高薪項目經(jīng)理必備工具，如何做好項目工作分解（WBS）？

無論是甲方還是乙方，在項目的實施過程中總會碰到各式各樣的問題：

項目無法按照正常節(jié)奏推進(jìn)，遇到問題無法及時解決；

執(zhí)行效率低，項目參與者不完全了解自己應(yīng)該做什么；

感覺每個人都很忙，但又看不到什么成果；

造成這些問題的主要原因是：每個人的工作復(fù)雜繁瑣，權(quán)責(zé)不清晰，也不關(guān)心結(jié)果對項目有沒有幫助，管理者難以管理。

因此，從項目管理的角度來看，任何工作都應(yīng)該分解成更具體、易執(zhí)行、易管理的組成部分。就像造一臺電腦，需要各個模塊組裝起來，缺一不可，這就需要極其細(xì)化的分工。

那在項目管理中，如何梳理復(fù)雜事物的實現(xiàn)邏輯？——工作分解結(jié)構(gòu)，即WBS。

它是每個項目管理人員所必須掌握的項目管理工具之一。下面來具體講講什么是WBS？它的作用是什么？如何創(chuàng)建使用？

01 什么是WBS？

工作分解結(jié)構(gòu)（Work Breakdown Structure，簡稱WBS），是一種把項目工作和項目可交付成果逐步劃分為更小，更易于管理的組成部分的技術(shù)。

WBS 包含三個關(guān)鍵詞：

Work 工作：指工作產(chǎn)品或可交付成果，即付出努力的結(jié)果。

Breakdown 分解：劃分成不同部分或類別，分解成更具體的工作。

Structure 結(jié)構(gòu)：將任務(wù)分解成各個結(jié)構(gòu)分明的工作、活動，它們之間存在一定的聯(lián)系。

簡單來說，WBS 是一個幫你厘清頭緒，根據(jù)目標(biāo)做規(guī)劃的工具。具體分解步驟為：目標(biāo)→任務(wù)→工作→活動。

跟因數(shù)分解是一個原理，就是把一個項目，按一定的原則分解，項目分解成任務(wù)，任務(wù)再分解成一項項工作，再把一項項工作分配到每個人的日?；顒又?，直到分解不下去為止。

WBS能夠把隱性工作顯性化，當(dāng)工作用結(jié)構(gòu)化的圖標(biāo)方式展示出來的時候，可以快速幫助項目成員建立對項目的整體認(rèn)知。

此外，WBS還可以界定項目范圍、揭示項目細(xì)節(jié)，這有助于安排項目進(jìn)度、制定預(yù)算和進(jìn)行有效溝通。

02 如何做好項目WBS?

如何能做好項目WBS，我總結(jié)了5個方面的要點，包括：分解原則、分解方法、分解步驟、結(jié)構(gòu)要素、檢驗標(biāo)準(zhǔn)。

方便更細(xì)致、更精準(zhǔn)地理解，才能高效、準(zhǔn)確地做出項目WBS。以下：

1、分解原則

1）將項目目標(biāo)逐步細(xì)化分解，每個任務(wù)原則上要求分解到不能再細(xì)分為止；

2）每項任務(wù)、工作需落實到具體的負(fù)責(zé)人、時間和資金投入；

3）整體拆解的任務(wù)，最終可以支撐總?cè)蝿?wù)的完成。

2、WBS分解的方法

1）類比法。更多的是依靠項目經(jīng)理的過往經(jīng)驗，我們在創(chuàng)建時可以參考類似項目的 WBS ，因此文章中我們不多加闡述。

2）自上而下法。它常常被視為構(gòu)建WBS的常規(guī)方法，以團隊為中心，自上而下與自下而上的充分溝通，一對一個別交流與討論，分解單項工作。

3、分解步驟

掌握了 WBS 分解原則和常見的分解方式后，之后要考慮如何分解工作，具體分為6個步驟：整理需求、確定模塊、工作分解、組織分工、終版確認(rèn)、詳細(xì)制作。

因為我們咨詢業(yè)務(wù)也經(jīng)常幫助企業(yè)做數(shù)字化轉(zhuǎn)型項目，對制作WBS也是頗有心得。以我們?yōu)槟嘲賰|級企業(yè)做的私域運營體系項目WBS為例，細(xì)說做WBS的步驟和思路。

1）整理需求

首先是先整理客戶需求，全面了解對方企業(yè)及業(yè)務(wù)情況。

2）確定模塊

從客戶需求和整體調(diào)研的情況來確定工作模塊。例如私域團隊搭建的模塊，每個企業(yè)的實際情況都不相同，工作流程和工作范圍需要視情況來確定。

3）工作分解

這是最為重要的一步。將各個模塊分解成具體工作，一定要形成可交付的方案。一般先按照邏輯來梳理，比如先調(diào)研，再出方案，順序不對很容易造成時間的浪費。

比如在私域搭建中，要先設(shè)定IP再加粉引流，不然先進(jìn)行引流，沒有IP定位和運營流程，流失率會大大提升，造成營銷成本的浪費。

4）組織分工

分解完工作，開始組織項目組成員開會，由項目負(fù)責(zé)人講解整個工作模塊及分解的工作內(nèi)容和計劃目標(biāo)。讓所有人清楚自己的職責(zé)和具體工作內(nèi)容。

