淀下來，作為深入了解、洞察企業(yè)所有消費行為特征的基礎(chǔ)，找到降低成本、提高效率更有效的方法。

上述四項工作體現(xiàn)了兩個思想。第一，企業(yè)要建立和供應(yīng)商交易結(jié)算流程的協(xié)同平臺。也就是說，把企業(yè)管理延伸到交易端，把管理重點不是放在交易沒發(fā)生之前的申請，而是放在交易發(fā)生過程當(dāng)中的各種管理。把事后管理延伸到事前管理。第二，通過統(tǒng)一的企業(yè)級預(yù)算管控引擎、合規(guī)性控制引擎、流程管控引擎解決支出管理，涵蓋從采購、商旅到費用方方面面的全面管理。

商旅共享納入業(yè)財融合大框架中

商旅管理在最近幾年呈現(xiàn)出了非常有明顯的特征，就是與財務(wù)共享中心的整合。我們在幫助很多頭部大型企業(yè)建立財務(wù)共享中心的時候，很多財務(wù)總監(jiān)會在項目的第一階段或者說最晚在第二階段考慮把商旅管理納入到財務(wù)共享中間的建設(shè)當(dāng)中。因為商旅管理對企業(yè)財務(wù)來說也是一個痛點。

以今年1月份上線的某集團財務(wù)共享中心為例，在項目第一期里就整合了商旅資源，把商旅平臺納入到財務(wù)共享全流程體系里面。從幾個數(shù)字就可以看出為什么這么安排了。集團財務(wù)共享中心每個月處理的發(fā)票數(shù)量是4萬張，不含差旅發(fā)票。一年差旅費用大概一個億，如果折算成發(fā)票數(shù)量，占到整個發(fā)票處理量的30%。集團的年收入200多億，如果不采用財務(wù)共享平臺，為了不到1%的成本要付出30%的管理成本，效率低下，非常不劃算。所以財務(wù)總監(jiān)提出要求一定要商旅數(shù)字化，這樣很多問題就可以迎刃而解了：

第一，打通合規(guī)性、預(yù)算管控以及對賬、支付全流程。

IT能力建設(shè)的時候總會遇到各方面的挑戰(zhàn)，因此，企業(yè)商旅管理一定要做商旅共享，一定是集團財務(wù)共享中心或者全面共享中心里面的一個重要分支，是提高效率、深入管控的一個有效的手段。財務(wù)部門掌握預(yù)算，非常清楚建立商旅平臺的價值，因此由財務(wù)牽頭建立商旅管理平臺比較順暢。而行政部門牽頭做這件事情可能因為沒有預(yù)算而要求TMC提供免費服務(wù)，那TMC的日子就會很慘。

我們幫集團測算過，單張發(fā)票的處理成本100元。一張發(fā)票從供應(yīng)商獲取回來，員工整理、貼票，郵寄到共享中心，一堆領(lǐng)導(dǎo)花時間批，財務(wù)各種審，通過系統(tǒng)存放數(shù)據(jù)，全部流程下來，一張發(fā)票的成本在100塊錢，一個月幾萬張發(fā)票是什么概念就非常清楚了。

還有一個重要問題。我們的財務(wù)人員在發(fā)票上面花了這么多成本，因為系統(tǒng)沒有關(guān)聯(lián)到交易，所以只能知道員工提交上來的發(fā)票是不是真的，至于背后的交易有沒有真的發(fā)生，完全沒有判斷，花了這么大的成本沒有根本解決成本管控的問題。而通過一站式企業(yè)支出管理數(shù)字化平臺，費用管理的效率會大幅提高。2013年，我們推出云快報互聯(lián)網(wǎng)平臺的時候，就倡導(dǎo)一個理念叫做“消滅報銷”，還有一個更可怕的目標(biāo)是“消滅會計”。全面數(shù)字化以后，發(fā)現(xiàn)訂單在系統(tǒng)里面，合同在系統(tǒng)里面，發(fā)票是也在系統(tǒng)里面，財務(wù)的校驗、記賬由機器自動完成，這就是數(shù)字化帶給我們的重要價值。

第二，在業(yè)態(tài)模式上有一些變化。

我們給企業(yè)建一連串的像“插線板”一樣的平臺。不管差旅申請的管理還是管控方式，審批流程、對賬、開票等流程企業(yè)都有自己的內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)，而且這些數(shù)據(jù)企業(yè)不希望放在云端，要在自己家里做私有化部署。

另外一端是供應(yīng)商資源的接入，類似接線板一樣，把商旅資源對接進來，比如與TMC、滴滴、火車票、餐飲、快遞對接，與所有行政類采購對接等等，所有接口都是標(biāo)準(zhǔn)化的。只要符合企業(yè)平臺標(biāo)準(zhǔn)，就可以隨時在系統(tǒng)里面進行插拔，可以通過API把商品納入進來，形成協(xié)同平臺。很多企業(yè)有很強的IT能力可以自己開發(fā)，沒有IT能力就借助第三方構(gòu)建第三方的數(shù)字平臺。

這樣，企業(yè)端重點是建立標(biāo)準(zhǔn)化的流程，建立控制規(guī)則，平臺方提供的是產(chǎn)品跟社會化資源提供方打通接口。商旅資源的提供方可以更專注于資源整合，不用把精力花到跟企業(yè)內(nèi)部流程打通上面。

第三是共享應(yīng)用。

就是讓集團內(nèi)部的分、子公司都可以使用。同時，把好的區(qū)域性商旅資源集合起來，讓全集團使用。通過共享平臺的工廠化、集約化模式統(tǒng)一結(jié)算，降低成本、提高透明度。

元年科技在共享領(lǐng)域已經(jīng)專注深耕了20年，涵蓋業(yè)務(wù)、財務(wù)和稅務(wù)的共享，是一個完整閉環(huán)的解決方案。通過互聯(lián)網(wǎng)方式打通交易平臺，在私有云完成內(nèi)部流程的管理，在公有云上供應(yīng)商來協(xié)同，讓員工的體驗更高，跟供應(yīng)商協(xié)同的效率更高，結(jié)算的速度更快。給企業(yè)行政、采購、領(lǐng)導(dǎo)和普通員工提供個性化體驗以及大數(shù)據(jù)分析能力。

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