項目進(jìn)展總是不順利？可能是這點沒做好

凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。任何項目開始之前，都要有項目計劃，尤其是針對大型的咨詢項目，更是需要對整體項目實現(xiàn)精細(xì)化的管理。

但在實際項目推進(jìn)過程中，經(jīng)常會遇到問題：

出現(xiàn)問題，大家都在互相推責(zé)，沒有明確負(fù)責(zé)人；

各模塊工作一直在延期，項目總是遇到卡點；

需求不斷在增加，項目范圍到底是什么？

...

出現(xiàn)以上問題的原因多半是沒有做好——項目啟動會。今天結(jié)合我們實際做咨詢項目的經(jīng)驗，來聊聊什么是項目啟動會，又該如何做好？

01 什么是項目啟動會？

項目啟動會，即kick-off meeting（開工會議）。一般是在項目中標(biāo)后或者合同簽訂后，甲方、乙方召開的第一次正式會議，雙方負(fù)責(zé)人和團(tuán)隊進(jìn)行正式接觸和了解，這關(guān)系到后續(xù)項目能否按時保質(zhì)保量的完成。

說簡單點，啟動會類似于古代的誓師大會，把大家集中在一起，告訴大家要做什么？如何做？以及達(dá)成后的結(jié)果是什么？以此來鼓舞團(tuán)隊士氣，順利推進(jìn)項目。

一個好的開始等于成功的一半，所以啟動會的重要性也不言而喻。通過啟動會主要可以達(dá)成幾點作用：

1）明確目的和目標(biāo)

項目組成員需要對項目達(dá)成思維認(rèn)知的統(tǒng)一，讓大家認(rèn)識到自己承擔(dān)工作的重要性和意義，目標(biāo)一致才能調(diào)動起意愿和自主性。

2）明確策略和計劃

在立項之初就要想明白幾個重要的里程碑節(jié)點是什么、達(dá)成共識。一些項目在召開啟動會時可能沒有明確的里程碑，這時可以根據(jù)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人的預(yù)期，確定出大概的里程碑。

3）明確職責(zé)分工

明確每個人的角色和定位，有了清晰的職責(zé)，每個人才能更有責(zé)任感的完成各自的任務(wù)。

4）明確協(xié)作機(jī)制

大型項目的協(xié)作機(jī)制內(nèi)容比較多，包括決策機(jī)制、審批機(jī)制、會議機(jī)制等。針對團(tuán)隊和項目規(guī)模較小的情況，此處主要指溝通協(xié)作機(jī)制。例如：周例會，月例會等。

所以，召開一次成功的啟動會，可以助力項目順風(fēng)順?biāo)?。了解了啟動會的意義后，接下來，我們詳細(xì)聊下如何組織啟動會。

02 如何組織項目啟動會？

成功的會議，其80%的工作都是在會前完成，無論什么會議都一樣。在會議開始前做好準(zhǔn)備和溝通工作，可以保證會議過程順利的推進(jìn)。

尤其重點要準(zhǔn)備完善好會議材料，內(nèi)容包含：項目背景、項目目標(biāo)、項目成員介紹、項目組織架構(gòu)、項目計劃、管理機(jī)制、項目風(fēng)險分析等，這些內(nèi)容可以通過PPT的形式呈現(xiàn)。

1）項目背景：項目的背景主要考慮兩個問題：為什么要做這個項目，要解決什么問題？圍繞要解決的問題，衡量項目成功的標(biāo)準(zhǔn)是什么？

2）項目目標(biāo)：項目目標(biāo)通常由甲方來主導(dǎo)，也就是項目發(fā)起人。雙方共同協(xié)商具體可執(zhí)行、可達(dá)成的階段性目標(biāo)，包括每個階段可交付的成果。

3）項目成員介紹：雙方成員信息介紹，包括每個人的職級和負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容。彼此了解有助于加強(qiáng)團(tuán)隊協(xié)作能力，在后續(xù)項目中可以更好地合作。

4）確定組織架構(gòu)：明確項目的組織架構(gòu)及崗位職責(zé)，確保各部門的有效配合，明確各干系方職責(zé)，有助于項目有序順序的推進(jìn)。

5）確定項目計劃：在項目啟動之初，計劃并非越細(xì)越好，但需明確重要的里程碑節(jié)點，如何時交付、何時結(jié)項、何時復(fù)盤，針對眼前的階段做詳細(xì)計劃，遠(yuǎn)期的階段可作粗略規(guī)劃。

6）確定管理機(jī)制：管理機(jī)制包含很多內(nèi)容，前期最主要的是要確定定期的溝通機(jī)制。項目團(tuán)隊定期溝通有助于確保協(xié)調(diào)一致，避免各自為政，同時呈現(xiàn)項目整體進(jìn)展情況，有節(jié)奏有章法地持續(xù)推進(jìn)。

7）項目風(fēng)險分析：對各個模塊的工作進(jìn)行風(fēng)險評估，降低風(fēng)險出現(xiàn)的可能性，可以參考以往項目或是同行案例。

在完成以上啟動會主體材料后，就可以著手組織開會，進(jìn)行會議邀請，建議發(fā)出邀請時包含以下信息：

會議主題：項目啟動會的主題

會議議程：包括會議開始時間、預(yù)計時間

參會人員：雙方需要參與的人員

會議地址：線上&線下（注明清楚）

文檔附件：需要在會議中參閱的文檔

在進(jìn)行正式會議時，要注意避免討論。因為項目啟動會和一般會議不同，屬于信息同步會，雖然會包含少量討論，但主要內(nèi)容需要盡可能在會前做好溝通，而不是在會上臨時討論。

會議最后切記要做好收尾環(huán)節(jié)，要做到有總結(jié)、有待辦，并及時做好會議紀(jì)要，發(fā)送給雙方進(jìn)行歸檔。

03 項目啟動會注意事項

1、計劃并非做的越細(xì)越好

前期的項目規(guī)劃非越細(xì)越好，主要有兩點原因：

第一，制定遠(yuǎn)期完整的規(guī)劃工作量很大，所需時間較長；

第二，項目的不確定性，導(dǎo)致一旦有變更，計劃就要全部調(diào)整，調(diào)整遠(yuǎn)期的工作量巨大。

2、確保有高管參與

尤其涉及到戰(zhàn)略層面的項目，必須雙方高管參與才能保證后續(xù)項目的開展和推進(jìn)，所以要協(xié)調(diào)高管時間行程安排，確保高管能夠及時參與。

3、會議節(jié)奏要把控

項目經(jīng)理作為主持人要把控好整場會議的節(jié)奏，把會議的目的、要求、內(nèi)容等清晰完整的表達(dá)出來?？梢蕴崆斑M(jìn)行演練，做到不冷場，不超時。

4、做好會議紀(jì)要

會議討論結(jié)果要形成書面文件，最后發(fā)送雙方郵件進(jìn)行留存。會議紀(jì)要主要記錄點：

1、參會人員、時間、地點

2、項目背景、項目目標(biāo)

3、項目團(tuán)隊、組織架構(gòu)和主要負(fù)責(zé)人

4、項目關(guān)鍵里程碑、時間線和交付物

5、項目管理機(jī)制

6、項目的主要風(fēng)險

以上就是準(zhǔn)備一場項目啟動會的要點。“工欲善其事，必先利其器”，啟動會的召開也是一個小項目，記住項目管理的流程和方法，一定可以事半功倍！

/ 完我是 @晏濤三壽 資深社會化營銷專家，《超級用戶增長》作者，專注客戶經(jīng)營，助力企業(yè)增長。

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