再由團隊內(nèi)成員分別提出自己的建議和看法，進(jìn)行方案的調(diào)整。

5）終版確認(rèn)

在調(diào)整完成后，進(jìn)行WBS終版的確認(rèn)，最終要確定工作模塊、工作內(nèi)容、工作時常、可交付物。

前期越詳細(xì)越好，盡量不要有太多改動，保證前期的運營順利。后期隨著計劃活動的進(jìn)行，可以不斷修正 WBS，直到覆蓋所有工作。

6）詳細(xì)制作

制作WBS主要有兩個關(guān)鍵點：

第一，工作模塊之間相互存在聯(lián)系，所以需要特別理解客戶需求和工作模塊，邏輯不能出錯；

第二，一個關(guān)鍵工作，在一個時間段只有一個人承接，不能劃分不清，職責(zé)不清。

4、WBS的結(jié)構(gòu)要素

制作WBS時要特別注意結(jié)構(gòu)大綱，工作模塊有沒有全面考慮清楚決定了項目進(jìn)展的效率高低，通常結(jié)構(gòu)分為 3 到 5 層：

第一層即項目成果。需要清楚了解這次項目需要達(dá)成的目標(biāo)是什么。

第二層是項目成功的重要組成部分。要求必須100%完整，如果模塊少了就會在做的過程中遺漏一些內(nèi)容，如果模塊多了就會影響下一步的進(jìn)度計劃。

第三層之后是細(xì)節(jié)組成。就是可交付成果的形式，每項工作要包含任務(wù)負(fù)責(zé)人、時間、成本（各種資源）等內(nèi)容。

5、檢驗標(biāo)準(zhǔn)

檢驗WBS是否定義完全，項目的所有任務(wù)是否都被完全分解主要依據(jù)以下標(biāo)準(zhǔn)：

1）每項任務(wù)完成情況是可以量化的。

2）明確每項工作開始和結(jié)束時間，每項任務(wù)都有一個可交付成果。

3）WBS中的每一項任務(wù)一般要設(shè)置一個具體負(fù)責(zé)人。

4）工期易于估算且在可接受期限內(nèi)，容易估算成本。

5）WBS必須與實際工作中的執(zhí)行過程一致。

6）應(yīng)讓項目團隊成員積極參與創(chuàng)建WBS，以確保WBS的一致性。

7）每個WBS項都必須文檔化，以確保準(zhǔn)確理解已包括和未包括的工作范圍。

03 如何制作WBS?

具體制作WBS的工具有很多，Excel、word、思維導(dǎo)圖等都可以。在制作前，先確定用哪種表現(xiàn)形式。常用的表現(xiàn)方式主要有三種：樹狀結(jié)構(gòu)、大綱結(jié)構(gòu)、表格結(jié)構(gòu)。

1、樹狀結(jié)構(gòu)：一種圖形化的結(jié)構(gòu)視圖。

優(yōu)點：具體到個人，責(zé)任分明。分解后結(jié)構(gòu)清晰，從樹根到樹葉，一目了然，盡量避免盤根錯節(jié)。

缺點：對管理能力要求較高，需要所有活動全部定義清楚，要細(xì)化到人、時間和資金投入。

2）大綱結(jié)構(gòu)：類似于一本書章節(jié)目錄。

優(yōu)點：可以完整展示整個項目的范圍，并可以形成企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)WBS模板。

缺點：由于主觀性，一般在小項目，適中的項目中的較多。

3）表格結(jié)構(gòu)：表格形式

優(yōu)點：便于制作和更新，文件傳閱方便。

缺點：無法一目了然，對整體項目的結(jié)構(gòu)，理解起來較為費力 。

掌握WBS工作分解法，可以讓我們的工作架構(gòu)更加清晰，分解任務(wù)更加到位，任務(wù)落實更加高效，執(zhí)行操作更加優(yōu)質(zhì)。也為后續(xù)的工作奠定了基礎(chǔ)，更是各部門溝通協(xié)調(diào)的手段。

當(dāng)然，工具只是一個手段。如何合理利用，也需要每一個項目經(jīng)理自我挖掘提取適合屬于自己的方式。

除此之外，WBS工作分解法還可以應(yīng)用在日常生活中，例如個人學(xué)習(xí)計劃、育兒計劃。

實際上任何事情都是可以量化的，化繁為簡、化整為零就是WBS工作分解法的核心目的和意義。

/ 完我是 @晏濤三壽 資深社會化營銷專家，《超級用戶增長》作者，專注客戶經(jīng)營，助力企業(yè)增長。

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